Kommunikation i projekter

Styring af kommunikation Det der kræves for at sikre, rettidig og hensigtsmæssig tilvejebringelse, indsamling, formidling, opbevaring og endegyldig fordeling af projektinformation.

Kommunikation i projektets faser Før projektet besluttes Udarbejde beslutningsdokument - grundlag for go/no go beslutningen Planlægning og specifikation Planlægning af kommunikationen og udarbejdelse af kommunikationsplanen (et vigtigt værktøj til at ”styre” interessenterne) Udførelse og opfølgning Praktisk formidling af information, kommunikationen med interessenterne og herunder projektrapportering (staderapport) Aflevering og evaluering Arkivering og overdragelse af relevant projektdokumentation Drift og vedligehold Brugermanualer og vedligeholdelses manualer, samt afleverings- og overdragelsesprotokollerne

Kommunikation - Før projektet besluttes Udarbejdelse af beslutnings-dokument der kan indeholde: Overordnet kravspecifikation Business case Overordnet budget Overordnet tidsplan Projektorganisation Indledende interessentanalyse Risikoanalyse Kvalitetsplan Tilsagn fra underleverandører

Kommunikation - Planlægning og specifikation Interessent-analyse Risiko-analyse Kommunikations plan Interessentanalysen benyttes som udgangspunkt for kommunikationsplanen (se. eks. Side 287) - kommunikationsplanen skal sikre at interessenterne er velinformerede og arbejder for projektet, ikke imod det Risici kan ofte reduceres ved hjælp af kommunikation og skulle risikobegivenheder være indtruffet giver det anledning til kommunikationsmæssige tiltag. For intern projektkommunikation er der behov for en kommunikationsinfrastruktur f.eks. en projekt-web (deling af dokumenter (konfigurationsstyring), chatrum, administrative vejledninger m.m.)

Kommunikation - Udførelse og opfølgning (I) Emne: Mål/formål, hvad vil du opnå med kommunikationen? Sprog: Hvem er modtager, hvordan skal ting forklares? Afsender: Hvem er du i forhold til modtager? – indret din information efter dit forhold til modtager Modtagerne: Hvem skal dit budskab nå, hvad er deres indfaldsvinkel til din kommunikation? Omstændigheder: Hvad karakterisere situationen - normalitet, konflikt, stemning? Figur 142. Retorikkens pentagon (Kousholt s. 383)

Kommunikation - Udførelse og opfølgning (II) Feedback Modtager: Lyt, gå ikke i forsvarsposition, tilskynd uddybning, brug relevant feedback aktivt, undersøg om det er en generel opfattelse Afsender: Hold dig til fakta, vær ikke personlig, vær specifik, tal for dig selv, find et passende tidspunkt, give feedback når modtager er alene, prøv at vær fremadrettet, tag evt. medansvar Forskellige medier: Face-to face Telefon Brev E-mail

Kommunikation - Udførelse og opfølgning (III) En statusrapport kan være bygget således op: Summary (rapportens hovedkonklusion) Vigtige begivenheder siden sidste rapport Opfølgning på udeståender fra foregående rapport ¨projektopgaven – hvad er der nået siden sidst Ressource situationen – mangler vi folk eller andre ressourcer? Tidsplanen – er den overhold? Økonomi – holder budgettet? Forholdet til kunden og de andre interessenter Underleverandører – er alt ok? Vigtigste opgaver frem til næste rapport Hvis der er problemer i statusrapporten, er der også en anvisning på/plan for, hvordan problemet løses.

Kommunikation - Udførelse og opfølgning (IV) En meget forenklet rapportering kan foretages som en grafisk præsentation Filosofien er ikke at spilde tiden på rapportering, hvis alt går som det skal. Farve Betydning Aktion Grøn Vi har nået, det vi skulle Ingen Gul Mindre afvigelse, - projektlederen er opmærksom på problemet Handlingsplan udarbejdes, hvis området har været gult to gange i træk Rød Væsentlige afvigelser – projektlederen er særlig opmærksom på problemet Handlingsplan udarbejdes, og projektlederen indkalder til møde med projektejeren

Kommunikation - aflevering og evaluering Sikre arkivering af alt relevant projektmateriale og overdragelse til den eller de organisationer, der skal tage sig af tingene efter projektet er afsluttet I software projekter skal det også overvejes, om det er nødvendigt, og i givet fald, hvordan evt. hardware og software miljø kan genskabes år efter projektet er afsluttet

Kommunikation - drift og vedligehold Sikre fuldstændig dokumentation til kunden og vedligeholdelsesorganisationen inkl. brugermanualer og vedligeholdelsesmanualer Tilvejebringe afleverings- og overdragelsesprotokoller