Obligatorisk digital selvbetjening Drejebog for implementering af bølgeplanen - Fase- og milepælsplan Version 1.1 – 15.05.14

Om drejebogen OM DREJEBOGEN Drejebogen beskriver processen for implementering af bølge 3 af obligatorisk digital selvbetjening. Drejebogen er udviklet sammen med 45 kommuner på to workshops i Jylland og på Sjælland i februar 2014. Drejebogen beskriver de overordnede trin frem mod 1. december 2014, hvor bølge 3 af obligatorisk digital selvbetjening skal være implementeret, og borgerne skal kunne bruge gode selvbetjeningsløsninger på de berørte områder. Processen stopper ikke her, men fortsætter med fokus på at realisere de ønskede gevinster. Der er en særskilt indsats i gang med at beskrive gevinstrealiseringen ,og den vil derfor ikke blive beskrevet her. Drejebogen er en beskrivelse af en generisk proces. Det er derfor vigtigt, at indholdet i den og de ord man bruger til at beskrive milepæle og interessenter, tilpasses den enkelte kommunes sprog, brug af programorganisering, ledelsesstruktur og organisering. KOMBIT OG KL UNDERSTØTTER PROCESSEN Se information og materiale på kombit.dk/EDS. PROGRAM OG PROJEKT Drejebogen er bygget op efter, at arbejdet med tredje bølge bygges op som et program, hvor hvert område indgår som et projekt. Derfor står der programleder i rollebeskrivelsen. Kommunen bør oversætte dette til egen program/projekttermer. BØLGE 3 INDEHOLDER* Affaldshåndtering fra borgere Affaldshåndtering fra virksomheder Anmeldelse af byggearbejder Ansøgning om byggetilladelser Ansøgning om beboerindskud Bopælsattester og adresseforespørgsler Ansøgning om råden over vej Anmeldelse af opgravnings- og ledningsarbejder Logiværtserklæringer Ansøgning om betalingslicenser og afgifter ifm. Parkering * udover bølge 3-opgaveområderne bliver udlån/udleje af lokaler til foreninger under Folkeoplysningsloven også omfattet obligatorisk digital selvbetjening pr. 01.12.14

Faseplan for obligatorisk digital selvbetjening HÆNG OP Faseplan for obligatorisk digital selvbetjening Opfølgning af KL/Kombit 15. juni Opfølgning af KL/Kombit 1. okt. Opfølgning af KL/Kombit 15. nov. Gevinst- realisering Planlægning Indkøb Implementering 1.dec. 2014 OM FASEN I planlægningsfasen skal kommunen skabe klare rammer for implementering af tredje bølge obligatorisk digital selvbetjening. Når fasen er afsluttet, så skal kommunen være i stand til at gå i gang med at købe løsninger. De vigtigste opgaver i planlægningsfasen er: Viden indhentes om nuværende systemer og arbejdsgange Organisering af opgaven, afklaring af roller, ressourcer og økonomi Fastsættelse af gevinster RESULTAT Programbeskrivelse og plan for indkøbsfasen vedtaget og programressourcer afsat OM FASEN I indkøbsfasen skal kommunen indhente tilbud og indkøbe de nødvendige løsninger, der lever op til kommunens og de fællesoffentlige krav. De vigtigste opgaver i indkøbsfasen er: Fastlæggelse af krav til løsning og afsøgning af løsninger på markedet ift. krav Forhandling om pris og kvalitet, inddragelse af netværk og forhandling med tredje part Indkøb af løsninger og opdatering af business case RESULTAT Kontrakt indgået med leverandører og plan for implementeringsfasen vedtaget OM FASEN I implementeringsfasen skal kommunen sikre, at løsningerne virker og er blevet en del af arbejdsgange og kommunikation til borgerne inden 1. december 2014. De vigtigste opgaver i implementeringsfasen er: Teknisk implementering på egen hjemmeside, borger.dk og virk.dk Organisatorisk implementering, fastlæggelse af arbejdsgange og uddannelse af medarbejdere Kommunikation til borgere og virksomheder RESULTAT Grundlag for gevinstrealisering skabt, ansvar for drift og udvikling fastlagt OM FASEN Grunden for gevinstrealisering lægges i planlægningsfasen, hvor gevinsterne fastsættes. KL/Kombit har igangsat et selvstændigt spor om gevinstrealisering, der skal give input til formulering af gevinster og aktiviteter for at realisere gevinsterne på opgaveområderne i bølge 3. Når resultaterne foreligger (sept. 2014) henvises hertil. Gevinstrealisering beskrives ikke nærmere her.

Milepælsplan for obligatorisk digital selvbetjening HÆNG OP Milepælsplan for obligatorisk digital selvbetjening 1. PLANLÆGNING 2. INDKØB 3. IMPLEMENTERING 1.1 Ejerskab for opgaven besluttet og projektressourcer afsat 2.1. Exitstrategi fra eksisterende løsninger beskrevet 3.1. Ansvarlig for opsætning, drift og support udpeget 2.2. Koordinering med 3 part. (fx forsyningsselskab) foretaget 3.2. Kompetenceudviklingsplan besluttet MILEPÆLE 1.2. Samarbejde med fagområder etableret 3.3. Test af løsning gennemført 1.3. Viden om as is i kommunen indsamlet 2.3. Krav til løsninger beskrevet 1.4. Afhængigheder til andre projekter og systemer kortlagt 3.4. Teknisk implementering gennemført 2.4. Sparring med kommuner og input fra leverandørdag 3.5. Undervisning gennemført 1.5. Visioner, gevinster og kobling til kanalstrategi beskrevet til brug for kommunens to be- billede 2.5. Overblik over godkendte løsninger indhentet 2.6. Tilbud indhentet og leverandørmøder afholdt 3.6. Ændring af arbejdsgange realiseret 1.6. Kommunens to be-billede beskrevet 2.7. Dialog om pris med kommunalt netværk 3.7. Løsning lagt på borger, virk.dk og egen hjemmeside 1.7. GAP-analysefor it og arbejdsgange foretaget 2.8. Beslutning om indkøb truffet 3.8. Intern og ekstern kommunikation gennemført 1.8. Program- og detailplan for indkøb er udarbejdet 2.9. Kontrakt indgået 3.9. Afrapportering opad i kommunen og til KL/Kombit foretaget 1.9. Økonomi ift. obligatorisk digital selvbetjening afklaret, inkl. business case etableret 2.10. Business case opdateret 3.10. Fejring afholdt! 1.10. Plan for intern og ekstern kommunikation udarbejdet 2.11. Implementeringsfasen organiseret og planlagt 1.11. Programbeskrivelse godkendt og politisk behandlet Som noget af det første bør kommunen beslutte, hvordan arbejdet med bølge tre organiseres. Hvem har ansvaret – for at allokere ressourcerne, realisere gevinsten, for programmet og projekterne? En bred række af aktører i kommunen skal involveres og tages i ed til at deltage, det er fx alle relevante fagafdelinger og fagledere, it, indkøb og økonomi og ikke mindst direktionen. I indkøbsfasen er det vigtigt, at sikre sig de bedste rammer for et køb ved at inddrage indkøb og it i processen. Samtidig er det vigtigt, at det er fagområderne, der er med til at beslutte systemindkøbet. Forhandling af pris og kvalitet kan styrkes ved at inddrage andres erfaringer og viden om løsningerne på markedet. Det kan ske i dialog med kommuner, KL og KOMBIT. Succesfuld implementering afhænger af, om alle relevante parter inddrages i arbejdet. Det gælder medarbejderne, der skal lære nye måder, og det gælder systemejer og it. Borgere og virksomheders øgede anvendelse af digitale løsninger kræver klar kanalstrategi og kommunikation, så borgere og virksomheder kan vænne sig til at gøre noget andet. ROLLER

Redskaber Kommunens egne tal og strategier Fællesoffentligt grundlag Fælleskommunale værktøjer Arrangementer Netværk Kommunens KOMHEN-tal eller anden dokumentation Giver baselinemåling for anvendelsen af selvbetjening. Økonomiaftalen for 2014 Aftale mellem regeringen og KL, hvor rammerne for kommunernes økonomi i 2014 blev fastlagt. Områderne i bølge 3 blev aftalt som en del af Økonomiaftalen. Fakta-ark For hvert område i bølgeplanen har KL/Kombit formuleret et fakta-ark, der kort beskriver opgaven, dens afgrænsning og dens nuværende digitaliseringsgrad Leverandørdage KL/KOMBIT afholder leverandørdage 16. og 17. juni 2014. Her kan kommunerne komme i dialog med leverandørerne om deres løsninger Netværk for obligatorisk digital selvbetjening KL og KOMBIT har etableret et netværk, hvor alle kommuneansvarlige for obligatorisk digital selvbetjening inviteres til videndeling og inspiration. Netværket holder møde ca. 6 gange om året. Kommunens kanalstrategi Vigtigt at skabe kobling til kanalstrategi. Kan bruges som argument for selvbetjening. Moderniseringsaftalen Som led i økonomiforhandlingerne for 2013 blev gevinsterne for de to første bølger aftalt som del af den såkaldte moderniseringsaftale. Gevinsterne bliver i kommunerne, og kan bruges på andre områder, fx. Velfærdsområderne. Brugerrejser – as is og to be To be-materialet beskriver, hvordan de digitale løsninger bør understøtte borgernes og kommunernes behov, dvs. et forslag til den optimale brugerproces. As is-materialet beskriver den aktuelle situation. Digitaliseringsmessen KL afholder Digitaliseringsmessen 25. september 2014. Her er mulighed for at få inspiration til køb af løsninger og implementeringsstøtte. . Dialogværktøj KL og KOMBIT har etableret et dialogværktøj på Yammer for de kommuneansvarlige. Her kan du komme i dialog med andre kommuner og KL/Kombit.. Kommunens digitaliseringsstrategi Vigtigt at koble til digitaliseringsstrategi, der ofte vil indeholde prioritering af obligatorisk digital selvbetjening. Løsningskatalog En liste over løsninger, der lever op til de krav, der stilles i Udviklingsvejledningen. Listen udarbejdes i september hvert år af KL/KOMBIT og baserer sig på leverandørernes vurdering af egne løsninger. . Netværk mellem kommuner eller i kommunen En god støtte i arbejdet er dialog med andre, der arbejder med programmer i kommunen og program- og projektledere fra andre i kommuner. Lovgivning For hver bølge vedtages en lovgivning, som gør det obligatorisk for borgere og virksomheder at anvende digital selvbetjening på årets områder i bølgeplanen. Drejebog til implementering af bølgeplanen En generisk guide til processen for implementering af bølge 3 i obligatorisk digital selvbetjening Krav til selvbetjeningsløsninger Fastlægger minimumskrav vedr. brugervenlighed og tilgængelighed til de selvbetjeningsløsninger, som anvendes på opgaveområderne i bølgeplanen.

Roller og organisering Organiseringen af arbejdet med obligatorisk digitale selvbetjening er forskellig fra kommune til kommune. Organiseringen afhænger af, hvordan driftsorganisationen er organisereret, fx om man har en it- afdeling, der har ansvaret for digitaliseringsprojekter eller om det er borgerservice eller en udviklingsafdeling. For at inspirere til en god organisering af arbejdet vil der være roller, som vil være gode at have besat uanset, hvilke afdeling der har ansvaret. Rollerne er beskrevet nedenfor og tager udgangspunkt i, at arbejdet er organiseret i et program. Hvis det er projektorganiseret, så erstattes program blot med projekt og projektgruppen erstatter programgruppen. Ved beskrive rollerne beskriver vi funktioner, der skal være tilstede i processen og som godt kan håndteres af samme person. Således kan projektlederen være kommuneansvarlig og gevinstejeren vil ofte også deltage i styregruppen. Rollerne kan oversættes til egen organisation for at se om man har de væsentligste roller med. Beskrivelsen af roller vil blive opdateret med eksempler på, hvordan kommuner har valgt at organisere arbejdet. Hvis du ønsker at dele din organisering, så send en mail til Vibeke Normann i KL på VNO@kl.dk Programejer Er overordnet ansvarlig for programmets succes. Allokerer ressourcer og er ansvarlig for programmets økonomi. Er formand for programstyregruppen. Programstyregruppe Sikrer de nødvendige ressourcer og faglige kompetencer til programmet. Træffer beslutninger i programmet Gevinstejere Ansvarlige for at programmet når de beskrevne gevinster. Sidder i program- styregruppen, og tager ofte også rollen bruger repræsentant. Programleder Er programmets daglige leder, og har det operationelle ansvar for gennemførelsen af hele programmet. Projektleder Er ansvarlig for projektets gennemførelse indenfor de rammer programlederen udstikker. Projektdeltagere Fagspecialister, it personer og andre der bidrager direkte i programmets projekter. Kommuneansvarlig Person i kommunen, der har ansvar for at koordinere og videndele ift. KL og KOMBIT. Herunder at kende til krav og deadlines og afrapportere på fremdrift.

Overordnet proces for obligatorisk digital selvbetjening