Forstå kommunens indkøb v/ Pia Ziegler Indkøb- og udbudschef i Hillerød Kommune 09-04-2017 Navn / stilling / oplæg

Hvad er omfanget af offentligt indkøb? Kommunerne køber årligt ind for omkring 100 mia. kr. og regionerne for 35. mia. kr. Hillerød Kommune køber årligt ind for i alt 568 mio. kr.

Hvordan er indkøbet fordelt?

Hvor mange leverandører? Hillerød Kommune benytter sig p.t. af 3.118 leverandører Omkring 200 leverandører står for ca. 80 pct. af omsætningen

Hvorfor kan der ikke handles frit? Udbudsreglernes formål er at skabe konkurrence om offentlige opgaver: Tilbudsloven Annoncering af varekøb og tjenesteydelser Licitation og underholdsbud på bygge-og anlægsopgaver Udbudsdirektiverne Formkrav, procedurer, klagemuligheder etc. Traktatens principper Gennemsigtighed, ligebehandling og proportionalitet Passende grad af offentlighed ved klar grænseoverskridende interesse

Hvornår gælder hvilke regler? Bygge- og anlægsopgaver: Over 38,6 mio. kr. - EU’s udbudsdirektiv 3-38,6 mio. kr. - Tilbudslovens regler om licitation Under 3 mio. kr. – Tilbudslovens regler om underhåndsbud Varer og de fleste tjenesteydelser: Over 1,54 mio. kr. – EU’s udbudsdirektiv 0,5-1,54 mio. kr. – Tilbudslovens regler om annoncering Under 0,5 mio kr. – Forvaltningsretlige principper/sund fornuft Særlige tjenesteydelser: Traktatens regler ved klar grænseoverskride interesse

Hvordan løfter vi udbudspligten? Egne udbud/annonceringer Fællesudbud i regi af indkøbssamarbejdet Nordsjælland (12 kommuner) SKI - Statens og Kommunernes Indkøbsservice Forpligtende aftaler Frivillige aftaler FM- aftaler (Statens aftaler i regi af Finansministeriet)

Og når udbudspligten ikke er løftet? Klagenævnet for Udbud Sanktioner ved manglende EU-udbud Kontrakten kan erklæres uden virkning Kommunerne kan pålægges bøde op til 10 mio. kr. Risiko ved alle sager i Klagenævnet for Udbud Sagsomkostninger Forsinkelser Erstatningsansvar

Hvilken retning går udviklingen? Fællesudbud (men altid tanke for opdeling i delaftaler) Større fokus på CSR: Sociale klausuler – fx lærlinge- og praktikpladser og ILO konventioner. Miljøhensyn/ CO2 regnskab Økologi (fx daginstitutioner) TCO – totalomkostningsbetragtninger Cooporate socail responsebilitet

Hvordan bliver jeg leverandør? Hvad gør Hillerød Kommune? Indkøbspolitik – vi ønsker samarbejde med private leverandører Stadigt større fokus på konkurrenceudsættelse Stadigt større fokus hvad der er aftaledækket / ikke aftaledækket Markedsundersøgelser/dialog forud for et udbud Alle udbud og annonceringer på UDBUD.DK For allerede indgående aftaler: E-handel

Hvordan bliver jeg leverandør? Hvad kan jeg selv gøre? Undgå eller begræns salgsbrochurer til centralt indkøbskontor i almindelighed og til topledelse i særdeleshed Forvent ikke, at vi har tid til salgsmøder… Undersøg om der er et indkøbsbehov? (relevante beslutningstager – fx fagområde) Følg evt. debatter/dagsorden i politiske udvalg Hold øje med hvilke udbud, der kommer (fx udbud.dk) DELTAG I UDBUD/ANNONCERINGER 

Tjekliste før tilbudsafgivelse Før du går i gang med dit tilbud: Gennemgå udbudsmaterialet i sin helhed Identificer egnentheds – og mindste krav Identificer form- og dokumentationskrav Spørg i tide, hvis der er uklarheder i materialet Når du udarbejder tilbud: Undgå forbehold, medmindre det fremgår tydeligt, at det tillades Tjek at dit tilbud opfylder det beskrevne behov Husk at kvalitetssikre dit tilbud Overhold fristen! Når du har afleveret dit tilbud: Læs begrundelsen for et evt. afslag Dialog er tit bedre end at klage