Administrationsseminar 07.09.11 Uddrag plancher fra undervisningen beskrivelse og analyse af forretningsgange 1

Administrationsseminar 07.09.11 Mål med undervisningen Eleven har kendskab til forretningsgange i virksomheder og har kendskab til, hvordan man kan optimere virksomheders forretningsgange   Eleven behersker værktøjer og metoder til at optimere egne arbejdsopgaver inden for administrative funktioner 2

Administrationsseminar 07.09.11 HVORDAN FÅR MAN KENDSKAB TIL OG OPTIMERER FORRETNINGSGANGE – HERUNDER EGNE ARBEJDSOPGAVER?   Beskrivelse og analyse af forretningsgange 3

Administrationsseminar 07.09.11 HVAD ER EN FORRETNINGSGANG? Beskriver et forretningsområde, dets ansvarsplacering og kontroller Hvor kommer opgaven fra og hvor skal den hen Hvem er ansvarlig for godkendelse, udførelse af opgave, kontrol af den udførte opgave mv. 4

Administrationsseminar 07.09.11 OPTIMAL FORRETNINGSGANG Der er klare beskrivelser og regler for alting Alle opgaver udføres optimalt mht. økonomi og sikkerhed 5

Administrationsseminar 07.09.11 FORRETNINGSGANGSBESKRIVELSERS FORM Nedskrevne Alle kan få kendskab til de vedtagne forretningsgange også nye medarbejdere De ansvarlige kan foretage konsekvensvurderinger før forretningsgangen ændres Ressourcekrævende at holde ajour i en virksomhed i stadig udvikling Kan opbevares på intranet eller fællesdrev, så alle har adgang til de opdaterede beskrivelser 6

Administrationsseminar 07.09.11 FORRETNINGSGANGSBESKRIVELSERS FORM Ikke nedskrevne Der kan opstå tvivl om den hvilken forretningsgang, der er Medarbejderen kan ændre forretningsgangen bevidst eller ubevidst Der foretages ikke konsekvensvurderinger ved eventuelle ændringer Nye medarbejdere kan ikke støtte sig til en nedskrevet forretningsgang – skal lære ved mundtlig instruktion 7

Administrationsseminar 07.09.11 FORMÅL M/BESKRIVELSE OG ANALYSE AF FORRETNINGSGANG Medarbejderen får overblik over formålet med og udførelsen af opgaven (hvor kommer den fra og hvor skal den hen?) Hvad er konsekvensen hvis arbejdsopgaven ikke udføres? Hvad er konsekvensen hvis arbejdsopgaven ikke udføres korrekt? Hvad er konsekvensen hvis arbejdsopgaven ikke udføres til tiden?   8

Administrationsseminar 07.09.11 FORMÅL M/BESKRIVELSE OG ANALYSE AF FORRETNINGSGANG Medarbejderen kan arbejde på at Undgå fejl eller mulighed for fejl Undgå at udføre unødvendige arbejdsopgaver Undgå dobbeltarbejde Undgå at udføre arbejdet for godt (Volvo/Skoda) Er virksomhedens omkostningsstruktur optimal Undgå besvigelser   9

Administrationsseminar 07.09.11 FORMÅL M/BESKRIVELSE OG ANALYSE AF FORRETNINGSGANG Slå dig ikke til tåls med: Sådan har vi altid gjort Det har du ikke forstand på Du behøver ikke forstå hvad du laver, bare gør det   10

Administrationsseminar 07.09.11 FREMGANGSMÅDE VED BESKRIVELSE OG ANALYSE AF FORRETNINGSGANG Indsamling af data til beskrivelse Beskrivelse af nuværende forretningsgang Analyse af nuværende forretningsgang Vurdering af mulighed for eventuel ændring af forretningsgang Beregning af økonomiske konsekvenser ved ændring af forretningsgang Forslag til ændring af forretningsgang Implementering af ændret forretningsgang Opfølgning på den ændrede forretningsgang   11

Administrationsseminar 07.09.11 INDSAMLING AF DATA TIL BESKRIVELSE Egen erfaring Observation Interview Spørgeskema Kombination af ovenstående   (Gennemgang næste skoleophold) 12

Administrationsseminar 07.09.11 BESKRIVELSESMETODER Verbal beskrivelse Uden underpunkter Er god til meget korte beskrivelser Bliver uoverskuelig ved længere beskrivelse Tager længere tid for læseren at absorbere/forholde sig til Verbal beskrivelse i punktform Fylder mere Er mere overskuelig ved længere beskrivelse   13

Administrationsseminar 07.09.11 BESKRIVELSESMETODER Systemdiagram ikke standardiseret metode Viser de overordnede forretningsgange i fugleperspektiv Ofte nødvendigt med verbale tilføjelser Begrænser verbale forklaringer i forhold til beskrivelser Systemdiagram standardiseret metode Viser forretningsgangene i fugleperspektiv Ofte ikke nødvendigt med verbale tilføjelser   14

Administrationsseminar 07.09.11 Eksempel på beskrivelse Jeg vil beskrive og analysere forretningsgangen omkring udbetaling og afregning af rejseforskud til virksomhedens sælgere. Der er ansat 15 sælgere, som hver rejser ca. 8 gange om måneden. Alle sælgere modtager rejseforskud ca. 4 gange om måneden. 1. Når sælgerne rejser afholder de udgifter til hotel, færger, bropenge, taxa, køb af diverse materialer samt bespisning af dem selv og kunder på hoteller, restauranter, pølsevogne og lign. Den gennemsnitlig udgift pr. rejse udgør ca. 5.000 kr. 2. Sælgerne kan modtage udbetaling af forskud på rejser i det omfang de ønsker det 15

Administrationsseminar 07.09.11 ANALYSE AF FORRETNINGSGANG Definition af analyse Analyse er adskillelse af en helheds enkeltdele og undersøgelse af disse enkeltdeles relationer til hinanden og eventuelt til helheden   Analysen består i en opspaltning eller opdeling af det, som i praksis eller tænkningen udgør en helhed, i dets enkelte dele Al analyse er forenkling, som er med til at skabe overskuelighed og overblik 16

Administrationsseminar 07.09.11 Eksempel på analyse 17

Administrationsseminar 07.09.11 Uddybning af punkter i analyse Fordele: 1. Sælgerne kan modtage forskud i det omfang de ønsker det Sælgerne skal ikke lægge penge ud, når de skal ud at rejse 2. Sælgerne kan modtage forskud u/godkendelse fra en ansvarlig Sælgerne skal ikke bruge tid på at finde en ansvarlig, som kan underskrive et udbetalingsbilag Ulemper: Der er ikke kontrol af, om sælgeren egentlig er berettiget til modtagelse af rejseforskud 18

Administrationsseminar 07.09.11 Vurdering af eventuel ændring af forretningsgange Vurder om fordele for visse personalegrupper, sker på bekostning af andre grupper Er der stor sikkerhedsbrist, som på sigt kan koste virksomheden penge Er der nogle medarbejdere, som anvender uhensigtsmæssig meget tid pga. den nuværende arbejdsgang Kan ændring i forretningsgangen reducere det samlede tidsforbrug i virksomheden (tid = penge) Kan ændring i forretningsgangen mindske større sikkerhedsbrist, uden at man kontrollerer sig ihjel 19

Administrationsseminar 07.09.11 Beregning økonomiske konsekvenser v/ændring af arbejdsgange 20

Administrationsseminar 07.09.11 Beregning økonomiske konsekvenser v/ændring af arbejdsgange 21

Administrationsseminar 07.09.11 Forslag til ændring af forretningsgang Klare og målbare forslag Beskriv hvilke konsekvenser ændringen af forretningsgangen vil medføre for alle involverede parter Udarbejd forslag til ny forretningsgangsbeskrivelser, hvis der er mange ændringer    HUSK Du må ikke tænke på din egen situation, men på virksomhedens samlede bedste, når du stiller forslag 22

Administrationsseminar 07.09.11 Implementering af ændret forretningsgang Kom med forslag til, hvordan den ændrede forretningsgang kan indføres i virksomheden Husk oplæring af medarbejdere f. eks. ved kurser, informationsmøder eller løbende instruktion i starten Vær positiv overfor negative tilkendegivelser (forandring kan betragtes som farlig) Tidsplan 23

Administrationsseminar 07.09.11 Opfølgning på ændret forretningsgang Foreslå tidspunkt for opfølgning og eventuel revision af den ændrede forretningsgang   24

Administrationsseminar 07.09.11 KONKLUSION Eleverne bruger metoden når de skal skrive fagprøve Planlægge og gennemføre en aktivitet – analyserer den nuværende metode, før de planlægger og gennemfører aktiviteten Ressourcestærke elever beskriver og analyserer større problemstillinger – øvrige elever mindre problemstillinger Eleverne er glade for at beregne ”hvad ting” koster - synlighed 25