Digitalpost Facility Management 2013 Digitalpost COOP 2013 - Kort om Coop - Klar til digital post? - Muligheder og udfordringer - Afklaringer implementering Digitalpost Facility Management 2013

Digitalpost Facility Management 2013 Coop Danmark A/S Danmarks største detailvirksomhed, med historie tilbage til slutningen af 1800-tallet andelsforeninger. Ejet af ca. 1.300.000 medlemmer. Kæderne består samlet set af ca. 1.200 butikker heraf ca. 800 Coop ejet og ca. 400 selvstændige brugsforeninger. Virksomheden har omkring 36.000 medarbejdere, heraf ca. 2.000 i HQ og logistik funktioner. Coop ligger stor vægt på ansvarlighed, herunder bl.a. madspild og etisk samhandel… Digitalpost Facility Management 2013 Digitalpost Facility Management 2013

Digitalpost Facility Management 2013 Central eller decentral organisering… Ca. 2000 medarbejdere Ca. 30 enheder (logistik og distribution, HQ øvr.) Ca. 800 + 400 butikker Ca. 36.000 medarbejdere Heraf ca. 2500 ledere Central organisering af funktioner Decentral organisering af funktioner Primært selvstændig organisering af funktioner Digitalpost Facility Management 2013 Digitalpost Facility Management 2013

Digitalpost Facility Management 2013 Digitalpost - Hvad står vi egentlig overfor? Relativ sen opstart af projektet - fandt ingen mulighed for relevant rådgivning, for implementering og forankring af digitalpost i virksomheden? Overblik over CVR og status på registrering og tilknytning af digitale postkasser, ingen central ansvarlig i Coop for samtlige CVR, eller for LRA rollerne og digitale signaturer? Overblik over organisering, roller og ansvar for CVR og postkasser samt afklaring af de mange interessenter på tværs af Coop CVR-numre samt i selvstændige CVR-numre? Hvordan får vi overblik over hvilke krav implementeringen stiller til organisering og ressourcetræk fx, hvor mange posttyper og mails kan vi forvente? Udarbejdelse af procesbeskrivelse for styring af og politikker omkring håndtering af digitalpost i Coop, herunder automatisering af administrative processer og postgange samt betydning for eksisterende postfunktion? 19 CVR! ?4000+ 2011-2013 Digitalpost Facility Management 2013 Digitalpost Facility Management 2013

Digitalpost Facility Management 2013 Arbejdet med opbygning af ensartet struktur… CVR Hovedpostkasse Arbejdsmiljø Tilsyn Smiley Firmabiler LØN VEU godtgørelser Refusioner CVR COOP Hovedansvarlig for CVR (Kontaktperson) LRA ansvarlig I - Site ansvarlig Rolle: NemID administrator på CVR (rettigheder) LRA ansvarlig II (IT) - Digital signaturansvarlig Rolle: Oprettelse og styring af digitale signaturer VIRK.DK CVR POSTKASSE CVR indbakke Ansvarlig: Coop post Rolle: Opbygning af postkassestruktur Allokering af post til hovedstruktur Coop Outlook Postmappe hovedstruktur Ansvarlig: Funktionsansvarlig I (lokalt/centralt) Rolle: Behandling og fordeling af indgående post Underordnet postmappestruktur Ansvarlig: Funktionsansvarlig II Rolle: Behandling af indg. post Digitalpost Facility Management 2013 Digitalpost Facility Management 2013

Muligheden for overgang til kendt system platform… Automatisk videreformidling af al post til COOP Outlook CVR postmappe (19 CVR) Manuel sortering Stort ressourcetræk Vedvarende løbende manuel proces Risiko for overse kritisk post! Virk.dk Ny digitalpost til CVR indbakke Facility post Løbende første sortering, herefter automatiske regler til mappestruktur (+4000) Mange interessenter og flere niveauer på samme posttyper. Løsning imødekommer ikke færre digitale signaturer, da der skal svares på virk.dk Ansvar for område på tværs af flere CVR tidskrævende funktion! Styring af rettigheder på posttyper! Risiko for forlængelse af behandlingstid, samtalejournalisering? Signatur ID låsning betydning for læsning? Behov for håndtering af hvert CVR. Centrale nøglepersoner kunne blive flaskehalse. Områdeansvarlig Arbejdsmiljø Løn VEU Refusioner CVR-indbakke i Outlook i Indbakke til håndtering Ansvarlig skal logge på de forskellige CVR virk.dk for fx besvarelse af mail til myndigheder… Automatisk proces Manuel proces Digitalpost Facility Management 2013

Digitalpost Facility Management 2013 Implementering 2013-14 - forventninger til ressourcetræk Dedikeret projektressource (1-2) til klarlægning af posttyper, oprydning af modtaget post og manuel håndtering og videre formidling af ny post på CVR numre. Opsat tværgående projektorganisation (2-3) og for samordning af håndtering og forankring af digitalpost i Coop, herunder dobbelt administrator funktioner for sikring af videreformidling af post, opsætning af regler og brugeradministration i implementeringsperioden. Klarlægning af interessenter for de enkelte CVR og tværgående funktioner (50-75) + (ledende funktioner i kæderne ca. 2000-2500) Forankring af oprettelse og vedligeholdelse af LRA og digitalsignatur via IT (3). Digitalpost Facility Management 2013 Digitalpost Facility Management 2013

Digitalpost Facility Management 2013 3 udestående spørgsmål og overvejelser? Det virker til at der er stor forskel på, hvor langt de forskellige myndigheder og kommuner er med at digitalisere posten, så hvordan får vi skabt os et overblik over, hvad der lander samt hvor og hvornår (ressourcetræk og optimering af de adm. processer)?… Har vi muligheder for indflydelse på hvordan digitalpost rammer og vises i virksomheden, så vi minimere administrative manuelle processer og risikoen for lang eller manglende sagsbehandling? herunder; Entydig ID af posttypen med information omkring hvilken sag den specifik vedrører eller blot er af orienterende karakter, for disponering og prioritering… Direkte adressering og allokering til ansvarlig person i virksomheden herunder fx direkte til butikken eller organisatorisk enhed… Klassificering af kritiske posttyper for fx håndtering af fakturaer, eller deadlines fx ved eventuel påbud… Mulighed for kommunikation via modtaget mail samt journalisering, uden opkobling til de forskellige CVR-numre på virk.dk med tilhørende digitale signaturer? Digitalpost Facility Management 2013 Digitalpost Facility Management 2013

Digitalpost Facility Management 2013