Oplæg til projektmodel Godkendt til anvendelse på ”TOP 12” af AU IT, STUDIER, ØKONOMI og AU HR d. 18-03-2013 i version 1.0. Nedenfor findes version 1.1 med enkelte kosmetiske rettelser Formål: Der er ingen fælles projektmodel for administrative projekter. Der er behov for fælles metodik i forhold til porteføljestyring af top 12 og formidling til ledelsen/UNILED Mål: Fælles beskrivelsesmetodik Fælles rapporteringsmetodik – synlighed om fremdrift Mere valide tidsplaner Mere klarhed over brugerinvolvering Primært fokus på it-projekter (tilrettes til øvrige administrative projekter). Version 1 tages i brug og modellen bliver løbende kvalificeret og uddybet med forklaringer efter behov. Porteføljeproces: Primært fokus på ”på vej” og ”i gang” (særskilt dokument herom) Evt. henvendelse til Hanne Østerby, porteføljechef AU IT: hoe@adm.au.dk Version 1.1

På vej i nuværende indberetning I gang i nuværende indberetning Foranalyse er analogien til projektering og planlægning i byggeriet 18-03-2013

Foranalyse På vej I gang Indkøring T E 1 2 F S L U   Hvad Behov kvalificeres og beskrives i en indstilling og i en PID Grundlaget for projektet analyseres og rammerne fastlægges. Løsninger, der påvirker projektets rammer, designes. Forretningsbeslutninger, der påvirker projektets rammer, skal træffes. Udbud gennemføres. Detailplanlægning og udarbejdelse af leverancer. Design og forretningsbeslutninger for projektets leverancer. Teknisk igangsætning. Implementering af hovedleverancerne. Uddannelse. Overdragelse til drift og support. Organisatorisk ibrugtagning. Leverancer ved fasens afslutning Projektejer udpeget. Projektleder udpeget. Vedr. it: Forretnings- og it-Arkitekter udpeget. Projektet indmeldt til porteføljestyring. Godkendt Indstilling. Godkendt PID version 1. Tidsplan for foranalyse eller Tidsplan for projekt. Systemejer udpeget. Systemansvarlig udpeget Arkitekturleverancer for: Processer (AS IS og TO BE) Systemlandskab Projektafhængigheder Begreber Relevante forretningsbeslutninger Strategi for udfasning af gamle systemer, herunder data og afhængigheder Kravspecifikation. Underskrevet udbudskontrakt. Tidsplan for projektet. Godkendt PID version 2.  Detaljeret projektplan - milepæle. Projektets delleverancer, herunder: TO-BE processer TO-BE løsningsdesign Integrationer Projektets hovedleverancer. Overdragelse til drift og support. Forretningsgange implementeres. Gamle systemer udfaset og servere slukkede. Driftsaftalehåndbog. Tjekliste Er projektets mål, leverancer og effekter beskrevet? Hvordan understøtter ideen organisationens strategi? Er der fokus på effekterne og ikke blot på teknologien? Hvem skal involveres for at kvalificere indstillingen? Skal processer ændres? Hvad vil de største risikofaktorer være og hvordan kan vi minimere dem i en eventuel analysefase? Hvilke nøgleressourcer er der behov for i næste fase? Er projektet godkendt i alle de rigtige fora? Er der en plan for næste fase? Er foranalysen detailplanlagt? Er organiseringen for foranalysen på plads? Er ressourcesikringen for foranalysen tilstrækkelig? Hvordan kan forretningsbeslutningerne gennemføres kalendermæssigt? Er udbudsforretningens aktiviteter på plads? Er implementeringsstrategien for projektet fastlagt? Er brugerorganisationen tilstrækkeligt involveret i analysen? Er der foretaget systemklassifikation og risikoanalyse? Er der en plan for projektet? Er der en grovplan for hele projektet og en detailplan for den nærmeste periode? Er alle projektdeltagere klar over hvilke aktiviteter de skal arbejde med? Er aktiviteterne ressourcesikrede? Er beslutningsbehov identificerede? Er arkitekturaktiviteter planlagt og bemandede? Er dokumentationsleverancer indarbejdet i planen? Er interessenterne velinformerede? Er der fokus på forandringsledelse? Er modtagerorganisationen klar til implementering af projektet? Er undervisning og anden brugerinvolvering aftalt og kalendersat? Er modtagerorganisationen velinformerede om ændringerne? Er driftsorganisationen klar til at overtage projektets leverancer? Har projektet opfyldt sine mål? Er der lavet aftaler for evaluering af: Hvorvidt projektets effektmål er realiserede? Behov for efteruddannelse af drifts og supportorganisationen? Hvorvidt modtagerorganisationen har taget leverancerne til sig, eller der skal iværksættes yderligere tiltag? Vigtige leverancer for at få sammenhæng mellem systemer: fælles begreber, tværgående processer, klargøring af forskellige systemers roller i processerne og ejerskab til data. Version 1.1

Foranalyse På vej I gang Indkøring UDKAST Version 1.1 1 2 F S L U   Hvad Behov kvalificeres og beskrives i en indstilling og i en PID Grundlaget for projektet analyseres og rammerne fastlægges. Løsninger, der påvirker projektets rammer, designes. Forretningsbeslutninger, der påvirker projektets rammer, skal træffes. Udbud gennemføres. Detailplanlægning og udarbejdelse af leverancer. Design og forretningsbeslutninger for projektets leverancer. Teknisk igangsætning. Implementering af hovedleverancerne. Uddannelse. Overdragelse til drift og support. Organisatorisk ibrugtagning. HVEM involveres Brugere deltager: Kortlægning af AS IS og TO BE – processer/arbejdsgange/ fælles begreber Beskrivelse af krav ved anskaffelse af system. Udfordring : at få fælles metodik og tage stilling til, hvor der skal være forskel. At få kalendersat hvordan og hvornår forretningsbeslutninger herom træffes Beskrivelse af TO-BE processer, herunder endelig afklaring af funktionalitet, hvad leveres ikke i denne omgang - TO-BE løsningsdesign (skærmbilleder – brugervenlighed) - Systematisk test af løsning og justering af fejl - gentest Planlægning af indkøring: hvem , hvornår Udarbejdelse af eller kvalitetssikring af vejledninger, undervisningsmateriale Udfordring: Det tager tid. Relevante ledere skal kende og tage forandringerne til sig. Nogle brugere underviser andre Brugerne tager de nye arbejdsgange i brug, evt. trinvist. Planlægning af evaluering ……. UDKAST Version 1.1

Projektnavn – nn FASE: Dato: Forventede hovedleverancer/effekt i 2013: Holder tidsplanen: Ja: Nej: Ændringer sidste 3 mdr. af betydning for tid, kvalitet, ressourcer, økonomi: Sundhed Kritiske faktorer for projektets fremdrift de næste 3 mdr.: fx: ressourcer, projektafhængigheder, beslutninger Ingen problemer, Opnåede leverancer/milepæle indeværende kvartal: Udfordringer som kan løses indenfor VD-områdets råderum Udfordringer som ikke kan løses indenfor VD-områdets råderum. Vigtige milepæle det næste kvartal: Aktiviteter med brugerinvolvering: Beslutninger, der skal træffes af FALK eller UNILED: Ja: Nej: Hvis FALK eller UNILED skal træffe beslutning, udarbejdes en indstilling