Porteføljestatus til Faggruppen for Infrastruktur Status på implementering af porteføljestyring i DDB DDB 2015 03 11 Porteføljestatus til Faggruppen for Infrastruktur INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

Implementering af porteføljestyring Hvem gør hvad hvornår? Porteføljeoverblik Portefølje- og projektmodel Projektplatform Rapportering INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

# indsæt diagram Ad 1: Hvem gør hvad hvornår?

1.1: Hvem gør hvad hvornår? DDB’s styregruppe (SG) Orienteres om porteføljen kvartalsvis. Har kun undtagelsesvis et beslutningsmæssigt/operationelt ansvar ift. porteføljen. Der kan dog være tilfælde, hvor eskalering til SG er nødvendig (hvilke fx?) DDB’s koordinationsgruppe (KG) Har det primære styregruppeansvar ift. porteføljen som helhed, og er dermed eskaleringsinstans for sekretariatet og projekterne (gennem sekretariatet). Har ansvaret for at godkende porteføljen kvartalsvis, og foretager korrigerende handlinger ift. de projekter som eskaleres, fordi de ikke kan holde sig inden for de aftalte tolerancer for tid, budget, ressourcer og leverancer. De nævnte tolerancer er endnu ikke defineret. INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

1.2: Hvem gør hvad hvornår? DDB’s faggruppe for infrastruktur (FGI) Deres rolle ift. DDB’s porteføljestyring skal beskrives (og vel aftales, godkendes?) DDB’s faggruppe for formidling (FGF) Findes der kommissorier for disse grupper, som kan udvides med et afsnit om porteføljestyring? De nævnte tolerancer er endnu ikke defineret. INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

1.3: Hvem gør hvad hvornår? Glenn (GLB) Er ejer/sponsor for DDB’s porteføljestyring Godkender porteføljen månedsvis Anvender porteføljen til eget overblik og planlægning Kommunikerer internt og eksternt om DDB’s porteføljestyring, så den bliver kendt og anerkendt af medarbejdere og samarbejdsparter Maiken (MAI) Har rollen som primær porteføljeansvarlig Udarbejder/opdaterer porteføljeoverblikket hver måned Mødes med relevante team- og projektansvarlige for at indhente oplysninger og sikre fælles fokus og viden om porteføljen på tværs af sekretariatet Følger op og ”husker andre på” at følge op INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

1.4: Hvem gør hvad hvornår? DDB’s porteføljeansvarlige En primær porteføljeansvarlig (Maiken) En søjleansvarlig for hhv. it, formidling og indkøb. DDB’s projektansvarlige PL’s rolle PO’s rolle De fire involveringsgrader (se næste slide) DBC’s projektansvarlige (DBC-releaseplan) Bibliotekers projektansvarlige (DDB-pulje) Økonomisk ansvarlig Styregruppeformand (hvis en sådan findes) Projektleder De nævnte tolerancer er endnu ikke defineret. INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

1.5: Hvem gør hvad hvornår? Generiske projektroller Økonomisk ansvarlig Styregruppeformand Styregruppe og deltagere Projektleder Projektgruppe og deltagere Arbejdsgrupper og deltagere DDB’s involveringsgrader Observatør (lav/passiv involvering) Revisor (lav involvering) Konsulent (væsentlig/aktiv involvering) Operatør (ejer og driver projektet eller opgaven) Disse skal beskrives kortfattet hver især. De nævnte tolerancer er endnu ikke defineret. INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

1.6: Porteføljemøder Ugentlige møder i IT-teamet IT-teamet har faste ugentlige møder, hvor porteføljen er fast punkt på dagsordenen. Hvad med de andre teams? Søjlemøder Den porteføljeansvarlige mødes med en team-ansvarlig fra hver af de tre søjler en uge inden udarbejdelse af det månedlige porteføljeoverblik. Forberedelsesmøder Porteføljesponsor (Glenn), KG-ansvarlig (Sofie) og porteføljeansvarlig (Maiken) mødes efter søjlemøderne og drøfter udkast til opdateret porteføljeoverblik Faggruppemøder Porteføljen præsenteres til orientering på hvert eller hvert andet møde? KG-møder Porteføljen præsenteres til godkendelse og behandling på hvert møde (typisk med 2 eller 3 måneders frekvens) De nævnte tolerancer er endnu ikke defineret. INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

Ad 2: porteføljeoverblik

2.1: Nuværende porteføljeoverblik Overbliksark i Excel Findes på G:\Enheder\DDB\DDB portefølje Indeholder et overbliksark og nogle mere specifikke ark om tid, økonomi og leverancer. Felter i overbliksarket ID, projekt Start, Slut (deadline) Budget, Anvendt budget* Timer (projektressourcer), Anvendte timer* Procentvis gennemførsel* Status tid, økonomi, leverancer, samlet (grøn, gul, rød) DDB PO, DDB PL, DDB involvering (4 niveauer) KG bemærkning (ad indstilling til KG-møder) Felter markeret med * indgår endnu ikke. Det er svært at få bl.a. DBC til at rapportere disse oplysninger, og det vil også kræve tilvænning for fx de projektansvarlige på bibliotekerne (ift. puljeprojekter). INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

2.2: Delporteføljer Overbliksarket indeholder aktuelt disse delporteføljer: DBC-releaseplaner: R15: Releaseplan 2015 R16: Releaseplan 2016 (endnu ingen projekter) DDB-puljer: P13: DDB-puljen 2013 P14: DDB-puljen 2014 P15: DDB-puljen 2015 (endnu ingen projekter) Andre: C15: DDB CMS (releases i 2015, ikke projekter) I15: Indkøb (projekter vs. driftsopgaver skal afklares) F15: Formidling (projekter vs. driftsopgaver skal afklares) B15: Basispakken N15: Netbibliotekspuljen R15: Rammebevilling på e-bogsområdet INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

2.3: Statusfarver Sådan defineres statusfarverne: Grøn: Projektet kører efter planen og overholder de aftalte rammer/tolerancer for tid, budget og leverancer. Gul: Projektet er udfordret på tid, budget og/eller leverancer, men forventer at holde sig indenfor de aftalte rammer/tolerancer. Rød: Projektet er væsentligt udfordret på tid, budget og/eller leverancer, og forventer ikke/kan ikke holde sig inden for de aftalte rammer/tolerancer. Øvrige: Ikke igangsat Status ukendt/uafklaret Projektet er afsluttet (og har ikke leveret) Projektet er gennemført (og har leveret) INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

2.4: DBC’s interne porteføljestyring DBC kører deres egen interne porteføljestyring på projekter i Releaseplan 2015. Opfølgning sker i regi af ”teknikgruppen”, og DBC udarbejder samlet månedsrapport på hele releaseplanen som grundlag for møderne i teknikgruppen. Aktuelt er Maiken nødt til at ”oversætte” fra DBC’s rapportering til DDB’s porteføljeoverblik, bl.a. fordi DBC opdeler projekterne i deres rapport på en anden måde end det oprindeligt beskrevne i Releaseplan 2015. DDB må internt beslutte, om (eller hvor længe) man vil fortsætte med dette, eller om man vil bede DBC om at rapportere på anden vis (fx via DDB’s projektplatform). DBC ønsker ikke rapportere på anvendt tid og procentvis fremdrift pr. projekt i releaseplanen, da de anser at DDB udelukkende har brug for en samlet melding pr. projekt ift. aftalte leverancer på aftalt tidspunkt. INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

2.5: Kommende porteføljeoverblik Når/hvis der tages beslutning om, at afprøve den kørende udgave af Redmine som DDB’s projektplatform, droppes den nuværende Excel-udgave, og der laves i stedet relevante udtræk fra projektplatformen. Opdatering af status og øvrige oplysninger sker så direkte på projektplatformen, og inddateringsansvaret kan deles mellem flere personer internt og eksternt, da projektplatformen er tilgængelig via web. De felter og statusfarver, som er nævnt på forrige slides er fortsat relevante, og skal oprettes som felter (i den udstrækning, at de ikke allerede findes) på projektplatformen. Se mere om projektplatform under sektion 4. Felter markeret med * indgår endnu ikke. Det er svært at få bl.a. DBC til at rapportere disse oplysninger, og det vil også kræve tilvænning for fx de projektansvarlige på bibliotekerne (ift. puljeprojekter). INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

Projekt- og porteføljemodel Ad 3: Projekt- og porteføljemodel

5.1: Nuværende udgave Kort beskrivelse af nuværende udgave (baseret på RSU’s forretningsmodel). Link til nuværende udgave (lægges op på projektplatformen). INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

5.2: Revideret udgave Nærværende powerpoint vil indgå i (som bilag til) den reviderede udgave, som en konkret/praktisk implementering af principperne i den nuværende udgave. INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

Ad 4: projektplatform

4.1: Kulturstyrelsens projektbank Kulturstyrelsens projektbank anvendes aktuelt som det sted, hvor DDB’s puljeprojekter oprettes, og hvor de projektansvarlige løbende uploader hhv. faglige og økonomiske rapporter. More to come… Felter markeret med * indgår endnu ikke. Det er svært at få bl.a. DBC til at rapportere disse oplysninger, og det vil også kræve tilvænning for fx de projektansvarlige på bibliotekerne (ift. puljeprojekter). INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

4.2: DDB’s projektplatform DDB har en kørende installation af Redmine (version 2.x), som ind til nu udelukkende har været anvendt som Issue Tracker ift. DDB CMS. Der er to basale elementer i Redmine, som er bærende for hele platformens opbygning og hierarki: Projekter og Sager (Issues). Projekter: Der kan oprettes så mange projekter og underprojekter, som der er behov for. Disse projekter er bærende for alle sager og oplysninger i Redmine. Sager: Der er en sagsliste for hvert projekt i Redmine (med mindre man aktivt vælger det fra). På denne liste kan man oprette sager (og underopgaver på disse), af forskellig type og med forskellige felter. Der kan tilføjes nye felter efter behov. Rent systemmæssigt/strukturelt er der ingen forskel på projekter og underprojekter. Det samme gælder sager og underopgaver. Disse niveauer anvendes bare til at designe den struktur og det hierarki, der er brug for. INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

4.2: DDB’s projektplatform, fortsat More to come… Rent systemmæssigt/strukturelt er der ingen forskel på projekter og underprojekter. Det samme gælder sager og underopgaver. Disse niveauer anvendes bare til at designe den struktur og det hierarki, der er brug for. INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

Ad 5: rapportering

5.1: Rapportering fra puljeprojekter Faglige rapporter Økonomiske rapporter Samlet rapportering (ny skabelon) Afslutningsrapporter Jeg har ikke nået at beskrive dette endnu. Felter markeret med * indgår endnu ikke. Det er svært at få bl.a. DBC til at rapportere disse oplysninger, og det vil også kræve tilvænning for fx de projektansvarlige på bibliotekerne (ift. puljeprojekter). INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

5.2: Rapportering fra DBC Rapportering på Releaseplan Rapportering på specifikke (vigtige/store) projekter Afslutningsrapporter? Jeg har ikke nået at beskrive dette endnu. Felter markeret med * indgår endnu ikke. Det er svært at få bl.a. DBC til at rapportere disse oplysninger, og det vil også kræve tilvænning for fx de projektansvarlige på bibliotekerne (ift. puljeprojekter). INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING

5.3: Rapportering fra andre? Felter markeret med * indgår endnu ikke. Det er svært at få bl.a. DBC til at rapportere disse oplysninger, og det vil også kræve tilvænning for fx de projektansvarlige på bibliotekerne (ift. puljeprojekter). INDKØB • INFRASTRUKTUR • FORMIDLING • UDVIKLING