Step 1: Situationsanalysen - overblik over projektet

Situationsanalysen Indhold: Fasemodel for projekter Ressourceforbrug i projektets tidlige stadier Situationsanalysens formål og anvendelse Situationsanalysens indhold og struktur Behovsafklaring Målformulering Interessentanalyse Analyse af opgaven og omgivelser Usikkerhedsprofil Kompleksitetsprofil Ressourceanalyse Litteratur: Lindegaard og Olsson, Power i projekter og porteføljer, DJØF 2005 Riis og Mikkelsen,Grundbog i Projektledelse, Prodevo 2003 Eric Verzuh, The Fast Forward MBA in Project Management, John Wiley& Sons, Inc., 1999 Projektledelsens Grundbegreber, PMI 2002 1)

Projektarbejdsformen Tidsakse for projekter: Usikkerhed m.h.t. mål Gennemførelse Planlægning Analyse og målsætning Usikkerhed m.h.t. midler

Projektets faser I projekter fastlægges typisk 80% af projektets/produktets omkostninger i de første 20% af projekt-tidsforløbet Omkostninger 100 % fastlæggelse af projektets/produktets omkostninger projektets forbrugte Projektets faser Udvikling Konstruktion Produktion

Cooper’s Stage-Gate model: Projektets faser En projektmodel understøtter processen – og gør det lettere at huske det hele….. Cooper’s Stage-Gate model: Gør de rigtige ting! - og gør tingene rigtigt! Kilde: Robert G. Cooper, Winning at new Products

Projektets faser Den grundlæggende forløbsmodel Projektbeslutning (projektstart) Projektslut “Værd at gøre” “Rigtigt gjort” “Nyttevirkning opnået” Afslutning Gennemførelse Erkendelse Tænke, se, gøre Projektgrundlag og etablering Koncept- udvikling Drift, anvendelse Driftsvision og første produkt- billede ”Rigtigt set” Forskellige modeller ses i appendiks A2.9 Kilde: Grundbog i Projektledelse, Riis og Mikkelsen

Situationsanalyse - en arbejdsmodel Projektets faser: Udførelse stop/go Planlægning stop/go Analyse stop/go Idé

Situationsanalyse Situationsanalysens resultat anvendes af ledelsen som beslutningsgrundlag for projektets videre forløb Situationsanalysens indhold: Beskrive baggrund og årsager Analysere projektets problem Klarlægge behov og forventninger Opstille projektets mål Fastlægge teknologisk/økonomisk formåen Finde mulige realistiske løsninger Situationsanalysens struktur: Stil hv.. spørgsmål Behovsafklaring Interessentanalyse Usikkerhedsanalyse Ressourceanalyse

Situationsanalyse Projekt-gruppearbejdet bør startes så tidligt som muligt - ikke først når man har en løsning i sigte ! Behovsafklaring: Hvad er det reelle problem i projektet? Hvorfor er projektet startet? Hvad er kortsigtet / langsigtet mål? Hvad er forventningerne til løsningen? Formelt /Uformelt Krav til produktet Tidsmæssige rammer Økonomiske rammer Hvad er fastlagt på forhånd? hvilke frihedsgrader har projektgruppen projekt

1.1. Projektopgaven: Målskema   Udfyldt af: Dato: Formål Succeskriterier Leverancemål Deadline Ansvarlig Give virksomheder et bedre overblik over økonomistyring via et softwareprogram -         80 % af brugere oplever programmet som letoverskuelig -         75% af testbrugere kan anvende programmet uden at se i manual -         Opbygning af brugerflade -         Test af brugerflade med evaluering 1. juni 2006 1. juli 2006 SDD Indtjening så jeg kan leve af det -         Indtjening år 1 minimum 250.000, - -         Indtjening år 2 minimum 350.000,- ........

Typer af nyttemål (værdier) ved et fornyelsesprojekt Kundeværdi Bidrag til nytte og værdi for kunderne Serviceværdi Bidrag til kundernes oplevelse af betjeningen Virksomhedsværdi Bidrag til konkurrenceevne og succes Kvalitetsværdi Bidrag til kvalitet af kerneydelser Imageværdi Bidrag til omverdenens opfattelse af virksomheden Hastighedsværdi Bidrag til tempo i kerneydelser Ledelsesværdi Bidrag til ledelse/styring Omkostningseffekt Påvirkning af omkostninger Omsætningseffekt Påvirkning af omsætning Nettogevinsteffekt Påvirkning af overskud Kompetenceeffekt Bidrag til forøgelse af kunnen og position Arbejdsmiljø effekt Bidrag til bedre internt miljø Trivselseffekt Bidrag til medarbejdernes trivsel i virksomheden Miljø effekt Bidrag til reduceret skadelig påvirkning af eksternt miljø Kravopfyldelse Bidrag til opfyldelse/efterlevelse af myndighedskrav Kilde: www.prodevo.dk

Funktionstræ – mål/middeltræ Skabe indtjening Hvorfor Produkt - software Konsulentydelser Produktionsstyring Økonomistyring Brugerflade Marked Funktionsomfang Danmark Tyskland Hvordan Markedsundersøgelse Lovkrav Kunder Konkurrenter

Målformulering Husk at mål skal være SMARTe Baseret på et behov og en nytteværdi Tage hensyn til kort og lang sigt Husk at ofte kan effekten af et projekt først måles efter at projektet er slut

Situationsanalyse Har du nu husket at vurdere alle interessenter i dit projekt - der er gerne flere end du umiddelbart tror Et udpluk af interessenter i et projekt: Projekt- medarbejdere Produkt købere Projekt- herre Projekt Produkt brugere Kreditgivere Myndigheder Konkurrenter Leverandører

1.2. Interessenter: Interessentanalyse Motiv Bidrag/ belønning Position og aktivitets- niveau Syn på andre og konflikt- adfærd Håndtering af interes- senten  

Situationsanalyse Skab overblik – kilde: D´Herbemont & Cesar Synergy Tager initiativ Tager ikke initiativ Antagonism Forsøger forhandling Forsøger at vinde Schimatics Golden triangles Zealots Waverers Mutineers Opponents Passives Moaners

Situationsanalyse Hvordan gribes projektet an Situationsanalyse Hvordan gribes projektet an ? Vi ved jo næsten ingenting om det vi skal lave….. Usikkerhedsanalyse: Find de usikre, uoverskuelige og komplekse parametre, deres art og årsag. Prøv så at finde overbevisende løsninger: Usikkerhed: Hvad er usikkert? Hvor stor er usikkerheden? Hvad er årsagen til usikkerheden? Hvordan elimineres usikkerheden? Kompleksitet: Hvad er uoverskueligt? Hvad er komplekst - er det nu så galt? Hvad er årsagen til at du ikke kan overskue det? Hvordan kan du simplificere?

1.3. Opmærksomhedspunkter: Usikkerhedsanalyse Emne Usikkerhed stor / lille Årsag Planlægningstiltag Ansvarlig Projektopgaven Behov og nyttemål Omfang og indhold Mål og produkter Forandringen Tidsramme   Omgivelserne Marked Teknologi Regler/Normer Ressourcer Kompetencer Mandetimer¨ Materialer Interessenter Ressourceydelser Formel godkendelse Almen accept Projektledelse Ledelse og styring Fremgangsmåde og plan Organisation Læring/Evaluering

1.3. Opmærksomhedspunkter: SWOT POSITIVT NEGATIVT STRENGHTS WEAKNESSES OPPORTUNITIES THREATHS INDRE YDRE

Summeopgave – usikkerheder Hvad er de typiske usikkerheder – og hvad gør i for at håndtere dem?

Situationsanalyse Husk at ressourcer ikke kun måles i timer/penge, men også i ”initiativrigdom, engagement, kreativitet og vilje til at løse opgaver” Ressourceanalyse: Hvad er budget for projektet? Hvad har vi brug for af materiel / udstyr? Hvilke teknologier har vi til rådighed? Hvad forventes vedr. cost/benefit? Hvilke investeringer skal vi foretage - hvor store? Hvordan ser cash-flow ud for projektet? Hvordan skal projektets organisation fungere ? Hvordan sikrer vi “energi i projektet”? Hvilken viden og kompetence er nødvendig? Hvilken efteruddannelse er nødvendig? Hvilken kommunikation og information er nødvendig?