Administrative medarbejdere i DSB - hvem er de? - hvilke behov? v. Benedicte Due, Usability specialist hos DSB IT Temadag om personas Infinit 2. maj 2012

Baggrund  Cost/benefit-analyse viser at der kan spares enorme summer på tværgående HR- workflows (ansættelse, kurser, fravær, løn) forbedre lederportal medarbejderportal  SAP allerede valgt som platform  Hvilke ønsker er der til indhold og funktionalitet?  Hvem er lederne og medarbejderne?  Hvad er deres situation, behov og holdninger?

Personas  Personas sammen med Lene Nielsen  Hele processen tog 21 dage Tidsforbrug for 2 personer:  Formøder: 1½ dag  Datagennemgang: 1 dag  Data indsamling: 2½ dag  Personasbeskrivelser: 1 dag  Workshop: 1 dag

Personas data  Gennemgik eksisterende materiale Personas beskrivelser 150 interviews med medarbejdere i DSB Nyt fokus: hvad er kravene til HR området  Indsamlede nye data Korte interviews med 10 personer (chefer, personale, mellemledere) Telefoninterviews med 5 sekretærer

Analysen viste  At chefer ikke vil bruge portalen  At sekretærer ikke udfører chefernes arbejde (det gør HR)  At der var forskel på den måde ledere tilgår data. Vi introducerede begreberne: kikkertsyn og helikopterblik  At 2 af de tidligere personas beskrivelser var brugbare

Personasbeskrivelser v. Lene med fokus på HR

1 dags workshop med projektdeltagere Formål  At få deltagerne til at forstå og acceptere personas beskrivelserne  At få deltagerne til at bruge beskrivelserne i use cases

Metode: Lene’s use case skabelon Brugte Lene’s use case skabelon:

Erfaringer Mine erfaringer  Hypoteser blev skrottet (bl.a. om topledelsen)  Use cases inkl. personas meget bedre hvad er brugerens situation, hvem er de og deres behov (”3D”) hvad kan gå galt og hvordan kan det løses (realistisk) projektets havde førhen kun brugt ”solskinsscenarier”  SAP-udviklere begejstrede Projektets erfaringer  Personas og use cases i indledende fase  Men tidspres og manglende modenhed med metoderne...  Fremover: coaches i længere tid

Usabilitytest Metode  Klassisk tænke-højt test  Sammen med Elisabeth Landbo, Snitkergroup  Personas som rekrutteringskriterie Erfaringer fra prototype test af portalen  Øjenåbner: Brugertestene beviste hvor værdifuldt det er at brugerteste en prototype af et system inden det implementeres!  Portalen understøttede overordnet set ikke de arbejdsgange og behov som medarbejdere og ledere har i deres hverdag  Derfor oplevede medarbejdere og ledere, at prototypen ikke fremstod som det ”effektive og nyttige daglige værktøj” som det var tiltænkt at portalen skulle være

Ledere Eksempel på resultat fra test  Forsiden burde give direkte adgang til ledernes værktøjer  Forsiden var teksttung og statisk  Lederne er forskellige og har forskellige behov: ønsker individuel tilpasning Eksempel på anbefaling  Udarbejd forsiden med direkte indgange til de emner lederne efterspørger (se trackingdata fra den eksisterende portal)  Giv mulighed for at lederne selv kan tilpasse (individualisere) forsiden, som ’Mine favoritter’-feature (f.eks. har en leder med fakturerende konsulenter behov for at se forbrugt tid)

Medarbejdere Eksempel på resultat fra test  Medarbejderne vurderede, at forsiden rummede alt for mange funktioner som man ganske sjældent vil have brug for  Derved opleves portalen som kompleks og svær at bruge Eksempel på anbefaling  Overvej at liste en top 10 med de mest benyttede funktioner (vha. tracking-data) og lad hvert link kun indeholde én handling/nøgleord f.eks.: Jeg skal melde mig syg Jeg skal raskmelde mig Jeg har barns første/anden sygedag Jeg skal til lægen/tandlægen/jordemoder Min flexsaldo Min optjente ferie

Spørgsmål?