Seminar om implementering – Økonomistyrelsen (11. november 2010) Implementering af systemer Inspiration og erfaringer fra Post Danmark ved chefkonsulent Ole P. Nielsen

Seminar om implementering – Økonomistyrelsen (11. november 2010) UDFORDRINGEN………… Hvordan sikrer vi, at de medarbejdere, der skal bruge nye systemer også tager dem til sig, så systemerne bliver en hjælp og ikke en sten i skoen?

Seminar om implementering – Økonomistyrelsen (11. november 2010) Succes afhænger af din indsats! Engagement Vilje til at lykkes Tro Udstråling

Seminar om implementering – Økonomistyrelsen (11. november 2010) MÅLET (typisk) Effektivisering Reduktion af gennemløbstider Bedre kvalitet Lavere stykomkostninger Ofte styret af spørgsmålene: Hvad har vi råd til, eller hvad vil kunden betale?

Seminar om implementering – Økonomistyrelsen (11. november 2010) KRÆVER FORANDRINGER Maskiner Organisation Metoder Medarbejdere Processen Don’t work harder, but smarter….

Seminar om implementering – Økonomistyrelsen (11. november 2010) I UDVIKLINGSFASEN Tænk implementering ind i projektet allerede i udviklingsfasen Lav en grundig interessentanalyse Kør med høj grad af brugerinvolvering i udviklingsforløbet (arbejdsgrupper, sparringsgrupper, workshops). Tag ”kunderne” med på rejsen Placér IT-folk og forretningsfolk i samme lokale i udviklingsfasen. Den tætte, daglige dialog begrænser misforståelser og bureaukrati Forpligt de ledelser, der skal ”overtage og leve med” løsningen (via styregruppe, referencegruppe) Involvér de faglige organisationer, hvis det er relevant (via referencegruppe, følgegruppe). Etablér gerne et partnerskab på en brændende platform Sluk for gamle systemer, så man ikke kan ”falde tilbage” Forpligt projekterne til af levere nøglefærdige, velfungerende løsninger inkl. implementering (i stedet for bare at ”stille løsningen i nogle papkasser i porten”). Byg så vidt muligt videre på kendte begreber/metoder/processer, så ”alt det gamle” ikke skal smides ud. Sørg for grundig test og høj datakvalitet, inden løsningen ”slippes løs”. Dårlig datakvalitet og øvrige fejl i løsningen er alvorlige projekt-killere. Giver brugerne alibi for at afstøde løsningen En god løsning øger chancen for en succesfuld implementering!

Seminar om implementering – Økonomistyrelsen (11. november 2010) I IMPLEMENTERINGSFASEN Prøv løsningen af i nogle pilot-områder (eksemplets magt) Sørg for grundig kommunikation gennem hele forløbet Ban gerne vejen for implementeringen med en ledelseskaskade, hvor de lokale ledelser selv hopper op på ølkassen og laver storytelling om projektet Gennemfør grundig uddannelse i ”det nye” inkl. holdninger, adfærd og ”hands on”. Gerne lokalt på medarbejdernes hjemmebane. Så tæt på idriftsætning som muligt for at undgå videntab. Følg gerne op med træningssessioner. Etablér mulighed for brugersupport i en længere periode efter idriftsætning (3-6 måneder) Mobilisér riiiigeligt med implementeringsressourcer og giv fasen max fokus. Definér nogle indikatorer, der viser om løsningen reelt bruges og fungerer, og om ledere/medarbejdere har taget forandringen til sig. Monitorér på indikatorerne og kør PDCA Hold jævnlige opfølgningsmøder med basisorganisationen, hvor problemer og frustrationer kan (og skal!!) behandles Selv den bedste løsning kan ende i vindueskarmen, hvis den ikke bliver implementeret ordentligt.

Seminar om implementering – Økonomistyrelsen (11. november 2010) HOVEDKONKLUSSION Konstant og bred ledelsesopbakning – fra top til bund (signalere ”vi mener det”) Involvering af interessenter (det forpligter) Fokus på fakta – væk med ”synsninger”! Forventningsafstemme ved at: –informere (hvad ved vi og hvad ved vi ikke) –italesætte (hvad kan ændres og hvad ligger fast) –stille krav til brugerne (uddanne/instruere) Screene for problemer og gribe ind inden de bliver til modstand Vedholdenhed og opfølgning Fasthold standarder

Seminar om implementering – Økonomistyrelsen (11. november 2010) ERKENDELSER Vis engagement og tro Ikke alle kan gøres tilfredse Fokuser på det, du kan gøre noget ved Vedholdenhed – det tager tid, at få nye vaner