GIS Implementering (2) IT og GIS i den offentlige forvaltning -Borgerbetjening, administration og systemudvikling L7 2001

Forvaltning i forandring Opgavegennemgang: Organisationerne i projekterne Konkret metode for implementering Anvendelsen af IT i den offentlige forvaltning Pause Video om forandringerne i forvaltningen (0:17:00) Undersøgelser af implementeringen Hvordan griber man så dette an i projektet?

GIS Systemudviklingsmetode Initierende proces Igangsæt- ning af proces ja/nej Eksternt Internt Nej tak! Analyse & Design Systemopgradering Udvidelser Implemen- tering Vedligehold Reeve & Petch (1999)

Igangsæt- ning af proces ja/nej Initierende proces Initierende proces Igangsæt- ning af proces ja/nej Eksternt Internt Nej tak! Analyse & Design Systemopgradering Udvidelser Implemen- tering Vedligehold Reeve & Petch (1999) Top-Down - opmærksomhed fra ledelsen - noget med forandring Bottom-Up - ”Nogen har set noget” som kunne være interessant at prøve Ildsjæle samt andre med initiativ Overordnet myndighed kræver det! Styrelser og/eller amter kræver det

Igangsætning af proces Initierende proces Igangsætning af proces Igangsæt- ning af proces ja/nej Eksternt Internt Nej tak! Analyse & Design Systemopgradering Udvidelser Implemen- tering Vedligehold Reeve & Petch (1999) Dannelsen af GIS gruppen! Udarbejdelse af en forberedende rapport Brugerbehov C-B analyse Risiko analyse Inddragelse af eksterne konsulenter

Igangsæt- ning af proces ja/nej Initierende proces Brugerbehov Igangsæt- ning af proces ja/nej Eksternt Internt Nej tak! Analyse & Design Systemopgradering Udvidelser Implemen- tering Vedligehold Reeve & Petch (1999) Interview i organisationen Spørgeskemaer Analyse af informationsbehov Grid (s. 55) Data-Flow-Diagram (DFD) Entitets-Relations diagram (ER-diagram) Cost-Benefit analyse Risikoanalyse

Igangsæt- ning af proces ja/nej Initierende proces Cost-Benefit Igangsæt- ning af proces ja/nej Eksternt Internt Nej tak! Analyse & Design Systemopgradering Udvidelser Implemen- tering Vedligehold Udgifter Reeve & Petch (1999) Manuelle metoder GIS Tid

Igangsæt- ning af proces ja/nej Initierende proces Analyse og design Igangsæt- ning af proces ja/nej Eksternt Internt Nej tak! Analyse & Design Systemopgradering Udvidelser Implemen- tering Vedligehold Reeve & Petch (1999) Data- og proces modellering Fra Validation til Verification Detaljerede beskrivelser af systemerne Fordeling af ansvar og opgaver Funktionsanalyse Hvilket GIS? Brugerdeltagelse Forskellige grader af brugerdeltagelse Pilotprojekter Enkelte områder tages frem og GIS implementeres

Igangsæt- ning af proces ja/nej Initierende proces Implementering Igangsæt- ning af proces ja/nej Eksternt Internt Nej tak! Analyse & Design Systemopgradering Udvidelser Implemen- tering Vedligehold Reeve & Petch (1999) Bør planlægges nøje! Opbygning af databasen Aftaler med dataleverandører Formatering af data Software tilpasning Installering og overdragelse Big Bang Parallelle systemer Forskudte tidsskemaer

Igangsæt- ning af proces ja/nej Initierende proces Vedligehold Igangsæt- ning af proces ja/nej Eksternt Internt Nej tak! Analyse & Design Systemopgradering Udvidelser Implemen- tering Vedligehold Reeve & Petch (1999) Fra første dag er der brug for en effektiv evaluering af systemerne Opdateringer vil være på trapperne allerede inden implementeringen er færdiggjort Alt efter omfang, så skal der ske en tilpasning i forhold til de oprindelige planer

Pause

Begrundelser for IT... Beslutningen er et resultat af en grundig forudgående analyse (top-down) ”Vi kan ikke stå tilbage for andre...” Isomorfisme Påtvunget af anden myndighed På grund af forandringer i samfundet Kommunens rolle bliver mere service-orienteret

Organisation, fokus og IT-strategi Intern fokus Ekstern fokus Organisationen som maskine Myndighedsorientering Effektivitet GIS Organisationen som politisk system / Brugerorientering Intranet Åbne sags- og postlister Internet med service Demokrati Organisationen som netværk Borgerorientering Johansson, Sune (1999) IT-anvendelse i den offentlige sektor i: PLAN-IT, red. Majbritt Kjeldstrøm, Dafolo, Frederikshavn.

Organisationen som maskine INTERN fokus Sagsstyrings- og journaliseringssystemer Økonomi- og regnskabssystemer Tidsregistreringssystemer Administration af adgangskontrol

Organisationen som netværk INTERN fokus Groupware - email, fælles kalender, konferencesystemer Dokumentdatabaser Søgeværktøjer

Organisationen som politisk system INTERN Intranet med diskussionsgrupper EKSTERN Åbne sags-og postlister Dagsordener m.m. på Internettet Ventetider og servicedeklarationer

Borgerorientering EKSTERNT Elektronisk selvbetjening Følge egne sager via Internettet. Kontakt til politikere via email m.m. Åben elektronisk debat Afstemninger på nettet

Myndighedsorientering EKSTERNT GIS Indtastninger af selvangivelsen m.m. Digitalt samarbejde imellem forskellige offentlige institutioner

Den lærende organisation Ny filosofi i organisationslæren Værdier Selvstyrende grupper Visioner Etiske regnskaber Action learning Coaching Kernekompetencer

Den lærende organisation Organisationer hvor mennesker kontinuerligt udvider deres kapacitet til at skabe resultater, de virkelig ønsker, hvor nye og udviklende mønstre fremelskes og plejes, hvor kollektive drømme sættes fri, og hvor mennesker kontinuerligt lærer, hvordan de lærer sammen Promentor (1997) Den Lærende Organisation, PROMENTOR Management A/S, Taastrup.

http://www.fm.dk/udgivelser/publikationer/videnstyr_00/index.htm

Hvad er viden? Viden som information/objekt I disse definitioner forstås viden som information om en objektiv virkelighed, der eksempelvis kan lægges ind i en database eller overføres fra en person til en anden. Ny viden skabes ikke, for al viden findes som objektiv information om virkeligheden. Derimod kan ny erkendelse skabes ved at indsamle relevant information om virkeligheden, så der opnås et mere reelt billede heraf. Viden som situationsbestemt/proces I disse definitioner forstås viden som den mening, den enkelte person danner sig – som en personlig skabt opfattelse af verden. Information videregivet fra en anden person eller hentet fra en database kan kun blive til viden i den situation, hvor den skaber mening for den enkelte. Viden er subjektiv og skabes således i en kontinuerlig proces. Den interesserede læser henvises til bl.a. : Nonaka, Ikujiro og Hirotaka Takeuchi (1995): The knowledge-creating company - how Japanese companies create the dynamics of innovation. Oxford University Press 1995. Blackler, Frank: Knowledge, Knowledge Work and Organizations: An overview and Interpretention. Organisation Studies 1995

Vidensstyring

Pause

Den digitale forvaltnings effekter - om sammenhængen mellem kommunikation, systemintegration og organisatoriske forandringer, KPMG Consulting, nov. 2000. http://www.fsk.dk/cgi-bin/doc-show.cgi?doc_id=55246&leftmenu=PUBLIKATIONER

Den digitale forvaltnings effekter ”Vi kan konkludere, at de offentlige institutioners styringsgrundlag er stærkt heterogent. Der eksisterer angiveligt udbredte visioner og ideer og i endnu højere grad konkrete initiativer og projekter. Det er naturligvis positivt, at der angiveligt sker så meget, som der gør, men det er samtidig bekymrende, at aktiviteterne relativt sjældent er baseret på en skriftlig handlingsplan. Det vidner om, at udviklingen er inkrementalistisk, step-by-step, og ikke båret af langsigtede, sammenhængende intentioner.”

Barrierer ved implementering

Hvem bestemmer?

Hvem refererer IT-chefen til?

Effekten af en IT-strategi

Hvad er resultatet af implementering?

Hvad vil man outsource?

The likelihood of becoming... Der skal være en ”økonomisk” gulerod Sørg for at der laves GIS kurser Ikke alle er lige vilde med GIS Der skal være mulighed for at mødes på midten... Fordelene skal illustreres tydeligt Ledere der ikke selv er IT-brugere bør have en bedre forklaring på anvendelsen Konflikterne i organisationen er stadig den største forhindring Zorica Nedovic-Budic (1998)

Links http://www.pls-ramboll.com/homepage/AktiviteterOgBaggrund/ITiPraksis/2001/index_IT_i_praksis01.html http://www.fm.dk/udgivelser/publikationer/videnstyr_00/index.htm http://www.fsk.dk/cgi-bin/doc-show.cgi?doc_id=55246&leftmenu=PUBLIKATIONER http://www.kl.dk/kl.net?sidenr=1348 http://www.service-og-velfaerd.dk/view.asp?ID=1