Introduktion til projekter og projektledelse Hovedplan 450 timer Detailplan

IT-Universitetet i København Lene Pries-Heje IT-Universitetet i København Rued Langgaards Vej 7 DK-2300 København S, DANMARK 12 years as IT project manager, ERP senior consultant, and consultant manager IT project management Competence development for ERP consultants and project managers ERP implementations Professional training Typical assignments Developing information systems for service and maintenance, help-desk and technical support ERP implementations in production and service organizations Employed at CBS and ITU since 2002 Teaching Database Management, systems development, ERP implementation and IT Project Management

Efter denne lektion skal du: Vide hvad et projekt er og hvad det ikke er Kende de typiske faser i et projekt Kende vidensområderne i et projekt Kunne identificere interessenterne i et projekt Have kendskab til typiske problemer i et projekt Kunne forklare vigtigheden af og sammenhængen mellem kalendertid, resurser, indhold og kvalitet i et projekt Kende forskellige måder at organisere projektarbejde i en organisation

Hvad er et projekt ? Ikke-rutinemæssig arbejdsopgave På tværs af eksisterende organisation For at nå specifikke mål eller lave et produkt Med ukendte faktorer og risici Resurser og omkostninger er begrænsede Opgaven er stor og/eller kompleks Vil give nye erfaringer og nye resultater Opgaven skal afsluttes inden for en tidshorisont (en dato) PROJEKTER HOLDER OP !

Hvad er IKKE et projekt? Det er drift Vedligeholdelse af en park Bestyrelse af et kvalitetssikringssystem Samlebåndsarbejde Arbejdet ved kassen i et supermarked Receptionsarbejde i et firma Svare på kundehenvendelser i en salgsafdeling Det er drift

Værktøj til at afgøre om noget er et projekt Kousholt (2008: 24) Jo højere op på de otte kriterier, i jo højere grad er der tale om et projekt

Projekter er mange forskellige ting Kousholt (2008: 26)

”Stål”-trekanten Indhold / “Scope” Kalender- tid Resurser

Øvelse 1: Hvad vil du svare? For nyligt er direktøren i det firma hvor du er projektleder blevet erstattet af en ny direktør. Ad omveje har du hørt at den nye direktør er meget begejstret for dit projekt, og nu har du fået syn for sagen. I en epost du har modtaget i dag, roser hun dit projekt, og beder om, at du laver en ny projektplan, så projektet kan blive færdigt meget hurtigere. Hun skriver også at du kan trække på alle de ressourcer du har behov for, men at det samtidig er vigtigt at den nye højglans-facilitet kommer med i første omgang. Hvad vil du svare direktøren?

Øvelse 2: Hvad gør du? Du er projektleder for 6 personer Sidste mandag blev du og alle andre informeret om, at direktionen har besluttet at implementere et standardsystem til salg og marketing. På grund af mangel på eksterne konsulenter er man nødt til at bruge interne ressourcer. Du er blevet bedt om at afgive to nøglepersoner fra dit projekt. Hvad er din reaktion?

Kousholt´s variant af trekanten

Projekter kan også ses som en organisationsændrings-maskine Kousholt (2008: 23)

Ni vidensområder (= PMIs styringsområder) Project Scope Management Project Quality Management Project Human Resource Management Project Time Management Project Cost Management 6. Project Communication Management 7. Project Risk Management 8. Project Procurement Management 9. Project Integration Management

Faser Kousholt (2008: 41)

Hvad er en interessent ? En interessent er en person eller gruppe der har en interesse i projektet. Det kan være fordi vedkommende er interesseret i at bidrage til projektets gennemførelse, eller er interesseret i eller vil blive berørt af projektets resultat

Hvem er interessenter? Projektejer / sponsor / opdragsgiver Anvendere og brugere af resultater / produktet / systemet Medarbejdere i projektet Leverandører - af resurser, viden, kunnen Ansvarlige for at godkende proces og produkt, f.eks. QA eller myndigheder Andre der bidrager eller påvirkes

Den basale interessentmodel

Interessenter stiller krav ... Formelle krav Underforståede krav Forventninger f.eks. om fordele Reelle behov - Hvad vil gøre dig tilfreds? Belønninger - “Den der påtager sig usikkerhed har krav på en forsikringspræmie” Citat fra Andreas Munk-Madsen (1996). Strategisk projektledelse. MARKO.

Interessenter kan bidrage Mulige bidrag: Målsætninger Beslutninger Arbejde Viden og gode råd Kunnen Holdningspåvirkning og -bearbejdning

Interessentanalyse Efter Mikkelsen & Riis: Grundbog i projektledelse - Se Appendix A3 Interesse i projekt Mulige bidrag til projekt Oplevet belønning ved deltagelse Magtbase (mulighed for at påvirke) Indstilling til projektet Motiver bag indstilling Syn på andre interessenter Konfliktadfærd Forventet aktivitetsniveau

Interessenter i dit projekt I Lav en brainstorm om interessenter i dit projekt. Sortér de fundne interessenter efter to dimensioner: Interessentens medvirken i selve projektet (internt), fra ikke nødvendig til helt nødvendig Interessentens indflydelse på projektet (udefra), gående fra lille indflydelse til stor indflydelse. Kilde: O.S.Andersen, N. Ahrengot & J.R.Olsson (1999). Aktiv projektledelse. Børsen

Interessenter i dit projekt II MEDVIRKEN i selve projektet (internt) nødvendig Resurse- personer Gidsel MEDVIR- KEN ikke nød- vendig Andre interessenter Grå eminence Lille INDFLYDELSE Stor INDFLYDELSE (udefra)

Gode råd om interessenter Lav en liste over alle interessenter Lav en interessentanalyse Prøv at leve dig ind i interessentens verden; Hvad forventer de hver især? Hvad vil være den vigtigste årsag til tilfredshed når projektet er slut? MEN lad være med at tro du kan fantasere dig til det hele !

Interessentanalyse I Efter Mikkelsen & Riis: Grundbog i projektledelse - Se Appendix A3 Interesse i projekt Mulige bidrag til projekt Oplevet belønning ved deltagelse Magtbase (mulighed for at påvirke) Indstilling til projektet Motiver bag indstilling Syn på andre interessenter Konfliktadfærd Forventet aktivitetsniveau

Interessentanalyse II Inspireret af Andreas Munk-Madsen (1996). Strategisk projektledelse. MARKO.

Interessentanalyse III

Konflikt eller harmoni ? Pas på: Interessentanalyse er blevet kritiseret for, at se på verden i konfliktperspektiv, hvor man overfokuserer på magt: “ … en leder af et udviklingsprojekt skal ikke overdrive interessentanalysen. Konfliktsynet tilsiger en politiserende adfærd. For meget af den slags adfærd ødelægger produktiviteten i en udviklingsorganisation.” Citat fra Andreas Munk-Madsen (1996). Strategisk projektledelse. MARKO.

Øvelse Tag et projekt du kender godt, f.eks. fordi du arbejder i projektet Identificer 6-8 interessenter Prøv at placere dem i matricen Lav en simpel interessentanalyse: Hvad forventer de hver især? Hvad vil være den vigtigste årsag til tilfredshed når projektet er slut? Grupper ….. Tid: ______

Så mangler vi blot at se på projektorganisation, dvs Så mangler vi blot at se på projektorganisation, dvs. projektlederen i nogle forskellige organisations-strukturer

Ren projekt-organisation Kousholt (2008: 56)

Funktionel organisation Project Coordination Chief Executive Functional Manager Functional Manager Functional Manager Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff engaged in project activities Staff Staff Staff

Matrix Kousholt (2008: 57)

Svag matrix-organisation Chief Executive Functional Manager Functional Manager Functional Manager Staff Staff Staff Project Coordination Staff Staff Staff Staff engaged in project activities Staff Staff Staff

Balanceret matrix-organisation Chief Executive Functional Manager Functional Manager Functional Manager Staff Staff Staff Project Coordination Staff Staff Staff Staff engaged in project activities Project Manager Staff Staff

Stærk matrix-organisation Chief Executive Functional Manager Functional Manager Functional Manager Manager of project Managers Staff Staff Staff Project Manager Project Coordination Project Manager Staff Staff Staff Staff Staff Staff Project Manager Staff engaged in project activities

Organisations-strukturens indflydelse på dit projekt Karakteristika Funktionel Svag matrix Balanceret matrix Stærk matrix Ren projekt PLs autoritet Lille eller ingen Begrænset Lav til moderat Moderat til høj Næsten fuldkommen % af medar-bejdere fuldtid på projekter Ingen 0-25 % 15-60 % 50-95 % 85-100 % PLs rolle Deltid Fuldtid Almindelig titel for projektleder Projekt koordinator / PL PL / projekt kontor PL / Program- chef Projektadmin. ansatte

Øvelse Tag listen ”Sådan ødelægger man et IT-projekt” (Kousholt 2008: 39-40) Formuler hvert punkt om til en sætning startende med. Det er et problem at … Prøv at løfte problemformuleringen op til at handle om generel projektledelse Grupper ….. Tid: ______