Status fra 3 af projektgrupperne i forbindelse med fusionen Informationsmøde d. 19/11 2007 Skift af system Status fra 3 af projektgrupperne i forbindelse med fusionen

Dagsorden Grupper nedsat i forbindelse med fusionen Skift til Navision Stat Periode med Navision Stat og KAS Skift til SIS IT-gruppen Evt. Informationsmøde - 19. november 2007

Grupper nedsat if. med fusionen Navision (nyt økonomisystem) Camilla Studieadm. system (herunder skifte til SIS) Katrine K. IT Morten Personale/HR Susanne Ø.F. & Helle S.R. Økonomi Arne Fokus på disse i dag Informationsmøde - 19. november 2007

Skift til Navision Stat Hovedpunkter Årsregnskabet for 2007 afsluttes i Axapta Fra og med 2008 anvendes Navision Stat Ved indførelse af Navision Stat overgår vi til en ny kontoplan Ca. 1. februar 2008 forventes det, at der indføres et fakturaflowsystem Der sker ændringer i rapportering og budgettering Informationsmøde - 19. november 2007

Skift til Navision Stat Årsregnskabet for 2007 afsluttes i Axapta Skift til Navision Stat pr. 1. januar, men årsregnskabet for 2007 afsluttes i Axapta Axapta vil blive ”holdt i live” i en ukendt periode (ét eller flere år), så det fortsat er muligt at se gamle data i Axapta Alle fakturer der udstedes i Axapta skal være betalt inden 31. december 2007 der må ikke udstedes fakturer i december, og fakturer der udstedes fra nu af må ikke have en betalingsfrist senere end 10. dec. 2007 økonomi vil køre en aggressiv rykkerprocedure for at sikre betaling er der helt særlige behov der gør, at der skal faktureres med en betalingsfrist senere end 10. december, skal dette aftales med CM Informationsmøde - 19. november 2007

Skift til Navision Stat Fra og med 2008 anvendes Navision Stat Fakturering vil formentlig skulle ske i Navision Stat Navision Stat kan lave elektronisk fakturering Der er uddannelse i gang på de generelle områder (finans, debitorer og kreditorer) Håndtering af forlag/bogbutik og betjentstuens interne fakturer (lager, fakturering, integration til andre systemer mv.) er ikke afklaret Aktivitetsstyringssystemet vil ikke længere hente bogføringsdata Ny kontoplan Informationsmøde - 19. november 2007

Skift til Navision Stat Ny kontoplan Navn Antal cifre Beskrivelse Art 7 De første 4 cifre er statens kontoplan (SKS) + 3 valgfrie. Opdeling i forskellige typer af indtægter og udgifter Bruges til det samme som den artskonto vi har i dag Formål 4 Er bestemt af UVM. Angiver hvilken uddannelse (alle taxam.fin.udd. har sit eget nummer og alt IDV har ét nummer) og hvilken type af øvrige omkostninger der er tale om (bygningsomk., rengøringsomk., bestyrelsesomk. mv) Ansvar 5 Er bestemt af professionshøjskolen. Angiver hvem der har budgetansvaret / hvilken afdeling det vedrører. Alt der vedrører DFH vil starte med 5. Projekt Hvert hold/fag/kursus/aktivitet vil have sit eget nummer. Øvrige omkostninger vil kun være opdelt i enkelte grupper. Aktivitet En ekstra dimension der bruges til registrering af forhold som ikke kan registreres på de øvrige dimensioner. Indkøb Fælles for det offentlige. Bruges til at opsamle informationer om, hvor mange penge vi bruger på køb af div. kontorartikler, kontormaskiner, til revisor mv. Er et krav pr. 1. januar 2008 og skal bruges til at laves fælles indkøbsaftaler. Informationsmøde - 19. november 2007

Skift til Navision Stat Ny kontoplan Med den nye kontoplan indhenter vi krav, vi tidligere ikke har levet op til samt sikrer, at vi lever op til krav der gælder fra og med 1. januar 2008 Følgevirkninger: Vi bliver nød til at bruge ét nummer i KAS og så vide, at det nummer i KAS svarer til én bestemt kontering i Navision Stat Løn der skal udbetales vedr. 2008 skal have den nye kontering Når der skal godkendes fakturer vedr. 2008 skal de påføres det nye kontonummer – alle 6 dimensioner Informationsmøde - 19. november 2007

Skift til Navision Stat Fakturaflowsystem I starten af 2008 forventes indført et fakturaflowsystem (måske også et indkøbssystem) Et fakturaflowsystem betyder: alle leverandører skal levere deres fakturer elektronisk godkendelse af fakturer sker elektronisk i fakturaflowsystemet den der godkender fakturaen i fakturaflowsystemet påfører også konteringen (alle 6 dimensioner) forhåbentlig vil det være muligt at sætte systemet op, så man kun får de konti at vælge imellem, der er relevante for en – og evt. knytte en bestemt kontering op på bestemte leverandører Det er pt. ikke valgt, hvilket system der skal anvendes Informationsmøde - 19. november 2007

Skift til Navision Stat Rapportering og budgettering Hvis man som medarbejder ønsker at trække økonomidata fra Axapta sker det i dag via: rapporter fra Axapta pivottabeller der trækker direkte på Axaptadatabasen og som ”vedligeholdes” af økonomiafdelingen Aktivitetsstyringssystemet der trækker data direkte fra Axapta Ved skift til Navision Stat er der ingen af ovenstående der virker længere, men der vil komme alternativer der (på sigt) vil være mindst lige så gode Regnearkene der bruges til budgettering skal laves helt om, da de bygger på den nuværende kontoplan Informationsmøde - 19. november 2007

Periode med Navision Stat og KAS Der er systemintegration mellem KAS og Axapta, dvs. at der automatisk flyttes data fra det ene system til det andet Der er systemintegration mellem SIS og Navision Stat Fra 1. januar 2008 og til vi overgår til SIS anvendes KAS og Navision Stat, dvs. der er ingen integration, det giver følgende problemer: der er data i KAS der er nødvendige og som kommer fra Axapta STÅ-indberetningssystemet henter informationer fra både KAS og Axapta og vil derfor ikke virke for indberetninger fra og med 1. kvt. 2008 fakturer / fakturagrundlag skal flyttes fra KAS til Navision Informationsmøde - 19. november 2007

Periode med Navision Stat og KAS Løsningsmuligheder: der sker delvis dobbeltregistrering på økonomiområdet, dvs. at data både registreres i Axapta og i Navision Stat der flyttes data manuelt mellem systemerne (det indtastes i stedet for at blive overført automatisk) der laves en midlertidig systemintegration mellem KAS og Navision Stat Det undersøges pt hvorvidt, hvornår og til hvilken pris, at det kan lade sig gøre at lave en midlertidig systemintegration Det bliver formentlig en kombination af to eller flere af ovenstående løsninger, der skal anvendes Informationsmøde - 19. november 2007

Skift til SIS (studieadministrativt system) Professionshøjskolen i dag: 4 institutioner anvender SIS og 2 anvender andre systemer (DFH + DEL) Alle skal overgå til SIS, til én fælles database Datoen er ukendt SIS er et studieadministrativt system, der oprindeligt er lavet med henblik på styring af grunduddannelser. Derfor er DFH særligt opmærksomme på forhold vedr.: diplomuddannelser indtægtsdækket virksomhed Informationsmøde - 19. november 2007

Skift til SIS (studieadministrativt system) KAS er integreret til en række systemer, der dermed ikke længere vil virke ved overgangen til SIS: aktivitetsstyringssystemet holdsidesystemet boglister (er også afhængigt af Axapta) Det skal besluttes, hvad der gøres i forhold til disse systemer Man vil se på et projektstyringssystem, der formentlig vil kunne afløse aktivitetsstyringssystemet KAS bruges som grundlag for markedsføring. Det er tvivlsomt om SIS kan bruges på samme måde – dette skal undersøges Informationsmøde - 19. november 2007

Skift til SIS (studieadministrativt system) Nedsat en Følgegruppe til arbejdsgruppen Katrine sidder i Formål: Spredning af information fra møderne i arbejdsgruppen At spørgsmål der opstår på DFH kan samles op og bringes til Katrine og videre i arbejdsgruppen Virke som sparringspartner for Katrine og dermed sikre, at de forskellige behov og ønsker, som de forskelligartede aktiviteter medfører bliver inddraget i projektarbejdet Deltage i løsningen af de arbejdsopgaver der vil opstå i processen (også personer uden for gruppen vil blive inddraget) Følgegruppen: Gitte, Betina og Margit Informationsmøde - 19. november 2007

Nyt fra It-gruppen Udfordringer ifm. fælles Navision Stat og SIS Ressourcer og strukturer Strategi 2013-15 1 årige handlingsplaner Best practice fra DK PH – inspiration/afstandstagen Driftsafvikling på kort og lang sigt Fælles standarder Organisationsmodel Snitflader til andre Informationsmøde - 19. november 2007

Eventuelt Ønsker til fremtidig information? Spørgsmål? Øvrigt? Informationsmøde - 19. november 2007