Vis hjælpelinjer som er en hjælp ved placering af billeder 1.Højre klik på den aktuelle side og vælg ’gitter og hjælpelinjer’ 2. Sæt kryds ved ’Vis’ tegnehjælpelinjer på skærmen 3. Vælg “OK” Indsæt dato Indsæt f.eks. Februar december 2015 ØSC Kundeforum

Indsæt tekst i sidefod 1. Vælg Indsæt i top menuen 2. Vælg Sidehoved og Sidefod 3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet 4. Tryk Anvend på alle Tekst starter uden punktopstilling For at få punktopstilling på teksten (flere niveauer findes) brug forøg listeniveau For at få venstrestillet tekst uden punktopstilling, brug formindsk listeniveau Skift til blå baggrund 1. Vælg ’Design’ i top menuen 2. Højre klik på ‘Blank blå’ 3. Vælg ’Applicér på valgte dias DAGSORDEN 1.Velkommen v. Trolle Klitgård Andersen 2.Status på udflytningsprojekt - Tidsplan for udflytning 3.Hvordan går det med at bygge op i Hjørring? 4.Mål og resultatplan for Stabil drift – hvor sikres den og hvordan prioriterer SAM? 6.Evt. 2

Indsæt tekst i sidefod 1. Vælg Indsæt i top menuen 2. Vælg Sidehoved og Sidefod 3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet 4. Tryk Anvend på alle Tekst starter uden punktopstilling For at få punktopstilling på teksten (flere niveauer findes) brug forøg listeniveau For at få venstrestillet tekst uden punktopstilling, brug formindsk listeniveau Skift til blå baggrund 1. Vælg ’Design’ i top menuen 2. Højre klik på ‘Blank blå’ 3. Vælg ’Applicér på valgte dias PROJEKTORGANISERING - UDFLYTNING TIL HJØRRING 3

Indsæt tekst i sidefod 1. Vælg Indsæt i top menuen 2. Vælg Sidehoved og Sidefod 3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet 4. Tryk Anvend på alle Skift til gul baggrund 1. Vælg ’Design’ i top menuen 2. Højre klik på ‘Blank gul’ 3. Vælg ’Applicér på valgte dias Tekst starter uden punktopstilling For at få punktopstilling på teksten (flere niveauer findes) brug forøg listeniveau For at få venstrestillet tekst uden punktopstilling, brug formindsk listeniveau HVORDAN TÆNKER VI ORGANISATION OG OPGAVER I HJØRRING Ny organisering hvor opgaver funktionsopdeles introduceres Gevinster på kort sigt Hurtigere oplæring i en mindre opgaveportefølje Mere sikker transition af opgaver Gevinster på lidt længere sigt Bedre mulighed for at forbedre services i dybden Bedre fleksibilitet på tværs Forsat mulighed for at effektivisere opgavevaretagelsen 4

Indsæt tekst i sidefod 1. Vælg Indsæt i top menuen 2. Vælg Sidehoved og Sidefod 3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet 4. Tryk Anvend på alle Skift til gul baggrund 1. Vælg ’Design’ i top menuen 2. Højre klik på ‘Blank gul’ 3. Vælg ’Applicér på valgte dias Tekst starter uden punktopstilling For at få punktopstilling på teksten (flere niveauer findes) brug forøg listeniveau For at få venstrestillet tekst uden punktopstilling, brug formindsk listeniveau FØRSTE BUD PÅ NY ORGANISATION I HJØRRING 5

Indsæt tekst i sidefod 1. Vælg Indsæt i top menuen 2. Vælg Sidehoved og Sidefod 3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet 4. Tryk Anvend på alle Skift til gul baggrund 1. Vælg ’Design’ i top menuen 2. Højre klik på ‘Blank gul’ 3. Vælg ’Applicér på valgte dias Tekst starter uden punktopstilling For at få punktopstilling på teksten (flere niveauer findes) brug forøg listeniveau For at få venstrestillet tekst uden punktopstilling, brug formindsk listeniveau FØRSTE BUD PÅ TRANSITIONSPLAN 6

Indsæt tekst i sidefod 1. Vælg Indsæt i top menuen 2. Vælg Sidehoved og Sidefod 3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet 4. Tryk Anvend på alle Skift til gul baggrund 1. Vælg ’Design’ i top menuen 2. Højre klik på ‘Blank gul’ 3. Vælg ’Applicér på valgte dias Tekst starter uden punktopstilling For at få punktopstilling på teksten (flere niveauer findes) brug forøg listeniveau For at få venstrestillet tekst uden punktopstilling, brug formindsk listeniveau HVORDAN GÅR DET MED UDFLYTNINGSPROJEKTET Første bølge af ansættelser er i fuld gang -Fire AC specialister ansat på opslag med over 200 ansøgere med start den første februar i Hjørring -Ansættelse af ca. 40 løn og regnskabsmedarbejdere er i fuld gang -Ansættelsessamtaler med nye teamledere afholdes i uge 1 -Lokaler er i færd med at blive indrettet og it-udstyr er indkøbt -Samtaler afholdes i øjeblikket i Hjørring 7

Indsæt tekst i sidefod 1. Vælg Indsæt i top menuen 2. Vælg Sidehoved og Sidefod 3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet 4. Tryk Anvend på alle Skift til gul baggrund 1. Vælg ’Design’ i top menuen 2. Højre klik på ‘Blank gul’ 3. Vælg ’Applicér på valgte dias Tekst starter uden punktopstilling For at få punktopstilling på teksten (flere niveauer findes) brug forøg listeniveau For at få venstrestillet tekst uden punktopstilling, brug formindsk listeniveau MÅL- OG RESULTATPLAN Flytning Regeringen har fremlagt en plan for udflytning af statslige arbejdspladser. En af de berørte institutioner er Statens Administration, der skal flytte opgaver og medarbejdere til henholdsvis Hjørring og Udbetaling Danmark. Det strategiske målbillede for 2016 vil blive præget af flytningen, der vil påvirke arbejdet med de tre overordnede indsatsområder i forretningsstrategien for De udarbejdede mål for 2016 er tilsvarende påvirket af flytningen. Målene afspejler, at der i 2016 er fokus på sikring af en stabil drift og levering af ydelser til kunderne samtidig med, at Statens Administration flytter opgaver og medarbejdere. Fokus på stabil drift betyder, at to produktivitetsmål nedsættes i transitionsperioden.

Indsæt tekst i sidefod 1. Vælg Indsæt i top menuen 2. Vælg Sidehoved og Sidefod 3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet 4. Tryk Anvend på alle Skift til gul baggrund 1. Vælg ’Design’ i top menuen 2. Højre klik på ‘Blank gul’ 3. Vælg ’Applicér på valgte dias Tekst starter uden punktopstilling For at få punktopstilling på teksten (flere niveauer findes) brug forøg listeniveau For at få venstrestillet tekst uden punktopstilling, brug formindsk listeniveau MÅL FOR KERNEOPGAVER I 2016 A.1 Sikre stabil drift i ØSC Statens Administration skal ved flytningen til Hjørring opretholde stabile leverancer i forhold til kunderne, produktivitet i ØSC Regnskab, rettidig løn i ØSC Løn og lønrefusioner i ØSC Løn følges og afrapporteres løbende til Moderniseringsstyrelsen. A.2. Sikre stabil drift i FSC Statens Administration skal i forbindelse med virksomhedsoverdragelsen af opgaver fra FSC til UDK opretholde stabile leverancer i forhold til kunderne. KPI’er for telefonbetjening i FSC og behandling af skriftlige henvendelser følges og afrapporteres løbende til Moderniseringsstyrelsen. A.3 Høj medarbejdertilfredshed Statens Administrations etablerer i 2016 en ny MTU for destinationen i Hjørring, der skal danne baseline for det fremtidige arbejde med trivslen på arbejdspladsen. 9

Indsæt tekst i sidefod 1. Vælg Indsæt i top menuen 2. Vælg Sidehoved og Sidefod 3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet 4. Tryk Anvend på alle Skift til gul baggrund 1. Vælg ’Design’ i top menuen 2. Højre klik på ‘Blank gul’ 3. Vælg ’Applicér på valgte dias Tekst starter uden punktopstilling For at få punktopstilling på teksten (flere niveauer findes) brug forøg listeniveau For at få venstrestillet tekst uden punktopstilling, brug formindsk listeniveau STABIL DRIFT – HVORDAN ? Et vigtigt fokuspunkt i transitionsprocessen er at sikre stabil drift i videst muligt omfang, såvel i København som Hjørring frem mod fuld overflytning af opgaverne Formålet er at minimere risikoen for, at ØSC’s kunder oplever uhensigtsmæssigheder som følge af transitionsprocessen Stabil drift defineres ved fastholdelse af de nuværende ydelser til kunderne til den aftalte kvalitet, tid og pris – så vidt muligt Vi kan allerede nu se, at vi går en presset tid i møde Vikarer og ansættelse i Hjørring + forslag til prioriteringer – mere herom neden for Servicemål for kreditorer fra 2 til 3 dage Driftsmål for kvalitet i regnskabserklæringer fra 98 % til 85 % 10

Indsæt tekst i sidefod 1. Vælg Indsæt i top menuen 2. Vælg Sidehoved og Sidefod 3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet 4. Tryk Anvend på alle Skift til gul baggrund 1. Vælg ’Design’ i top menuen 2. Højre klik på ‘Blank gul’ 3. Vælg ’Applicér på valgte dias Tekst starter uden punktopstilling For at få punktopstilling på teksten (flere niveauer findes) brug forøg listeniveau For at få venstrestillet tekst uden punktopstilling, brug formindsk listeniveau MODEL FOR HÅNDTERING AF STABIL DRIFT Håndteringen af stabil drift baserer sig på fire elementer: Værktøj til at kunne styre og planlægge driften, således at ressourcer og kompetencer udnyttes bedst muligt Kapacitets- og ressourcestyringsværktøj Årshjul pr. kunde / team / generelle opgaver (fx årsafslutning) Udvidet samarbejde med Moderniseringsstyrelsen (primært systemcentret) Mulighed for at kunne iværksætte tiltag, hvis driften bliver ustabil Prioritering Vikarer 11

Indsæt tekst i sidefod 1. Vælg Indsæt i top menuen 2. Vælg Sidehoved og Sidefod 3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet 4. Tryk Anvend på alle Skift til gul baggrund 1. Vælg ’Design’ i top menuen 2. Højre klik på ‘Blank gul’ 3. Vælg ’Applicér på valgte dias Tekst starter uden punktopstilling For at få punktopstilling på teksten (flere niveauer findes) brug forøg listeniveau For at få venstrestillet tekst uden punktopstilling, brug formindsk listeniveau PRIORITERING AF DRIFTSOPGAVER 1.Ledige ressourcer i løn eller regnskab på teamniveau Koordineres dagligt i eget team med data fra styringsværktøj 2. Kan opgaverne prioriteres eller organiseres på andre måder mellem teams, eller ved at flytte opgaver til studenter/vikarer Koordineres dagligt mellem teamlederne med data fra styringsværktøj samt oversigt over prioritering af driften 3. Hvordan kan der prioriteres på tværs i løn og i regnskab (løn samlet / regnskab samlet) Koordineres hver den 15. i måneden med ledelsesrepræsentant for løn og regnskab – de kommer med indstilling til videre proces for den kommende måned 4. Prioritering af opgaverne i hele ØSC Fælles prioriteringsliste på tværs af løn og regnskab 12

Indsæt tekst i sidefod 1. Vælg Indsæt i top menuen 2. Vælg Sidehoved og Sidefod 3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet 4. Tryk Anvend på alle Skift til gul baggrund 1. Vælg ’Design’ i top menuen 2. Højre klik på ‘Blank gul’ 3. Vælg ’Applicér på valgte dias Tekst starter uden punktopstilling For at få punktopstilling på teksten (flere niveauer findes) brug forøg listeniveau For at få venstrestillet tekst uden punktopstilling, brug formindsk listeniveau 5.1 PRIORITERING REGNSKAB OpgaveSkal prioriteres Kan udskydesAndet KreditorbilagXServicemål kan nedprioriteres TilskudsbetalingerX LønindlæsningX RejseafregningerXServicemål kan nedprioriteres DebitorbilagXServicemål kan nedprioriteres BankindlæsningerX OmposteringerX AnlægX i samme periode RegnskabserklæringX (til kvartalsvis). Dog vil enkelte afstemninger være nødvendige månedligt, fx SKS-NS Servicemål kan nedprioriteres MomssandsynliggørelseX (frekvens nedsættes til kvartalsvis eller halvårligt) Servicemål kan nedprioriteres 13 Om nødvendigt prioriteres opgaverne fra toppen og ned – for enkelte opgaver vil det være muligt at tilpasse frekvensen af forsendelsen.

Indsæt tekst i sidefod 1. Vælg Indsæt i top menuen 2. Vælg Sidehoved og Sidefod 3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet 4. Tryk Anvend på alle Skift til gul baggrund 1. Vælg ’Design’ i top menuen 2. Højre klik på ‘Blank gul’ 3. Vælg ’Applicér på valgte dias Tekst starter uden punktopstilling For at få punktopstilling på teksten (flere niveauer findes) brug forøg listeniveau For at få venstrestillet tekst uden punktopstilling, brug formindsk listeniveau 5.1 PRIORITERING LØN Opgave Skal prioriteres Kan udskydesAndet RefusionerX LønadministrationX Andre lønopgaverX AfstemningerKvartalsvis (vil øge tidsforbrug) Rettelser e-indkomstSkal laves i kalenderåret hvor de hører til Afstemning e-indkomstKvartalsvis (kan øge tidsforbrug) Fraværsregistrering (frav)Løses 1. gang i kvartalet af studenter Regnskabserklæring / debet kredit kontrol (frekvens kan nedsættes til kvartalsvis) Andre lønopgaverNogle opgaver kan udskydes 14 Om nødvendigt prioriteres opgaverne ovenfra og ned – for enkelte opgaver vil det være muligt at tilpasse frekvensen af forsendelsen.

Indsæt tekst i sidefod 1. Vælg Indsæt i top menuen 2. Vælg Sidehoved og Sidefod 3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet 4. Tryk Anvend på alle Skift til gul baggrund 1. Vælg ’Design’ i top menuen 2. Højre klik på ‘Blank gul’ 3. Vælg ’Applicér på valgte dias Tekst starter uden punktopstilling For at få punktopstilling på teksten (flere niveauer findes) brug forøg listeniveau For at få venstrestillet tekst uden punktopstilling, brug formindsk listeniveau TILKØBSYDELSER Strategi for fremtidig håndtering af tilkøb: 1.Der laves en differentiering af tilkøbsydelserne, således at det kun er tilkøbsydelser af strategisk karakter, der opretholdes 2.De tilkøbsydelser, der bibeholdes, standardiseres, så de bliver så enkle som muligt at administrere. Tilkøbsydelser der allerede er standardiseret videreføres som hidtil 3.Tilkøbsydelser, der ikke videreføres, udfases primo 2016 med udgangspunkt i de aftaleforhold, der gør sig gældende i kontrakterne 4.Der indgås pt. ingen nye aftaler om tilkøbsydelser. 15

Indsæt tekst i sidefod 1. Vælg Indsæt i top menuen 2. Vælg Sidehoved og Sidefod 3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet 4. Tryk Anvend på alle Skift til gul baggrund 1. Vælg ’Design’ i top menuen 2. Højre klik på ‘Blank gul’ 3. Vælg ’Applicér på valgte dias Tekst starter uden punktopstilling For at få punktopstilling på teksten (flere niveauer findes) brug forøg listeniveau For at få venstrestillet tekst uden punktopstilling, brug formindsk listeniveau OVERSIGT OVER OPGAVER VI UDSONDRER TIL VIKARER / STUDERENDE Løn-opgaverne ● Refusioner ● Lettere lønsagsbehandling Regnskab - simple opgaver til vikarer på kort sigt ● Kreditor: oprettelse af kreditorer og præregistrering af kreditorer, kontrol af udbetalingskladde (2. godkendelse). ● Tilkøb: fakturamanager og RejsUd-kontrol ● DDI: Omposteringer, oprettelse af debitorer og håndtering af salgsbilag ● Bankafstemninger på mindre og mellemstore regnskaber. 16

Indsæt tekst i sidefod 1. Vælg Indsæt i top menuen 2. Vælg Sidehoved og Sidefod 3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet 4. Tryk Anvend på alle Skift til gul baggrund 1. Vælg ’Design’ i top menuen 2. Højre klik på ‘Blank gul’ 3. Vælg ’Applicér på valgte dias Tekst starter uden punktopstilling For at få punktopstilling på teksten (flere niveauer findes) brug forøg listeniveau For at få venstrestillet tekst uden punktopstilling, brug formindsk listeniveau EVENTUELT 17 Næste møde d. 25. februar 2016