Virksomhedens Risk Management i juridisk kontekst Din virksomheds risiko Risk Management i praksis

Risk Management - hvorfor Strategi - Handlinger – Risiko går hånd i hånd i driften af virksomheden Vi oplever, at stillingtagen til de vigtigste risici og deres konsekvens, giver øget handlekraft i virksomheden Vi ser, at en bevidst strategi for at risici ikke bliver en realitet skaber værdi på bundlinjen En afstemt handlingsplan bliver et vigtigt værktøj for bestyrelsen og ledelsen i arbejdet med risiko og udvikling af virksomheden, og den dag en risiko bliver en realitet

Risk Management – hvorfor II Fokus på hvor hverdagen bliver bedre i din forretning Professionalisere forhold til eksterne samarbejdspartnere Banken ser meget positivt på det her, og det giver bedre betingelser, hvis man har en stillingtagen til risici i virksomheden Nemmere at lave forretning Det her kan imponere store kunder og leverandører

Risk Management - produktet Konkrete overblik og handlingsplaner for virksomheden med vurderinger af konkrete risici og deres påvirkning af virksomheden Juridisk udgangspunkt Adresserer juridisk risiko Kan udvides til de andre områder Forretning Finansiel Proces Eksterne

Hvor ligger din største risiko ? Hvad er i fokus for virksomheden Strategi, vision og mål Hvordan forholder man sig til risiko Oplever man tab eller andre overraskelser Videre Virksomheds-struktur Medarbejdere Produkter Kunder Privat

Virksomhedsstruktur En virksomhed havde i forbindelse med en fusion med en partner ikke lavet en egentlig ejeraftale, og parterne rager efter ca 5 års samarbejde uklar med hinanden. I forbindelse med at man ikke kan blive enige - ønsker man at spalte virksomheden opstår der tvist omkring hvordan ejerskabet til et af virksomhedens produkter er aftalt. En ejeraftale ville typisk have reguleret dette. I forbindelse med konflikten føres sagerne ved to retsinstanser – og medfører udgifter til partnerne på hver 125.000. Penge som enten dækkes personligt eller af den spaltede værdi af virksomheden. Tilbage

Medarbejdere Virksomheden ansatte B i et fleksjob som receptionist, da virksomheden ønskede at udvise socialt ansvar.   B havde dårlig ryg og kunne derfor alene arbejde 15 timer om ugen. Efter 3 måneder meddelte Bente, at hun kun kunne holde til at arbejde 7 timer ugentligt, hvilket virksomheden ikke kunne få til at hænge sammen med den øvrige planlægning. I forbindelse med en generel indsats overfor virksomhedens risici havde man lavet en gennemgang af procedurer for afskedigelser – og ledelsen var derfor klar over risikoen i at afskedige flex job medarbejdere. Det viste sig at Bentes begrænsninger var omfattet af forskelsbehandlingslovens handicapbegreb, der afviger væsentligt fra den gængse opfattelse. Virksomheden stod derfor overfor at skulle betale en godtgørelse på  kr. 300.000 til Bente svarende til ca. 9 måneders løn. Godtgørelsen ville ikke kunne fratrækkes som en driftsudgift Tilbage

Produkter Arne Fugl fik en god forretningsmæssig ide og startede virksomheden Bird. Bird var udover at være virksomhedens navn også navnet på det hovedprodukt Arne’s virksomhed solgte. Arne lagde stor vægt på markedsføring, og især i opstartsfasen brugte han mange penge på at få udviklet og produceret markedsføringsmateriale. Der blev især lagt en del penge i at få lavet diverse skilte, brochurer og brevpapir – alt med Bird navnet på. Virksomheden var af den opfattelse, at så snart man benyttede et navn, så var navnet beskyttet som et varemærke, og foretog sig derfor ikke yderligere. En dag bliver Arne Fugl ringet op af Bjarne Fisker, fra virksomheden Markfrø, der var i en helt anden branche end Arne. Bjarne Fisker mente, at Arne ikke kunne gøre brug af navnet Bird, da Bjarne Fisker også havde et produkt Bird. Arne Fugl, havde allerede taget navnet Bird i brug, men havde hverken overvejet at få varemærket registreret eller tjekke om andre virksomheder allerede havde registreret navnet som et varemærke. Arne Fugl blev derfor pålagt ikke længere at anvende Bird til sit produkt, herunder at tilintetgøre det markedsføringsmateriale som Arne havde fået produceret. Derudover skulle Arne Fugl betale en godtgørelse og et rimeligt vederlag til Bjarne Fisker for udnyttelsen af varemærket, hvilket sammenlagt blev bekosteligt for Arne Fugl. Hvis Arne Fugl havde rådført sig med en advokat, inden han tog navnet Bird i brug, ville advokaten haft mulighed for at rådgive Arne Fugl omkring varemærkeret, og undersøge hvorvidt navnet Bird allerede var taget i brug, samt bistå med at få registreret et andet varemærke for Arne Fugl, både i Danmark og i udlandet. Arne Fugl, ville derved have undgået omkostninger både til Bjarne Fisker, men også til alt markedsføringsmaterialet der blev produceret forgæves. Tilbage

Kunder Salgs- og leveringsbetingelser En virksomhed som solgte komponenter til vindindustrien havde hverken lavet en konkret aftale eller udarbejdet salgs- og leveringsbestemmelser, som skulle gælde for salg af komponenterne. En dag mødes de med et krav fra Vestas, som kræver erstatning for en bod på kr. 500.000, som Vestas havde påtaget sig overfor deres kunde DONG. Kravet skyldtes i et vist omfang forsinkelse fra virksomhedens side. Et sådan erstatningskrav kunne have være undgået ved at handle inden for salgs- og leveringsbetingelser som passer til virksomhedens forhold. I den konkrete sag kunne man eksempelvis i sine salgs- og leveringsbetingelser have begrænset sit ansvar for kundens tab ved forsinkelse til 10 % af ordresummen. Tilbage

Privat Aage Kristensens virksomhed er succesfuld indenfor blikkenslager branchen. Det udvikler sig fra en håndværker virksomhed til en produktionsvirksomhed. I løbet af den udvikling drøfter Aage selvfølgelig selskabskonstruktion med sin advokat. I den forbindelse kommer man til at snakke om hvordan familien er sikret – og Aage indser at det har man overhovedet ikke styr på. Der oprettes derfor et testamente, en gave ægtepagt mm. for at sikre familien hvis det mod forventning skulle gå galt. Det går galt. Under finanskrisen bliver Aage også presset og sælger virksomheden til en konkurrent, men fik ikke det provenu som gjorde at han kunne afvikle alle kreditorer. Gaveægtepagten på huset gør at det er beskyttet mod kreditorerne, og familien kan blive i vante rammer og gennemstår de udfordringer der er i kølvandet på at virksomheden blev ramt af hårde konjunkturer. Tilbage

Risk Management – hvad er risiko Forretnings risiko Kunder Markeder Produkter Finansiel risiko Økonomi Kapital struktur Juridisk risiko Aftaler Organisation og struktur Proces risiko Produktion Service Eksterne risici Miljø Finansielle markeder Katastrofer og kriser

Leverandører og samarbejdspartnere Private forhold for ejer Ejerforhold Medarbejdere Kunder Leverandører og samarbejdspartnere Produkter Andre interne forhold Eksterne forhold Forsikringer Private forhold for ejer Risiko Risk management proces

Ejerforhold (fundament) Selskabsform Vedtægter Ejeraftaler Ejerbog Direktørkontrakt Virksomhedens driftsform og ejerforhold optimeres Klarhed over aftaler, såfremt mere end 1 ejer Der er afstemt forventninger med en bestemt tidshorisont Selskabsform: Hvad er virksomhedens fundament? Enkeltmandsvirksomhed, Aps, A/S. Hvornår vælger jeg hvad? ”Jeg startede for mig selv for 5 år siden, og vi har tidoblet omsætningen, skal jeg fortsætte med at være et enkeltmandsfirma?” Kom ind på fordele og ”pligter” ved de forskelige selskabsformer (selskabsbeskatning, personlig hæftelse etc.) Tilbage til oversigt

Medarbejdere Ansættelsesvilkår inkl. Kunde-og konkurrenceklausuler Barsel/Sygdom Opsigelsesprocedure Arbejdsskader Overenskomster Vikar/outsourcing Hindre at værdifulde kunder ”forsvinder” med medarbejderen Undgå bod, erstatning og godtgørelseskrav Udnyt refusionsordningerne Begrænse ”know-how” og viden overfor konkurrenter Fleksibilitet i et dynamisk marked Fokus på omkostninger Ansættelsesvilkår: Funktionærer eller timelønnede. Jf. Nicolai, procedure for hvordan personale håndteres vigtig for afdækning af evt. ”problemer” Tilbage til oversigt

Kunder Salgs- og leveringsbetingelser Samhandelsaftaler og årsaftaler Agentaftaler, distributionsvilkår Reklamationspolitik Kreditpolitik (herunder vurdering, forsikring og inkasso) Eksportkontrol Begrænsning af risiko Styrker din forhandlingssituation! Beskyttelse af produkt og kunder Undgå faldgruber – selvstændig vs. Agent Overblik over særlige forhold på eksportmarkeder Salgs og leveringsbetingelser: Nationalt kontra international forretning. INCOTERMS 2010. Tilbage til oversigt

Leverandører og samarbejdspartnere Kreditoplysninger Kontrakter Leveringsforpligtelser Salgs- og betalingsbetingelser Reklamationsrettigheder Terrorscreening Vilkår for samarbejdet med samhandelspartnere (e.g. revisor, bank, advokat, transportør etc.) Begrænsning af risiko Styrker din forhandlingssituation! Beskyttelse af produkt og kunder Undgå faldgruber – selvstændig vs. Agent Klare vilkår styrker samarbejdet, konflikter undgås Tilbage til oversigt

Produkter Produkt-/rådgiveransvar Patenter og andre immaterielle rettigheder Kopiering af produkter Eksportkontrollovgivningen Garantier Transport af varer Minimer den forretningsmæssige risiko Beskyttelse af ”dit produkt” Eksportkontrol hvis salg til udlandet…..(hav styr på hvorvidt du har pligt til at foretage eksportkontrol af dine varer…). Tag altid forbehold for eksportkontrol i evt. tilbud og aftalegrundlag. Hvis du har pligt til eksportkontrol, så skal du søge om tilladelse til eksport hos Erhvervsstyrelsen. Husk strafferammen er op til 6 års fængsel: Konsekvenser af brud på eksportkontrollovgivningen En eksport til en forkert kunde kan vise sig dyr, både økonomisk og omdømmemæssigt. Derimod kan en udførselstilladelse bevise, at virksomheden har handlet ansvarligt. En udførselstilladelse er derfor en slags forsikring mod unødig kritik. Manglende udførselstilladelse kan medføre straf i form af bøde eller fængsel i op til 2 år, eller 6 år under skærpende omstændigheder, jf. Erhvervsstyrelsens bekendtgørelse nr. 475 af 14. juni 2005 om udførsel af produkter og teknologi med dobbelt anvendelse.

Produkter Medarbejderes opfindelser ctr. medejeres Sameje af immaterielle rettigheder – hvordan ? Licensaftalers udformning – mulighed for nedlæggelse af fogedforbud Strategi for udnyttelse og beskyttelse af nye opfindelser Eksportkontrol hvis salg til udlandet…..(hav styr på hvorvidt du har pligt til at foretage eksportkontrol af dine varer…). Tag altid forbehold for eksportkontrol i evt. tilbud og aftalegrundlag. Hvis du har pligt til eksportkontrol, så skal du søge om tilladelse til eksport hos Erhvervsstyrelsen. Husk strafferammen er op til 6 års fængsel: Konsekvenser af brud på eksportkontrollovgivningen En eksport til en forkert kunde kan vise sig dyr, både økonomisk og omdømmemæssigt. Derimod kan en udførselstilladelse bevise, at virksomheden har handlet ansvarligt. En udførselstilladelse er derfor en slags forsikring mod unødig kritik. Manglende udførselstilladelse kan medføre straf i form af bøde eller fængsel i op til 2 år, eller 6 år under skærpende omstændigheder, jf. Erhvervsstyrelsens bekendtgørelse nr. 475 af 14. juni 2005 om udførsel af produkter og teknologi med dobbelt anvendelse. Tilbage til oversigt

Andre interne forhold IT Ejendomme Systemnedbrud Telekommunikation Ejendomme Markedsføring og konkurrencelovgivning Produktionsudstyr - leasing - vedligehold CSR Fortsat drift bliver sikret, til trods for systemnedbrud Tilbage til oversigt

Eksterne forhold Miljø Finansiering Likviditet Rente Valuta Politisk risiko/in-stabilitet Stigning i råvarepriserne Naturkatastrofer Brand Virksomheden er på ”forkant” mht. ny lovgivning og krav indenfor miljøspørgsmål Proaktiv adfærd i forhold til virksomhedens finansieringskilder Der er en bevidsthed i virksomheden om hvad man ”gør” hvis der sker en katastrofe/brand Tilbage til oversigt

Forsikringer Forsikringstyper Risikoafdækning Produktansvar Arbejdsskade (Alle former for ansvarsforsikring => Forsikringsmægler) Risikoafdækning Forsikringsmægler kan involveres Optimal dækning på markeds bedste betingelser Ledelsen er bevidstgjort om de risici der er i virksomheden - vurdering og stillingtagen er mulig Driftstabsforsikring, produktansvarsforsikring, arbejdsskadeforsikring, brand etc. Risici kontra omkostninger. Tilbage til oversigt

Private forhold for ejer Livsforhold – ønsker til fremtiden Arv og testamenter Ægtepagter Skilsmisse Anden formue og aktiver Planlægge virksomhedens fortsatte drift; evt. salg af virksomheden, generationsskifte Sikre virksomhedens fortsatte drift; ved samlivsophør eller ændrede livsforhold Sikre familien optimalt i tilfælde af at virksomheden går konkurs, eller sælges med tab. Livsforhold: Afhængig af hvor i livet man står som virksomhedsejer, så kan det enten komme på tale at tale gener Tilbage til oversigt

5 trin til god risk management Identificering af risiko områder Handlingsplan Etablering af kontraktgrundlag Uddannelse af medarbejdere Risiko minimering og forsikringsstrategi Risk Management Identifikation Handlingsplan Kontraktgrundlag Uddannelse Risiko minimering

Identificering af risiko områder Indledende dialog med et godt bredt udgangspunkt All round identificering af de risici virksomheden oplever Fastlægge et overordnet risiko billede Sandsynlighed Påvirkning Høj Lav

Handlingsplan Klarlæggelse af påvirkning og sandsynlighed Ansvar for den enkelte risiko Fastlæggelse af strategi for omgåelse og beredskab Prioritering

Etablering af kontraktgrundlag Systematisk gennemgang af kontrakter for risiko faktorer Salgs og leveringsbetingelser Indkøb Ansættelseskontrakter Fastlæggelse af aftale proces Hvem må ændre hvad Hvordan foretages ændringer Hvem har autorisation Politikker, rammer, bemyndigelser

Uddannelse Forvaltning Ramme styring Hvad gør man som medarbejder, når man udsættes for risiko Hvor fremgår det, hvilken risiko man må tage, og hvad man ikke må Hvordan styres og forvaltes risiko i processerne Ramme styring Pris Leverancer Produkter Skræddersyet til jeres behov, udfordringer og risici.

Risikominimering og forsikringsstrategi Hvilke risici kan vi forsikre os for Det kan man for mere end man lige tror Business case for forsikringer Risiko Betaling Præmie Forsikringsmægler Afbalancere vilkår i indkøbskontrakter med vilkår i salgskontrakter Afbalancere vilkår i medarbejder kontrakter med kunders binding til virksomheden Processer Indkøb Salg Medarbejdere / HR