IT workshop 30. september 2004 Beslutningsgrundlag for IT-omlægninger Beslutningsgrundlag for IT-omlægninger Et par tommelfinger regler

IT workshop 30. september 2004 Beslutningsgrundlag for IT-omlægninger Formelle krav Udbudsgrænser – næppe aktuelt, men ”Klarhed i opgaven” ”Ligestilling af potentielle leverandører” ”Dokumentation”

IT workshop 30. september 2004 Beslutningsgrundlag for IT-omlægninger Tekniske krav Beskriv jeres behov i forhold til funktioner og procedurer Beskriv jeres aktuelle situation og hvor i gerne vil hen Beskriv hvorledes systemet skal understøtte institutionens udviklingsplaner Producér en oversigt over nuværende arbejdsstationer, perifere enheder samt WAN/LAN Få oplyst præcise krav til arbejdsstationer og perifere enheder. Hvor meget kan genbruges – hvor meget SKAL genbruges Få oplyst præcise krav til WAN/LAN ved samarbejdsmodeller

IT workshop 30. september 2004 Beslutningsgrundlag for IT-omlægninger Krav til tilbud og økonomiske oversigter Tilbud skal indeholde: Specifikation af initiale omkostninger og vedligeholdsomkostninger Samtlige kendte omkostninger i nutidskroner samt oplysninger om pristalsreguleringsmetoder Øvrige oplysninger med betydning for den totale drift: Betingelser ved service/support, hvad dækker vedligehold, opsigelsesvarsler etc. Hvem ejer hvad? – Hvem handler med hvem? – Hvem fakturerer og for hvad?

IT workshop 30. september 2004 Beslutningsgrundlag for IT-omlægninger Krav til indhold i samarbejdsaftaler Klare definitioner af hvad aftalen omfatter og ikke omfatter Til hvilken pris og på hvilke betingelser Opdelt i initial- og driftsomkostninger Varsler Styring og medindflydelse Ansvarsfordeling Tvivl: Spørg moderinstitutionens jurist

IT workshop 30. september 2004 Beslutningsgrundlag for IT-omlægninger Krav til kontrakt ved eget system Ny statslig standardkontrakt – KO1 Kan bruges som reference

IT workshop 30. september 2004 Beslutningsgrundlag for IT-omlægninger Systematisér processen Tænk processen ind i bibliotekets faglige udviklingsplaner Lav matrixer over fordele og ulemper ved forskellige modeller og systemer Plejer er ikke godt nok – brug processen til at vurdere nye muligheder

IT workshop 30. september 2004 Beslutningsgrundlag for IT-omlægninger Sund fornuft! Billigst på papiret er ikke nødvendigvist billigst når alle arbejdsprocesser indregnes Dyrest er ikke nødvendigvis udtryk for bedst Tænk i optimering af processer og forbedring af service