Valideringsplatform.. en ide et projekt et produkt en udfordring et tilbud Oplæg til konsensusmøde d. 29/11 2007 projektleder Eigil Vejergang CVU Øresund, Bioanalytikeruddannelsen

Valideringsplatform: Ideen Behov, muligheder, formål Projektet Projektfaser og tidshorisont Omfang Organisering Produktet Internetplatform og dokumentstyring Systematik og omfang Etablering og vedligeholdelse Udfordringen Professionalisme og sikkerhed Tilbuddet Gruppemøde

Behov Muligheder Formål Ideen Hvordan gør andre? Hvordan uddanne? Videncenterdannelse Projektstøtte TEKNA Science (www.tekna.dk) Formål Hurtig nabohjælp Støtte til akkreditering Relevant uddannelse

Projektet – Omfang Forventet afdelingsrepræsentation ved møde (21) Hospital Afdeling Region Amager Hospital Klinisk Biokemi Hovedstaden Bispebjerg Hospital Frederiksberg Hospital Gentofte Hospital Glostrup Hospital KLFN Herlev Hospital Klinisk Immunologi Hvidovre Hospital Klinisk Mikrobiologi KPLL Nordsjællands Hospital, Frdsund Nordsjællands Hospital, Hillerød Patologi Rigshospitalet Sygehus Syd - Næstved Sjælland Sygehus Vest - Holbæk Sygehus Vest - Slagelse Sygehus Øst - Køge

Fase I – Netværk og vidensindsamling Projektet – Faser og tidshorisont Fase I – Netværk og vidensindsamling (primært arbejdsgruppe) Start januar 2008 Opsøgende virksomhed og kontakter til andre interessenter Indsamling og systematisering af dokumenter Statusopgørelse juni 2008 Fase II – Dokumentstyring (primært projektgruppe) Start januar 2008 Fastlæggelse af dokumentstyringssystem Fastlæggelse af journalnøgle for systematisering af dokumenter Fastlæggelse af procedure for dokumenthåndtering med afprøvning Fase III – Publicering Start april 2008 Fortsat vidensindsamling og dokumenthåndtering Løbende præpublicering og publicering efter afdelingernes godkendelse Statusopgørelse november 2008 Fremtidig drift

Arbejdsgruppe Projektgruppe Styregruppe Kontaktpersoner Projektet – Organisering Arbejdsgruppe 5 fra bioanalytikeruddannelsen + 5 fra professionen Skal danne netværk mellem laboratoriemedicinske afdelinger, videnskabelige selskaber, firmaer og uddannelsesinstitution med aftaleindgåelse og vidensindsamling Bør besidde professionsfaglige kompetencer med indsigt i de forskellige professionsområder og helst med allerede etablerede netværk hertil Projektgruppe 3 fra bioanalytikeruddannelsen + 3 fra professionen Skal lede og koordinere projektet samt stå for systematisering og udarbejdelsen af dokumentstyringssystem og platform Bør besidde professionsfaglige kompetencer og have kompetencer inden for projektledelse, databearbejdning og internetbaseret IKT Styregruppe 2 fra bioanalytikeruddannelsen + 1 fra professionen Skal fungere som inspirationskilde og sparringspartnere for projektgruppen og sikre, at projektet udvikler sig indenfor de rammer, der ligger til grund for etableringen af projektet Kontaktpersoner Gruppemedlemmer kan efter behov krydsreagere mellem grupper!

Valideringsplatform: Ideen Behov, muligheder, formål Projektet Projektfaser og tidshorisont Omfang Organisering Produktet Internetplatform og dokumentstyring Systematik og omfang Etablering og vedligeholdelse Udfordringen Professionalisme og sikkerhed Tilbuddet Gruppemøde

Produktet – Internetplatform og dokumentstyring ”operationel internetbaseret valideringsplatform” En platform En højere liggende perron, hvor alle kan læsse af - og hvor alle efter systematisering kan se, hvad der ligger En valideringsplatform En platform med oplysninger om metodevalideringer ved laboratoriemedicinske specialer En internetbaseret valideringsplatform En valideringsplatform, hvor oplysninger kan nås ved klik med en mus Fra pjecen - Præsentation af Klinisk Biokemisk Afdeling, Regionshospitalet Holstebro, Hospitalsenheden Vest (07): ”Efter 2 års arbejde hvor vi var ved at “drukne” i papirer, begyndte vi at se os om efter et elektronisk dokumentstyringssystem. Valget faldt på firmaet Grøne IT i Århus (hedder nu Symfoni Software).” En operationel internetbaseret valideringsplatform En internetbaseret valideringsplatform, der er let at betjene af operatører og brugere operatørvenlig digitalisering, systematisering og upload af dokumenter med fuld kompatibilitet brugerlogisk interaktiv opbygning og hurtig og sikker adgang til oplysninger

Produktet – Internetplatform og dokumentstyring (Eksempler) Eksempel på håndbogsportal fra Region Midtjylland - Vest: http://www.ringamt.dk/SU/Haandboeger/PortalHaandboeger.nsf/BrowserForside Eksempler på integrerede internetpublikations- og dokumentstyringssystemer: Symfoni CMS Suite: Content Management Solutions (IBM/Lotus – anvendt af Region Midtjylland) Microsoft Office SharePoint Server 2007: Enterprise Content Management (Microsoft – skal anvendes af Region Hovedstaden) EMC2: Content Management (uafhængigt af styresystem)

Produktet – Systematik og omfang Platformens systematik fastlægges af projektgruppe! Projektgruppen udarbejder: journalnøgle til logisk systematisering af dokumenter kravsspecifikationer for dokumenthåndteringen skabelon for arbejdsgruppens dokumentindsamling med angivelse af de for systematiseringen nødvendige oplysninger (NB! – ikke indholdsoplysninger) Platformens tilstræbte omfang fastlægges endeligt af projektgruppe! Den foreløbige projektgruppes udgangspunkt: lokale overordnede, generelle beskrivelser af valideringsstrategier konkrete beskrivelser af, hvordan apparatur og analyser valideres og er valideret Desuden kan tilstræbes: analysevejledninger, betjeningsvejledinger og -procedurer? dokumentation for gennemførte valideringer? foreløbige protokoller og rapporter for igangværende valideringer?

Produktet – Etablering og vedligeholdelse En tænkt arbejdsgang for et dokument: Arbejdsgruppemedlem og kontaktperson aftaler, hvilke dokumenter, der skal publiceres på platformen og udarbejder en oversigt for afdelingen Arbejdsgruppemedlem og kontaktperson aftaler, hvilke oplysninger der skal følge dokumenterne og hvordan materialet overbringes Kontaktperson sender/overbringer materialet digitalt til arbejdsgruppemedlem, der journaliserer det digitalt efter den af projektgruppen udarbejdede journalnøgle Sekretær uploader materialet ud fra projektgruppens anvisninger og præ-publicerer det til godkendelse af afdelingen (kontaktperson) Endelig publikation af materialet til enten projektgruppemedlemmer eller hele offentligheden sker først efter afdelingens endelige godkendelse En gang årligt kontaktes afdelingen (kontaktperson) med henblik på ajourføring af afdelingens oversigt og materiale på platformen

Udfordringen – Professionalisme og sikkerhed Nogle betingelser for et vellykket projekt Professionalisme: Loyalitet over for projektets formål Respekt og loyalitet over for dokumenternes ejere (afdelingerne) Sikker og betryggende dokumenthåndtering En operationel platform KISS (Keep It Simple Stupid) Sikkerhed: Mod dobbeltarbejde - nem mulighed for ejer til at trække indhold hjem Mod tab - omhu, back-up Mod misbrug - copy-right, datomærkning, frigivelse på 3 niveauer Mod bedrevidende - fyldestgørende dokumentoplysninger, fortrydelsesret, keep smiling 1. Ejeradgang 2. Adgang for projektdeltager 3. Offentlig adgang

Tilbuddet Region Hovedstaden: Specialebeskrivelse - Klinisk Biokemi - februar 2006 4.3 Akkreditering og certificering – fremtid Der tegner sig det billede, at en meget stor del af de klinisk biokemiske afdelinger i regionen om et par år vil være akkrediterede af DANAK efter samme standard. Dette vil være en stor fordel af flere grunde: Resursemæssigt – fordi det er en stor fordel, at afdelingerne indbyrdes kan udveksle dokumenter i form af procedurevejledninger m.m. til gensidig inspiration, og fordi de samlede omkostninger til DANAK vil kunne reduceres, når entreprisen kan samles. Kvalitetsmæssigt – fordi fælles standarder muliggør et smidigere samarbejde mellem afdelingerne. Er man underlagt samme krav til dokumentation, arbejdsgange m.v. bliver dialogen nemmere og kvaliteten af samarbejdet forbedres. Hurtig nabohjælp og støtte til igangværende akkrediteringer - med minimale omkostninger og ressourcer Fremtidige medarbejdere, som fra start er - bedre klædt på til validering og kvalitetsarbejde

Kaffe! Gruppemøde - projektkvalificering Jeres gruppe- og lokalenummer er påført diskussionsside i chartek. 02 – lokale 02 i stuen; 03 - lokale 03 i stuen; 12 - lokale 12 på 1. sal i undervisningsbygningen (ud i gården - til venstre – ned af trappe – rød høj bygning) Der vil være et projektgruppemedlem i hver gruppe som vil introducere diskussionen. Vi ses her igen kl. 15.30!

Videre frem…. Styregruppe og foreløbig projektgruppe vil hurtigst muligt konkludere, om opbakningen til ideen er tilstrækkelig til at igangsætte projektet Hvis nej - vil I modtage en mail herom Hvis ja – vil vi inden jul etablere projekt- og arbejdsgruppe og forhøre os hos de manglende respondenter, om de kunne tænke sig at deltage i projektet Konstituerende møder for grupperne forventes afholdt i løbet af januar 2008 Deltagende afdelinger vil hurtigst muligt herefter blive kontaktet