Business planning 1 http://playerandindustry.wordpress.com

På programmet Aftale tidspunkter for individuel vejledning Introduktion til business planning for game startups (2-ugers forløb) Idag: Generel intro til forretningsplanens elementer Uge 9: I dybden med budget-delen og øvelseser om budgetlægning for en spilproduktion

Kursusplan - lectures Week 1: Introduction Week 2: Economics of the game industry Week 3: Developer-Publisher relationships and sales channels for games Week 4: Marketing games Week 5: Target Group Analysis and SWOT Week 6: The player and motivations for play – Fredag 12-15ish! Aki underviser Week 7: Business planning and budgeting (I): The business plan Mid-semester break Week 9: Business planning and budgeting (II): Startups and budgeting Week 10: Usability testing No class, continued work on usability test Week 12: QA and user research Week 13: Experience components and measurement methods Week 14: Getting a career in games Week 15: Optional topic - to be decided

Projekterne Uge 9: Midtvejsevaluering (7 uger før afleveringsfristen) Forventes ”halvfærdige rapporter” - indledning, metode, data/literatur, problemformulering i orden – helst igang med analysearbejdet/hovedarbejdet - vil variere lidt fra rapport til rapport Hver udarbejder 10 min præsentation af projektet og resultater so far til uge 9 Individuel vejledning: Fredag d. 10/10 fra kl. 13.00 – halv time per mand (or as needed)

Tekster + præsentationer uge 9 Laramee: Startup’s: Don´t compete with Half-Life 2! Laramee: Financing projects and startups Laramee: Development misery and how to avoid it Irish: Game Development Financials Moore: Scheduling and budgets Anders

Business planning

Forretningsplanen Et grundlæggende dokument der udarbejdes ved starten af en virksomhed ... og opdateres løbende Formål for eksempel: Give en klar strategisk plan for virksomhedens udvikling Tiltrække investorer Forstærke vores viden om markedet Give kredibilitet til virksomheden

Forretningsplanen: Typer Til venture capitalists Fokus på markedet og virksomhedens indtjenings-kapacitet Til en bank Fokus på risk management (banker er mindre villige til at løbe risici end investor capitalists) Fokus på indtjening IR plan (investor relations plan) I dybden på de bløde områder Kommunikationsstrategi såvel før som efter at der er sikret investorer

Forretningsplanen En forretningsplan kan indeholde en række forskellige punkter afhængigt af branchen Ændrer sig i løbet af firmaets levetid Længden er max. 50 sider (200 hvis stort firma), typisk omkring 30 Inklusive et 2-siders ”executive summary”

Indhold (eksempel) Forsidemateriale Forretningskonceptet: Strategi, vision og mission Personressourcer Produkter/service Markedsbeskrivelse inkl. salgs- og markedsføring Firmaet: Organisering af virksomheden Udviklingsplan 3-4 år frem Financiel strategi og budget (økonomisk situation) Appendiks: Resumeer o.s.v. Den præcise struktur kan variere meget afhængig af target audience!

1. Forsiden

1. Forsiden Forsidematerialet Forside Executive summary (sammenfatning) Henvendt til læseren – på 2 sider max. Overblik over indholdet Hvis der søges venture capital skal der stå hvor mange penge der søges om Often den sektion er afgør om der er bid (sad but true – fuldstændigt samme argument som et game design-dokument) Indholdsfortegnelse

2. Forretningskoncept

2. Forretningskoncept Den sektion hvor virksomhedens grundlag og vision afklares og de vigtigste udviklingsprocesser værdisættes Forretningskonceptet rummer følgende dele: Elevator pitch Mission & vision statements Virksomhedsværdier (company values) Strategiske mål for realisering af vision Key business concepts

2. Forretningskoncept Elevator pitch Som vi kender den – henvendt til ikke-specialisten. ”In a nutshell”

2. Forretningskoncept Mission Vision En enkelt paragraf der forklarer hvad virksomhedens mission er For eksempel: ”Create educational games for public school children with innovative gameplay” Vision En enkelt paragraf eller mindre der fortæller hvad virksomhedens vision er F.eks.: ”Firma X vil være verdens bedste udvikler af educational games til folkeskolesegmentet”

2. Forretningskoncept Company values (virksomhedsværdier) Formålet er at identificere hvad det er virksomheden ”handler om” – både i forhold til kunderne men også f.eks. internt. F.eks. ”innovation, will, ambitions, fun to go to work, creativity” Company values for key stakeholders Players: Creativity, fun Press: Surprise, friendliness Publisher: Joint venture in value increase, trust Investor: Professionalism, trust Employees: Trust, ambition, humour, accomplishment

2. Forretningskoncept Strategiske mål til realisering af vision Hvordan skal vi realisere visionen i praksis? Vision og mission brydes op i forhold til de enkelte stakeholders (spillerne, publisheren, investoren, konkurrenterne), f.eks.: Forhold til partneren: Publisher Forholdet til spillerne De interne arbejdsprocesser Position i industrien Ranking i forhold til konkurrenterne

2. Forretningskoncept Visionsrealisering: Eksempel på konkrete action statements: Forholdet til spillerne Make players long for the product before it comes out Release Playable Demo one month before final game release Have excellent Community Management Create a set marketing procedure Create some of the best corporate and product web sites Make the players feel that we care about them

2. Forretningskoncept Visionsrealisering: Eksempel på konkrete action statements: Internal work process Instigate new work process, which visualizes progress and strengthens motivation Create Early Victory: Finish First Playables maximum 3 months after concept development is done Make the company a fantastic place to work physically and mentally

2. Forretningskoncept Key business processes Denne sektion rummer en beskrivelse af de vigtigste processer i virksomhedens daglige virke Hver process beskrives, og vision, kvalitative og kvantitative mål angives For eksempel for: Game development, QA, customer support, sales

Key business processes: Game development Vision A creative, innovative and motivating process for all employees, which at the same time can be controlled inside the economical and temporal frame, which makes it possible to choose wisely in relation to balancing economy, time, and quality.   Qualitative Goals All existing creativity in the company is utilized as well as possible in the process in order to create as good a game as possible. Clear progress management both to motivate internally and to show externally Quantitative Goals Initiate and optimize Agile Development as process: SCRUM and Extreme Programming Make weekly reports for signed publishing partners Get monthly feedback on product development from signed publishing partners

3. Personressourcer

3. Personressourcer Evt. kan personressourcerne uddybes her – i et startup kan de inkluderes under firmabeskrivelsen.

4. Produktet

4. Produktet Hvad er det egentlig vi sælger? Dette kan være nemt at definere – spil X – eller lidt mere tricky at definere – f.eks. et tool som indgår i noget middleware, eller en servicekontrakt Konsulentvirksomhed kan være særligt vanskelig at definere klart

4. Produktet Beskrivelse af produkterne: Produktionsplan Hvor de er henne i produktionsplanen og Hvordan de placerer sig i forhold til markedet Beskrivelse af competition Beskrivelse af målgruppen for det specifikke produkt Estimate of costs: Hvordan skal vi tjene penge på produktet? Hvad koster det at udvikle, distribuere o.s.v. Pricing (pris på produktet) Distribution/leverandører: Hvordan skal produkterne nå markedet? (her typisk publisheren inde over)

5. Markedsbeskrivelsen

5. Markedsbeskrivelse Forklarer hvorfor virksomheden skal eksistere Forklarer hvad virksomheden producerer, of hvordan den adskiller sig fra konkurrenterne Unique distinguishing characteristics: Talent, IP, financielle fordele, geografiske fordele

5. Markedsbeskrivelse Gennemgang af markedssituationen Overordnet og for det specifikke kundesegment der sigtes mod: Hvem er kunderne? (målgruppeanalyse) Er de vandt til at købe produkter af denne type? Er er behov for flere spil af denne slags? Hvordan skal de overtales til at købe dine spil?

5. Markedsbeskrivelse Det handler om at identificere behovet i markedet + markedsstrukturen Understøtter de nuværende trends i markedet dit produkt? Hvor stærk er konkurrencen? Markedsføringsstrategien Hvordan skal spillet sælges? Til hvem? Hvor mange ressourcer skal der bruges?

5. Salgsstrategien Rummer flere delelementer Milestones for markedsføring og salg (antal salgte units) Hvornår hvilke produkter sendes i handlen og hvornår der kommer penge ind fra dem Grundlag for salgsberegningerne Prissætning Distributionsformer Online, retail, o.s.v.

5. Salgsstrategien Pirouz: Distribution is king Enhver forretningsplan til spilbranchen skal grundigt gennemgå hvordan spillene skal distribueres – eller hvem der skal håndtere distribution (publisheren) Chicken and the egg-problem: Investors støtter projekter med en stærk publisher og en god markedsføringsstrategi Publishers går efter projekter med financiel backing

6. Firmaet

6. Firmaet Markedsbeskrivelsen identificerer en opportunity (SWOT) Firmabeskrivelsen adresserer hvordan virksomheden er egnet til at profitere herpå i form at dets opbygning Rummer information om: Firmaets strukturering Staff (key og auxilliary) Supportstruktur

6. Firmaet Hvordan er virksomheden organiseret? Hvordan fungerer virksomheden i dagligdagen? Hvad er den legale struktur? (hvem ejer hvad i firmaet? Partnerships o.s.v.) Hvordan skal regnskab og HR styres? Hvad er firmaets bank? Hvem er regnskabsførerne (ekstern eller intern?) Hvordan kører rutinerne for administration? Hvad er forretningsrutinerne? (f.eks. hvem sætter prisen på spillet, customer service o.s.v.)

Struktur: ”Organigrams” Viser hvordan staff er organiseret & ledelseshierarki Kan inkludere eksterne partnere (f.eks. outsourcing, PR)

”organigrams” Organigrams gives for forskellige tidspunkter i firmaets udvikling Inkluderer nye staff, og hvad deres ansvarsområder er 2009 2008

Staff Staff Supportstruktur Key staff (dem med X spiltitler på CV´et, bagmændende bag firmaet og hvorfor de er særligt godt til at fremstille produktet Auxilliary staff: Som leverer den øvrige nødvendige ekspertise Beskrivelse af arbejdsopgaverne, hvem der laver hvad og hvordan organiseringen ser ud Andre emner der skal dækkes: Hvordan er lønstrukturen? Er der nok talent i det geografiske opland? Hvordan ansættes folk? Supportstruktur Eksterne ressourcer som skal levere den ekspertise som ikke er dækket af intern staff For eksempel advokater, revisorer o.lign.

7. Udviklingsplan

7. Udviklingsplan Beskriver firmaets evolution ved bestemte fremtidige tidspunkter Hvordan ser virksomheden ud i 2009? 2010? Det er i underholdningsbranchen særligt vanskeligt at lave langsigtede udviklingsplaner Typisk fokus 2-4 år frem i tiden (især for startups)

7. Udviklingsplan Produkternes udvikling og produktionsplanen Hvilke spil færdige hvornår? Expansion packs? Samme udviklingsmetode eller ændres? Tekniske strategi Udvikling i kundekredsen Financiel forecast: Hvor skal pengene komme fra? (cash cows) Hvilke udgifter er der? Andre mål med forretningen F.eks. arbejdsklima, PR

Risk management

Risk management En risikovurdering er vigtig for de fleste typer audience for en forretningsplan Særligt vigtigt for ikke-risikovillig kapital (banker, venner, angel funding) Risici kan opdeles i forskellige typer: Risici ved produktionen Risici ved produkterne Generelle risici indenfor spilproduktion Risici ved markedsføring O.s.v.

Risk management: Eksempel General Risks in Game Production Based on several independent surveys of existing post-mortems on game productions there are four re-occurring problems in game production which lead to delays in production, too low quality, and too low Return of Investment. These risks are: 1: Bad design documentation and unclear game vision when game goes into production 2: Bad communication of the game vision to the whole team during the whole production process 3: It is difficult to do performance measurement, and therefore progress measurement. 4: Lack of thorough testing from concept development till release makes it hard to measure the progress quantitatively and qualitatively. These four risks are managed through a project management model (efterfølgende forklaring).

8. Financiel strategi og budget

8. Financiel strategi og budget Et af de vigtigste punkter, nærlæses af investorer og banker Basalt set en ”money management plan” 3 typer financiering for upstarts: Gæld (lån) Investering mod ownership/profit sharing Venture capital mod stock & buyback

8. Financiel strategi og budget Rummer: Forslag til financeringsordning (hvis det er målet med forretningsplanen) Budget (før og efter funding er opnået) Kapitalstruktur Nuværende ejere og kreditorer, aktiefordeling Beskrivelse af virksomhedens finanser Indtjening, udgifter Regnskaber (som helst viser indtægt) Beskrivelse af cash flow: Hvor kommer pengene fra Hvilke typer financing deals

8. Financiel strategi og budget Budgettet Nøglen det hele drejer om: Ordene omdannet til kvantitative værdier For et startup typisk separate budgetter for etablering og operation (operative budget) I spilbranchen vigtigt at vise cash cows, hvornår royalties bliver betalt o.s.v. Mere herom i uge 9 ...

9. Appendix

9. Appendiks Resumeer fra alle key staff (dem er der i firmaet) Letters of intent fra potentielle publishers o.s.v. Basalt set alt hvad der kan styrke forretningsplanen overfor target audience (venture capitalist, potentielle ansøgere, banker, publishers, o.s.v.) Appendix kan ligesom resten af forretningsplanen variere afhængigt af hvem rapporten skrives til

Indpakning Pirouz aflusster med at understrege at indpakningen af en forretningsplan er vigtig “I have seen many business plans so horribly packaged that there was little chance for the project to be taken seriously. “ Overvej formatering: Brug diagrammer, karakter/miljø-skitser, tidlig artwork, diagrammer for programmer og game design o.s.v.