porteføljestyring www.kombit.dk/portefoeljestyring

Disse slides Kan benyttes lokalt til at sætte fokus på porteføljestyring Kan benyttes til en strategisk drøftelse af potentialerne ved at indføre porteføljestyring

Hvorfor fokus på porteføljestyring?

Kommunerne oplever en stigende mængde udviklingsprojekter Der er stigende gevinstkrav til digitaliseringsprojekterne Kan den nuværende organisering af udviklingsprojekter håndtere dette succesfuldt?

IKKE KUN STIGENDE MÆNGDE OG KRAV… … KOMPLEKSITETEN STIGER OGSÅ! Egne projekter Krav om udbud Krav om nye arbejdsgange Mange it-systemer Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Monopolbrudsprojekter etc.

Altså… Prioritering Mange udviklingsprojekter Kræver Mange udviklingsprojekter Fokus på gevinstrealisering Kompleksitet Prioritering Denne udvikling kalder på en øget prioritering af udviklingsaktiviteterne. Med den pipeline der er af kommende digitaliseringsprojekter, kan det være nødvendigt at organisere udviklingsprojekterne anderledes og etablere en tværgående styring og strategisk prioritering.

Hvad kan vi få ud af porteføljestyring? Grundlag for forretningsgevinster Forventet VÆRDI. Ingen overlappende projekter Optimere ressourceforbruget Budskaber Grundlag for forretningsgevinster Porteføljeledelsen kan sikre, at der stilles krav om afrapportering på forretningsgevinster fra fagcheferne efter projektafslutning Fælles beslutning og prioritering sikrer en maksimering af projektafkastet og strategisk målopfyldelse Ingen overlappende projekter En fælles godkendelse sikrer, at projekter i fx to forskellige afdelinger ikke opfylder samme formål. Optimering af ressourceforbruget Tværgående prioritering af udviklingskapaciteten sikrer, at de højest prioriterede projekter får tildelt den nødvendige udviklingskapacitet - og ikke de projekter som råber højest

Sikring af VÆRDI kræver… Hvad kræver det? Vurdering mod strategiske mål Sikring af VÆRDI kræver… Fælles prioritering og godkendelse Overblik og aktuel status Fokus på projekteffekter Budskaber Vurdering mod strategiske mål Projekterne skal understøtte de politiske og strategiske målsætninger Skab synlighed om hvilke projekter der understøtter kommunens strategiske og politiske målsætninger Fælles prioritering og godkendelse De højest prioriterede projekter får tildelt den nødvendige udviklingskapacitet Overblik over aktuel status Skab tværgående og fælles projektoverblik inkl. aktuel projektstatus Skab synlighed om hvilke projekter der er igangsat hvor og hvad status er? Fokus på projekteffekter Synlighed og struktur på arbejdet med projekteffekter

Porteføljestyring – hvordan?

To hovedforudsætninger for effektfuld porteføljestyring 1. Skab ledelsesmæssig forankring på strategisk niveau 2. Introducer en fast projektmodel med projektfaser

Start med fasemodellen – ”Sådan kommer du i gang med porteføljestyring” Beslutning om porteføljestyring 3 - 6 mdr. Fase 2 Etablering af porteføljen 3- 6 mdr. Fase 3 Etablere løbende porteføljestyring 6- 12 mdr. Træf beslutning om de indledende aktiviteter og processer Eks. Roller og ansvar, Få organisationen med Kriterier for porteføljestyring Dataindsamling og etablering af første overblik Eks. Organisering, Fastlægge porteføljens indhold Løbende driftsaktiviteter Eks. Projekt-godkendelse Løbende status-rapportering

Sæt de indledende aktiviteter i gang Start med at skabe overblik Prioriter mellem projekterne Skab balance Nuværende projektmængde Central projekt-godkendelse Løbende status Strategiske målsætninger Tværgående frem for lokal Effektoptimering Udvælge eks. top 10 projekter Drift og udvikling Projektfaserne Placering af projekter Risiko Budskaber Skabe overblik: Indsaml oplysninger om alle projekter og programmer. Etabler et tværgående forum for projektgodkendelse. Prioritere: vurder projekterne op mod kommunens politiske og strategiske målsætninger og udvælg, hvad der skal indgå i porteføljen (ikke alle projekter skal indgå i porteføljen). Der kan arbejdes med en top 5- eller top 10-projektliste. Overvej ved prioriteringen fx hvilke projekter, der giver den største effekt eller afkast. Skab balance: Mellem drifts- og udviklingskapacitet (der skal afsættes de fornødne ressourcer til udviklingsprojekter, så disse kan få fremdrift). Mellem projektfaserne for at sikre at den samlede mængde af projekter ikke er i de samme faser (det fordeler trækket på støttefunktioner). Mellem placeringen af projekterne for at sikre, at et fagområde ikke har 3 implementeringsprojekter samtidig. Ift. risiko, så det ikke kun er højrisikoprojekter, der igangsættes.

Brug KOMBIT’s materiale Tilgængeligt på www.kombit.dk/portefoeljestyring Pixiudgave til strategisk lag Samlet rapport til praktikere med bl.a. Opstartsguide Information om porteføljestyring Fire kommunale cases Værktøjer til porteføljestyring Forskellige uddelingsark Strategiske budskaber Hvad er porteføljestyring? Gevinster ved porteføljestyring Roller og ansvar ved porteføljestyring Sådan kommer du i gang med porteføljestyring Gode råd til arbejde med porteføljestyring Case-eksempler på porteføljestyring