Projekt: <indsæt projektnavn> Opstartsmøde for styregruppen <indsæt dato for mødet> Anbefalinger Styregruppeformanden indkalder til styregruppemødet Der bør være tid til socialt samvær. F.eks. kunne mødet holdes eksternt og henover en aften med middag, og så der også er tid til socialt samvær Projektlederen bør deltage i mødet for at sikre ens opfattelse af projektet og sikre et godt samarbejde Version 1.0

Formålet med denne præsentation Denne præsentation kan anvendes som inspiration og vejledning til styregruppemødet, hvor projektet initieres og sættes igang Mødet er det første styregruppemøde, hvor styregruppeformand og seniorbruger(e) mødes. Projektlederen er identificeret på nuværende tidspunkt På nuværende tidspunkt, bør der være et projektoplæg og en foreløbig estimering af business casen for projektet Denne præsentation er en del af en guiden ”God praksis for effektivt styregruppearbejde” udarbejdet af Digitaliseringsstyrelsen, www.digst.dk . Version 1.0

Dagsorden Præsentation af styregruppemedlemmerne Projektets formål og projektgrundlag Krav til projekter over 10 mio. Den fællesstatslige it-projektmodel Styregruppens ansvar Projektets organisering og governance Projekttolerancer og styregruppens leveregler Projektets interessenter Projektets risici De løbende styregruppemøder De kommende ugers aktiviteter Andet Version 1.0

Præsentation af styregruppemedlemmerne Hvad er min baggrund? Hvad er rationalet bag min deltagelse i denne styregruppe? (Hvilke(n) organisation(er)/afdeling(er) repræsenterer jeg? Hvordan skal jeg bidrage til, at projektet bliver en succes og hvilke interessenter kommunikerer jeg med i den forbindelse? Hvilken erfaring har jeg med styregruppearbejde? Hvilke erfaringer har jeg med projektarbejde? Version 1.0

Projektets formål og grundlag Gennemgang af Projektoplæg Hvad er projektets formål og mål? Hvad er projektets omfang og forventede leverancer? Hvilke succeskriterier har projektet for dets gennemførelse? Gennemgang af foreløbig Business Case Hvad er de budgetterede projektudgifter? Hvilke gevinster forventes opnået, og hvem er ansvarlig(e)? Version 1.0

Krav til projekter over 10 mio. kr. It-projekter med budget på 10 mio. kr. eller derover skal indmeldes til Statens IT-projektråd senest ved afslutning af projektets analysefase og inden anskaffelsesfasen. Ved indmeldelsen indsender ministeriet projektets risikoscore, Business Case og PID (herunder kvalitets- og gevinstrealiseringsplan) til sekretariatet. Derefter skal projektet halvårligt indrapportere projektstatus til Statens IT-projektråd Højrisiko projekter og projekter over 60 mio. kr. Hvis et projekt vurderes til at have en højrisikoprofil kan Statens IT-projektråd indstille det til et eksternt review. Alle projekter over 60 mio. kr. kan forvente et eksternt review. Ved reviewet tilknyttes et rådsmedlem og en ekstern reviewer. Reviewet skal give projektejeren konkrete anbefalinger til, hvordan projektets risici kan håndteres og minimeres. Igangværende projekter Igangværende projekter, som har afsluttet analysefase og er i gang med anskaffelse eller projektgennemførelse før den 1. januar 2011, skal ikke risikovurderes af Statens IT-projektråd. De skal blot indgå i IT-projektrådets overblik over igangværende projekter. . Version 1.0

Den fællesstatslige it-projektmodel <indsæt tegning fra de laminerede ark.> Version 1.0

Styregruppens ansvar Roller og ansvar Medlemmernes roller mht. ansvar og kompetencer Få fastlagt evt. andre roller, der skal bemandes De 3 ledelsesprincipper for styregruppen Tag ejerskab Styregruppen påtager sig aktivt sit ansvar og dermed sin ledelsesrolle for projektet. Styregruppemedlemmerne skal erkende et medansvar for at projektet lykkes og arbejder for at mål og evt. gevinster opnås Fjern barrierer Fjernelse af barrierer handler om at sikre at projektet kan gennemføres så gnidningsfrit som muligt og uden forsinkelser. Barrierer kan være alt fra manglende faciliteter til modstand mod projektet. Beslut på stedet For at undgå, at projektet ender i en venteposition, er det vigtigt at styregruppen træffer beslutninger på styregruppemøder og ikke er nødt til at afvente at beslutninger bekræftes andet steds Med hensyn til roller, kan det anbefales at se rollebeskrivelserne i den fællesstatslige it-projektmodel eller i guiden for styregrupper. Version 1.0

Projektets organisering og governance Projektets organisatoriske elementer <indsæt tegning – kan omfatte projektkontor, testenhed, arkitektenhed, ændringsforum, kravstiller-enhed, referencegruppe m.v.> Version 1.0

Projektets organisering og governance Opgavefordeling mellem styregruppemedlemmerne Få fastlagt beslutningskompetencen, rapportering og aktivitetsansvar mellem styregruppen og program og/eller porteføljeledelsen Få fastlagt det rette rapporteringsniveau fra projektet til styregruppen og øvrige interessenter Få fastlagt krav for godkendelse af faseovergangsrapport. Version 1.0

Projektets organisering og governance Særligt om agile projekter Styregruppens roller og ansvar er principielt det samme Der bør eksistere formål, overordnede forretningsmæssige krav samt de normale rammer for et projekt i form af tidshorisont, økonomi, kvalitet, omfang/afgrænsninger, ønskede gevinster og risici. Den konkrete detaljerede udformning af løsningen besluttes i løbet af projektet i et antal iterationer. Der vil i projektet skulle træffes mange forretningsmæssige beslutninger og foretages prioriteringer, hvilket lægger pres på seniorbrugerrollen, som skal være opmærksom på, at få tildelt faglige erfarne og kompetente brugerressourcer til projektet. Der bør samtidig etableres klare regler for, hvornår og hvordan beslutninger skal eskaleres til styregruppen. I forhold til de daglige beslutninger, som træffes i et agilt forløb, bør styregruppen uddelegere beslutningskompetencen til projektlederen inden for en aftalt tolerancegrænse Version 1.0

Projekttolerancer og styregruppens leveregler Få fastlagt faste møder og deres frekvens Få fastlagt agenda og referat (indhold, format og godkendelse) Få sikret beslutningskompetence til stede ved møder (hvordan håndteres afbud, suppleanter, m.v.) Få fastlagt ønskede fora, knyttet til projektorganisationen Hvilke tolerancer kan projektlederen træffe beslutninger indenfor: Antal dage?, økonomi?, risiko type? Hvilke beslutninger kan styregruppen træffe over e-mail, og hvornår kræver det fysiske møder? Hvilke beslutninger har styregruppeformanden bemyndigelse til at træffe alene? Hvilke vidensdelingsmodeller skal hhv. styregruppe og enhederne benytte (projektværktøjer, porteføljeværktøjer mv.) Version 1.0

Projektets interessenter Identifikation og vurdering af de væsentligste interessenter Interessent Område i projektet der har interesse Interessentens holdning til projektet og mulige reaktion Interessentens betydning for projektet (inkl. overvejelser om håndtering/inddragelse i projektet)   Interessentskemaet stammer fra den fællesstatslige it-projektmodel . Version 1.0

Projektets risici Revurdering af de risici, der er beskrevet i den foreløbige business case Id Risikobeskrivelse Konsekvens Handling Pris S K S*K Ejer Det anbefales at projektets risikoanalyse fremsendes til mødedeltagerne, da den er for omfattende til at indarbejde i denne præsentation. Version 1.0

De kommende ugers aktiviteter <Indsæt kommende ugers aktiviteter til gennemgang> Det anbefales at styregruppemedlemmerne modtager regnearket ‘Styregruppens aktiviteter opdelt på faser’, da det indeholder en oversigt over alle de væsentligste aktiviteter der skal gennemføres. Sker det, kan ovenstående tabel udgå og regnearket gennemgås for analysefasen. Version 1.0

Andet Version 1.0