Virksomhedssekretær Ved Karen Tegllund, projektleder, DLBR Akademiet ”Det Europæiske Fællesskab og Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri har deltaget i finansieringen af projektet”

Definition En virksomhedssekretær er en farmsekretær, der udover de traditionelle økonomifaglige opgaver også løser alle mulige administrative opgaver ude hos landmanden

Hvorfor økonomiassistenter som Virksomhedssekretærer? Flere landbrug i XL-størrelsen Mange administrative opgaver _________________________________________ Økonomiassistenter ønsker udfordringer Farmsekretærer har de fleste kompetencer

Så langt er vi nået SLF har seks virksomhedssekretærer, som vi ”følger” er opdateret Infomøder på centre i DLBR gennemføres i efteråret 2010 (10 stk.)

Opgaver - økonomi Moms- og skatteregnskab samt Årsrapport Fakturaer Budgetter Øvrige opgaver (indhente tilbud på konkrete varer, optimere anvendelsen af E-post)

Opgaver - produktionen E-kontrol / nøgletalstjek CHR-registret / dyreregistrering Medicin (registrering, indkøb) Gylle (registrere gylleflyt og ajourføre gyllebeholderlog)

Opgaver - medarbejdere Ansættelser Løn Personalemøder (dagsorden, referat) APV Øvrige (udtalelser, ferieplaner, indkøbe personalegoder/arbejdstøj, arbejdssedler m.v.)

Øvrige opgaver Holde orden på kontoret Åbne post Arkivere bilag Arkivere på PC Opdatere hjemmeside Styre og følge op på kundens kalender

Kompetencer Økonomifaglige Produktionsfaglige Administrative Personlige Økonomiske Personlige Administrative Produktionsfaglige

Personlige kompetencer Fleksibel Nysgerrig Initiativrig Positiv Løsningsorienteret

Kompetenceudvikling Individuel udviklingsplan – følg op og justér jævnligt Selve kompetenceudviklingen f.eks. - to – tre timers undervisningsforløb - sparring med kolleger - erfaringsudveksling

Hvorfor kontrakt og aftalebilag? Sikrer enighed om vigtige forhold i samarbejdet F.eks.: At virksomhedssekretæren udelukkende løser administrative opgaver og ikke opgaver af rådgivningsmæssig karakter At landmanden har det fulde erstatningsansvar ved fejl At virksomhedssekretæren har tavshedspligt Klarhed om, hvilke opgaver virksomhedssekretæren løser hos kunden

Kontrakt og aftalebilag Kontrakt Aftale om homebanking / officebanking / netbanking Aftale om arbejdsopgaver ”Tjek” af kontoret

Godt fra start Opbakning fra hele ledergruppen Informer alle medarbejdere Udvælg en tovholder

Økonomi i start- og driftsfasen Indtægter Øget salg af assistenttimer Fastholde / tiltrække kunder med store virksomheder Kryds-/ mersalg Opmærksomhed på: - max to dage ude om ugen - hele dage hos kunden

Udgifter Organisering Timer til tovholderen Udgifter til markedsføring Kompetenceudvikling af virksomhedssekretæren

Spørgeundersøgelse blandt kunderne? SurveyXact ligger til fri afbenyttelse – se sammendrag af undersøgelsen hos SLF på:

Markedsføring Slide til forhallen Pjece Virksomhedssekretær – din hjælp i en travl hverdag TID ∙ OVERBLIK ∙ OVERSKUD

Diskussion Hvilke fordele ser I ved at etablere virksomhedssekretærfunktionen hos jer? Hvilke udfordringer kunne opstå i startfasen?