Lederforum Dagsorden: Branding og den gode historie Torsdag den 26. februar 2009 Dagsorden: Branding og den gode historie Generel orientering Rapport om evaluering Organisationsændringer Månedens gode historie Kommunikationspolitik Ny hjemmeside Lederudvikling

Dagens tema v/Benny Balsgaard

Branding og den gode historie v/Bo Søby Kristensen & Klaus Rothstein, Bysted

PAUSE 10 min.

Generel orientering v/Benny Balsgaard

Evaluering af styreform, organisering og MED-struktur v/Benny Balsgaard

Evaluering af politisk styreform, organisations-model og MED

Hvor er vi nu og hvad skal der ske? Evalueringen er færdig – rapporten ligger på hjemmesiden Direktionen har udarbejdet sit forslag til hvad der skal ske (ØU’s dagsorden) Politisk behandling den 2.3 i økonomiudvalg og 10.3 i kommunalbestyrelse

Hvor er vi nu og hvad skal der ske? - fortsat Præsentation af kommunalbestyrelsens forslag den 11. marts (i store sal på Ringe bibliotek) for: lederforum kl. 9.00 hovedudvalg kl. 10.00 pressen kl. 11.00 Høring fra den 11. – 20. marts Endelig politisk behandling i ØU den 30. marts og KB den 14. april

Politikerne skal tættere på institutionerne Godkendelsen flyttes ud i udvalgene, som dermed skal fokusere på de institutionsaftaler, der hører under det pågældende udvalg Udvalgspolitikerne får: Mere indsigt i aftaleområderne og de bliver styrket i dialogen med de decentrale aftaleholdere. Øget ejerskab til aftalerne og et forstærket incitamentet til at formulere politik og mål, følge op, give feedback, til at efterspørge viden og dokumentation for de opnåede resultater hos fagchefen

Administrationen skal styrke understøttelsen af politikerne Fremover sikre en tættere kobling til de enkelte udvalg Synliggøre sammenhængen mellem de vedtagne mål/politikker og de afledte konsekvenser – både i den fase, hvor mål/politikker drøftes og udformes samt i den efterfølgende fase, hvor mål/politikker udmøntes Videreudvikle arbejds- og samspilformer

Kompetencefordelingsplan for politisk og administrativt niveau Roller og ansvarsfordeling skal give mening for alle aktører Det skal kunne genkendes i vores adfærd

Fælles ansvar for dialog – på alle niveauer Alle tager ansvar for en åben og ærlig dialog Anerkende de forskelle, der er fagområderne i mellem Blive bedre til at afstemme forventninger med hinanden – det gælder især: Når fagchefen udformer faglige mål i forhold til institutionerne Når politikerne udarbejder politiske mål og politikker I samspillet mellem administration og politikere

MED-strukturen/aftalen Flot resultat Godt grundlag til at arbejde videre med at: Styrke samspillet mellem hovedudvalg og økonomiudvalg Overveje at etablere elektroniske dialog- fora Styrke kontakten mellem lokale udvalg og hovedudvalget

Organisationsændringer Vi har tre fagchefer, der stopper i løbet af de kommende måneder. Derfor bliver fagchefstillingerne ledige på følgende områder: Dagtilbud Børn Veje og Forsyning Byggeri og Miljø

Dagtilbud Børn I forhold til den fremtidige organisation kan der opstilles 2 scenarier for fagsekretariatets fremtid: Der ansættes en ny fagchef og fagsekretariatet opretholdes med den nuværende portefølje. Fagsekretariatet sammenlægges med et andet fagsekretariat inden for børneområdet; eksempelvis fagsekretariatet Undervisning. Direktionen har indstillet til økonomiudvalget, at stillingen som fagchef genbesættes, og at dette sendes til høring i Hovedudvalget og lokale MED- udvalg. Økonomiudvalget holder møde på mandag.

De to tekniske fagsekretariater Direktionen indstiller til økonomiudvalget, at: Byggeri og Miljø samt Veje og Forsyning lægges sammen til et fagsekretariat under en fagchefs ledelse. Forsyningen lægges sammen med Miljøafdelingen. Klimaområdet anbefales organiseret som en projektorganisation med koordinationsansvaret placeret i Miljøafdelingen. Den nye fagchef skal sammen med fagchefen for Plan og Kultur lave et forslag til organisatoriske tilpasninger, der afklarer snitfladeproblemer mellem de to tekniske fagområder.

Månedens gode historie v/Ivan Underlin, Solskrænten

Sandwich – pause i 20 min.

Kommunikationspolitik og indsatsområder i 2009 v/Aino Faldborg, Fællessekretariatet

Kommunikationspolitik Udkastet til kommunikationspolitikken er formuleret af en arbejdsgruppe, der består af: Benny Balsgaard Inge Dam Charlotte Hervit Ivan Underlin Jørgen Kej Aino Faldborg For at bruge kommunikation som et strategisk værktøj i arbejdet med at nå vores mål skal kommunikationspolitikken indeholde en række principper for god kommunikation – overordnede holdninger og retningslinier, som skal følges for at understøtte mål og beslutninger i kommunen. Kommunikation er et middel til at nå målet – aldrig et mål i sig selv. Ansvar for kommunikation: Decentralt, fordi det er nødvendigt for at sikre forankring og opbakning, målrettethed (hverdagens eksempler), tilstrækkelig informationsdybde, sammenhæng til kerne”produktionen”. Under kommunikationspolitikken skal der på strategisk niveau identificeres en række indsatsområder, hvor der skal udarbejdes mere detaljerede guidelines eller regler i form af delstrategier på udvalgte indsatsområder. Indsatsområderne kan f.eks. Omfatte intern kommunikation, pressehåndtering, design, sprog, markedsføring, elektroniske medier m.v.

Kommunikation på flere niveauer Indhold Udgangspunkt Tidshorisont Politik Holdninger Central Langt sigte Delpolitikker/ strategier Handlinger Central/decentral Et par år Handlingsplan/ Kommunikations-plan Decentral/ projektniveau Årlig/tidsbegrænset Strategien – viser vores prioriteringer – hvor vi især vil sætte ind. På strategisk plan identificeres således en række indsatsområder, hvor der skal udarbejdes mere detaljerede guidelines eller regler i form af delstrategier. Indsatsområderne kan f.eks. omfatte intern kommunikation, pressehåndtering, design, sprog, branding, elektroniske medier mv. På samme måde skal der decentralt arbejdes med kommunikationsplaner for konkrete projekter mv. Jeg foreslår, at vi arbejder med kommunikation på værdiniveau i kommunikationspolitikken – og så bliver konkrete og målformulerende på strateginiveauet.

Strategisk udgangspunkt Det er vigtigt, at der går en rød tråd fra kommunens strategiske udgangspunkt til kommunikationspolitikken. De strategiske områder, som primært har relevans for vores kommunikation er: Åben og proaktiv kommune Ledelses- og organisationsværdier: bl.a. dialog og sjovt at gå på arbejde Udviklingsstrategi – bl.a. digital kommune Brandingindsats - kommunikationsplatform Koncernmål for 2008 om kerneværdi for borgeren og medarbejdertrivsel/sygefravær Kommunens overordnede mål og værdier skal afspejle sig i kommunikationspolitikken. Hvis ikke disse ting skinner igennem i vores kommunikation vil de blot være tom retorik. En værdi om åbenhed skal selvfølgelig komme direkte til udtryk i vores kommunikation. Reglen om, at man skal gøre det, man siger, man vil gøre, er et vigtigt element i en kommunikationspolitik, der vil signalere troværdighed.

Hvad indeholder kommunikationspolitikken? Vision for kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune – kobling til det strategiske grundlag 3 principper for god kommunikation Hvad vil vi med vores kommunikation? Hvor ligger ansvaret for kommunikation? For at bruge kommunikation som et strategisk værktøj i arbejdet med at nå vores mål skal kommunikationspolitikken indeholde en række principper for god kommunikation – overordnede holdninger og retningslinier, som skal følges for at understøtte mål og beslutninger i kommunen. Kommunikation er et middel til at nå målet – aldrig et mål i sig selv. Ansvar for kommunikation: Decentralt, fordi det er nødvendigt for at sikre forankring og opbakning, målrettethed (hverdagens eksempler), tilstrækkelig informationsdybde, sammenhæng til kerne”produktionen”. Under kommunikationspolitikken skal der på strategisk niveau identificeres en række indsatsområder, hvor der skal udarbejdes mere detaljerede guidelines eller regler i form af delstrategier på udvalgte indsatsområder. Indsatsområderne kan f.eks. Omfatte intern kommunikation, pressehåndtering, design, sprog, markedsføring, elektroniske medier m.v.

3 principper for god kommunikation Kommunikation indgår i alle aktiviteter Modtageren i fokus Åbenhed og dialog er en forudsætning for udvikling For at bruge kommunikation som et strategisk værktøj i arbejdet med at nå vores mål skal kommunikationspolitikken indeholde en række principper for god kommunikation – overordnede holdninger og retningslinier, som skal følges for at understøtte mål og beslutninger i kommunen. Kommunikation er et middel til at nå målet – aldrig et mål i sig selv. Ansvar for kommunikation: Decentralt, fordi det er nødvendigt for at sikre forankring og opbakning, målrettethed (hverdagens eksempler), tilstrækkelig informationsdybde, sammenhæng til kerne”produktionen”. Under kommunikationspolitikken skal der på strategisk niveau identificeres en række indsatsområder, hvor der skal udarbejdes mere detaljerede guidelines eller regler i form af delstrategier på udvalgte indsatsområder. Indsatsområderne kan f.eks. Omfatte intern kommunikation, pressehåndtering, design, sprog, markedsføring, elektroniske medier m.v.

Den videre proces Kommunikationspolitikken er sendt i høring i: Hovedudvalget Lederforum De lokale MED-udvalg/personalemøder med MED-status På baggrund af input herfra udarbejder arbejdsgruppen et endeligt bud på en kommunikationspolitik, som sendes til godkendelse i direktionen og derefter til økonomiudvalg/kommunalbestyrelse. For at bruge kommunikation som et strategisk værktøj i arbejdet med at nå vores mål skal kommunikationspolitikken indeholde en række principper for god kommunikation – overordnede holdninger og retningslinier, som skal følges for at understøtte mål og beslutninger i kommunen. Kommunikation er et middel til at nå målet – aldrig et mål i sig selv. Ansvar for kommunikation: Decentralt, fordi det er nødvendigt for at sikre forankring og opbakning, målrettethed (hverdagens eksempler), tilstrækkelig informationsdybde, sammenhæng til kerne”produktionen”. Under kommunikationspolitikken skal der på strategisk niveau identificeres en række indsatsområder, hvor der skal udarbejdes mere detaljerede guidelines eller regler i form af delstrategier på udvalgte indsatsområder. Indsatsområderne kan f.eks. Omfatte intern kommunikation, pressehåndtering, design, sprog, markedsføring, elektroniske medier m.v.

Kommunikationspolitik i høring Kommunikationspolitikken er i høring i hele marts måned. Høringssfristen er den 31. marts Høringssvar sendes til Aino Faldborg på aif@faaborgmidtfyn.dk For at bruge kommunikation som et strategisk værktøj i arbejdet med at nå vores mål skal kommunikationspolitikken indeholde en række principper for god kommunikation – overordnede holdninger og retningslinier, som skal følges for at understøtte mål og beslutninger i kommunen. Kommunikation er et middel til at nå målet – aldrig et mål i sig selv. Ansvar for kommunikation: Decentralt, fordi det er nødvendigt for at sikre forankring og opbakning, målrettethed (hverdagens eksempler), tilstrækkelig informationsdybde, sammenhæng til kerne”produktionen”. Under kommunikationspolitikken skal der på strategisk niveau identificeres en række indsatsområder, hvor der skal udarbejdes mere detaljerede guidelines eller regler i form af delstrategier på udvalgte indsatsområder. Indsatsområderne kan f.eks. Omfatte intern kommunikation, pressehåndtering, design, sprog, markedsføring, elektroniske medier m.v.

Indsatsområder i 2009 Ingen kan spise en elefant på en gang – men de fleste kan spise den stykke for stykke

Den gode historie Dialog og samtale Indsatsområder i 2009 Den gode historie Dialog og samtale

Indsatsområder i 2009 Inden for disse indsatsområder vil vi fra central hold udvikle eksempelvis: værktøjer interne kurser succeskriterier for området fremhævelse af de gode eksempler

Præsentation af ny hjemmeside v/Lotte Holm, Fællessekretariatet

Lederevaluering v/Charlotte Hervit, HR