”Facilities management” - en strategisk ledelsesdiciplin Karen Mosbech km@ses.dk Slots- og Ejendomsstyrelsen

Slots- og Ejendomsstyrelsen Facilities Management Slots- og Ejendomsstyrelsen

Reform af Statens Ejendomsadministration Facilities Management Reform af Statens Ejendomsadministration Intern husleje (markedsbaseret) Frit leverandørvalg Krav om forrentning af kapital (indexlån) Lån til forbedringer Samling af ejerskab

Facilities Management Porteføljestrategi

Facilities Management 1 Porteføljestrategi

1 Ændringer i statslig organisation Facilities Management 1 Ændringer i statslig organisation Hyppigere og hurtigere org. ændringer Færre, større enheder Tværgående aktiviteter Centralisering af støttefunktioner Fleksible og projektorienterede arbejdsformer

1 Udfordringen Efterspørgsel ændres Individuelle kontorfaciliteter Facilities Management 1 Udfordringen Efterspørgsel ændres 14.000 12.000 10.000 8.000 6.000 4.000 Individuelle kontorfaciliteter 2.000 Støttearealer, støtterum, etc. Fællesarealer, gange, atrium 1 2

Facilities Management 1 Kundetilfredshed Lokalernes egnethed i %

Facilities Management 1 Strategi - eksempel

1 Strategi for udvikling af porteføljen Personligt Offentligt Fælles Facilities Management 1 Strategi for udvikling af porteføljen Personligt Offentligt Fælles Halv offentligt

Facilities Management 2 Porteføljestrategi

3 Markedsføre værditilvækst hos brugere Facilities Management 3 Markedsføre værditilvækst hos brugere Effektivisering af administration Nedbringe omkostninger Kontrollere risiko Forøge (brugs)værdien af ejendommene Øge fleksibilitet Ændre kultur og understøtte organisatoriske mål Understøtte arbejdsmønstre Brugeres image

2 Kundetilfredshed Tilfredshed med alle ydelser - 2000 Facilities Management 2 Kundetilfredshed Tilfredshed med alle ydelser - 2000

2 Øget krav om fleksibilitet, Udfordring ; Viden om kunderne Eje/leje Facilities Management 2 Øget krav om fleksibilitet, Udfordring ; Viden om kunderne Eje/leje Fleksibilitet i kontrakter Financiering Bygningsmæssig fleksibilitet anvendelighed mulighed for udvidelse Organisatorisk fleksibilitet skifter ofte - hurtigt nye måder at arbejde på udnyttelsesgrad

2 Den strategiske begrundelse for ”nye måder at indrette sig på” Facilities Management 2 Den strategiske begrundelse for ”nye måder at indrette sig på” ”når vi alligevel skal flytte” væk fra noget (hierarki, magtbaser, videnmonopoler) økonomi i snæver forstand øge videndeling og samarbejde fremme omstillingsparathed nyttiggøre IT-muligheder bygge ny kultur op attraktiv arbejdsplads

Ejendomsinformationssystem Facilities Management 2 Fælles data 2001 Portal Byggestyring Navision stat Ejendomsinformationssystem Statens Nøgletal Ejendomsdata Sikring Kundedata Telefoni

Facility management 2 Fælles indgang for kunder Kundeportal

2 Kundetilfredshed ”Ved hvor jeg skal henvende mig med et problem” Facilities Management 2 Kundetilfredshed ”Ved hvor jeg skal henvende mig med et problem”

2 New Way of Working - generelt NWW - kontorkoncept: Åbne arealer Facilities Management 2 New Way of Working - generelt NWW - kontorkoncept: Åbne arealer Flere fælles - færre private m² Differentieret kontorindretning Fleksibel lokaleanvendelse

Facilities Management 3 Porteføljestrategi

Facilities Management 3 Portefølje planlægning

Facilities Management 3 Nøgletal

3 Brugerfokus - Udvikling i omkostninger Lokalernes egnethed i % Facilities Management 3 Brugerfokus - Udvikling i omkostninger Lokalernes egnethed i %

3 Den nye økonomi - 10 regler Facilities Management 3 Den nye økonomi - 10 regler Decentralisering af kontrol - styrke ”sværmen” Forbindelser udvider forbindelser Værdier skabes af overflod, ikke af knaphed ”Man skal yde, før man kan nyde” (giving to get) - generøsitet avler rigdom Fokus på netværket fremfor enkeltmandsfirmaet

3 Den nye økonomi - 10 regler Facilities Management 3 Den nye økonomi - 10 regler Fremskynde forandring - ved at være forberedt på forandring på succesens højdepunkt - den der venter dør Skifte fra fysisk nærhed (steder) til samspil (netværk) Forandring er normen Processen (blød) dominerer produktet (hård) Mulighed fremfor effektivitet

Facilities Management 4 Lidt om virksomheden

4 En kompliceret verden Medarbejdere Organisation/ Processer Opgaven Facilities Management 4 En kompliceret verden Medarbejdere Organisation/ Processer Opgaven Ledelse IT Fysiske rammer

4 Udvikling af den aktivitetsbaserede arbejdsplads Staten som en organisation SES rådgiver for andre ministerier og styrelser SES som en organisation med behov for forandring

4 SES incitament for at arbejde aktivitetsbaserede arbejdspladser Alexandra Instituttet 2001 4 SES incitament for at arbejde aktivitetsbaserede arbejdspladser Understøtte organisationens overordnede mål Kommunikation på tværs - videndeling Fleksibilitet Understøtte projektarbejde Ved at arbejde konstruktivt med forandringer, kan de blive en del af hverdagen Reduktion af arealforbruget Attraktiv arbejdsplads Lettere (billigere) at flytte internt Pilotprojekt for staten generelt

4 Slots- og Ejendomsstyrelsen 1999 Direktion SES Økonomi SES Planlægning SES Personale SES Bygning SES Lokaler SES Slotshaver Rosenborg Slotshavedistrikt Gråsten Slotshavedistrikt Frcd뿬Ͳ뿬Ͳsberg Slotshavedistrikt Fredensborg Slotshavedistrikt SES Teknik SES Rengøring

Kunde- og Slotskoordinatorer 4 Slots- og Ejendomsstyrelsen nu/ i fremtiden ? PLANLÆGNING Projekter Lokalisering Kontorbyg Telefoni Indkøb Statsbyg Slotsbyg Slotshaver Administration Drift Kunde- og Slotskoordinatorer Problemer Penge Løsninger Institutioner

4 Før 1999 lukket virksomhed cellekontorer individuelle ringbind Alexandra Instituttet 2001 4 Før 1999 lukket virksomhed cellekontorer individuelle ringbind ”ejede” arealer faste pladser faste telefoner dyre flytninger internt Nu 2001 - ? åben virksomhed åbne planer databaser / intranet fælles faciliteter flexibilitet trådløs telefoni flytninger koster ingenting

4 Udvikling af den aktivitetsbaserede arbejdsplads Før 1999 Effektiv Forvaltning Udvikling af den aktivitetsbaserede arbejdsplads Før 1999 Enten eller…. Nu 2001 - ? Både og….. lukket virksomhed cellekontorer individuelle ringbind ”ejede” arealer faste pladser faste telefoner dyre flytninger internt traditionel sagsbehandling traditionelle værdinormer åben virksomhed åbne planer databaser / intranet fælles faciliteter flexibilitet trådløs telefoni flytninger koster ingenting højhastighedløsninger @ værdier

4 Flere spørgsmål end svar… - men vi har opnået: Åbenhed Hurtige forandringer Flad struktur Mindre afhængighed af personer Fælles data Synlige medarbejdere Hurtig IT indlæring Siloer væk (næsten)

SES som Statens facility manager Effektiv Forvaltning 4 Fælles opfattelse af SES’ værdiskabelse Vi skaber værdi ved at eje, drive, udleje/stille til rådighed, formidle og skabe oplevelser omkring fast ejendom - uanset om det er et slot, en slotshave eller en kontorejendom. SES som Statens facility manager