B OLIGSELSKABET S JÆLLAND M ANDAG 27. OKTOBER 2014 Chef for Drift Torben Simonsen

A GENDA Organisationsplan for Driften Registrering/budget af samdrift Driftsplanlægning (lean) Målstyring (lean) Boligservice (lean)

Chef for Drift Områdeleder Trekantområdet Driftstab Grønne M/K Områdeleder Hyrdehøjområdet Driftstabt Grønne M/K Områdeleder Roskilde Syd Driftstabt Grønne M/K Områdeleder Trekroner/Himmelev Driftstabt Grønne M/K Områdeleder Holbæk Driftstab Grønne M/K Områdeleder Ringsted Driftstab Grønne M/K Områdeleder Køge Driftstab Grønne M/K Inspektør for adm. selskaber Adm. 1 Adm. 2 Adm. 3 Chef for byggeri Assistent Vedligehold og Energi 7 D/V projektledere Vedligehold og Energi 4 varmemestre Vedligehold og Energi Driftskonsulent Vedligehold og Energi Tilsynskonsulent Vedligehold og Energi Udviklingskonsulent Oktober 2014 Driftsstab: Driftsassistenter Service-& synsfunktionærer Områdeassistenter

Alle medarbejdere er ansat i boligselskabet Timepris fremkommer ved at beregne: (Totale udgifter/totalt antal budgetterede timer) Hvis fælles drift giver overskud, tilbagebetales beløb i forhold til ”købte timer” R EGISTRERING B UDGET AF SAMDRIFT

T IDSREGISTRERING DRIFTSPLAN

VARIABLE UDGIFTER 114 Renholdelse Trappevask mm. Trappevask og Vinduespolering Driftsaftale med selskabet Driftsaftale: Timer/enhed er Pris Total Driftsaftale, områdeledertimer/områdeass Driftsaftale, synstimer Driftsaftale, grønne timer Driftsaftale, service timer Driftsaftale, DV-projektleder Energitimer Den fælles drift pr. lejemålsenhed (områdekontor/driftsassistenter+indkøber+demokratikonsulent+udviklingspulje) Kommentar: Aftalt på markvandringen U DSNIT AF BUDGET FOR KONTO 114 PR. AFDELING

G ENBRUG AF DATA FRA TIDSREGISTRERING Mange former for statistik og ledelsesrapporter, bl.a. Data til løn- og personaleteam: Ferieregnskab Afspadseringsregnskab Fraværsregistrering/- statistik Udbetaling af overvågnings- tillæg Overførsel af afregning til afdelingerne hver måned Styring af forbrug tid på byggesager mm.

L EAN 2014 I DRIFTEN Kortlægning af processer Driftsplanlægning Målstyring Boligservice/tilsyn

D RIFTSPLANLÆGNING Fastsatte mål/gevinster: - Vi sikrer, at alle opgaver, som er aftalt i driftsaftalen, bliver løst. - Vi sikrer, at driftsaftalerne er kendte og anvendes som et dagligt ”værktøj”. - Vi opdaterer vores timeforbrug i driftsaftalerne, så det er det mest korrekte budget for de grønne opgaver, vi arbejder ud fra (til brug for markvandring og kommende års budget). - Vi opdaterer løbende opgaverne i driftsaftalerne. - Vi udnytter hinandens ressourcer og kompetencer i højere grad, end vi gør i dag. - Vi sikrer, at vi hverken under- eller overservicerer afdelingerne i forhold til driftsaftalen. - Vi synliggør de projekter, som er blevet besluttet på beboermøderne – så vi dermed anvender kapaciteten i vores drift. - Ledelsen hjælper vores medarbejdere til at kunne udføre deres arbejde, så det dermed er BOSJ, der anerkender, fordeler og leder arbejdet - frem for de enkelte afdelinger (bestyrelser).

D RIFTSPLANLÆGNING VIA UGEPLAN

Områdekontoret har altid fokus på mindst 3 mål. I øjeblikket har vi fokus på: Spørgeskema til alle indflyttere Overholdelse af telefonstatistik (80 % af opkald skal besvares inden for 2 min.) Konto 114, 115 og 117 må ikke overskrides ift. budget M ÅLSTYRING

Synliggørelse af mål Tavlen handler om løbende forbedringer Løbende tilfredsundersøgelser ”Det løfter arbejdet op på et andet plan, når vi kan se, hvad der sker, og hele tiden kan gøre noget ved det”

BOST Backoffice BOST Surface BO LIG S ERVICE OG T ILSYN

E NKEL UDVÆLGELSE AF LEJEMÅL

P LANER OG O PGAVER

E FFEKTIV DATA OPSAMLING

O PFØLGNING OG S UNDHEDSTJEK

S PØRGSMÅL ?