Intern kommunikation PR og presse Anne Walsøe, Frivilligkonsulent Sjælland og Øerne Sofie Maegaard Astrup, Kommunikationsmedarbejder

Program Præsentation Fortæl verden om dit frivillige arbejde Historier fra det virkelige liv, Linda Sommer, Maribo Lav din egen historie og giv den en vinkel Gruppearbejde Pause Få et fælles værdigrundlag midt i forskelligheden God rollefordeling Hvordan skal vi kommunikere med hinanden? Vidensdeling – hvordan?

Hvorfor er det vigtigt at kommunikere godt internt? Vi er her for at skabe mening! Forsvinder meningen, bliver vi væk som frivillige….

Uden at se meningen, stopper man…. ”Jeg har svært ved at se resultatet af det jeg gør” ”Jeg er i tvivl om, hvorfor jeg skal gøre nogle bestemte ting” ”Jeg oplever, at andre synes, jeg gør noget forkert” ”Jeg synes, at de andre gør noget på en forkert måde” ”Jeg gør ikke helt nok” ”Jeg bliver ikke rigtig set, hørt eller værdsat for min indsats” ”Jeg skal foretage mig en masse ting som ikke giver mening” Hvis man som frivillig ikke oplever at det giver mening – så stopper man! God indbyrdes kommunikation kan afværge (til dels) at man får det som der står ovenfor… Hvis alle er klar over: hvorfor gør vi det vi gør, hvad er vi sammen om at løse, vi fejrer vores sejre og roser hinanden, vi fortæller og deler de gode historier, vi har en klar forventningsafstemning og en rollefordeling, hvor vi ikke er ens men får lov at bidrage forskelligt…. SÅ er vi nået meget langt! Lokalforeningen er organisationen i organisationen: god idé at lave fælles spilleregler/frivilligkultur. Bruge noget tid på det! (ex. Amager) Meget er vundet med at have en fælles vision. Red Barnets vision og værdigrundlag

Red Barnets Vision Vores vision er at skabe en verden, hvor ethvert barns ret til deltagelse, overlevelse, udvikling og beskyttelse er realiseret. Vores mission er at sikre udsatte børn øjeblikkelige og varige forbedringer i deres liv samt kæmpe for positive forandringer i den måde, verden behandler børn på. Red Barnet vil skabe forandringer gennem nytænkning, ved at være børnenes stemme og ved at opnå resultater for og med børn gennem samarbejde med lokale partnere, frivillige og børn.

Red Barnets værdigrundlag Ansvarlighed Ambition Samarbejde Kreativitet Integritet …hvad er jeres værdigrundlag? Og hvad forstår I ved jeres værdier? Handler ikke altid om rigtigt og forkert – men om at forventningsafstemning og opmærksomhed på forskellighed. Finde de gode kompromiser, tage hensyn og rykke sig lidt. Øvelsen fra landsmødet… Vi ER forskellige, men hvordan håndterer vi det? Acceptere at der er forskellige niveauer af hvor involveret man er og kan være. Det kan ikke føre til frustration, men igen handle om at få klappet hinanden på skuldrene og FORVENTNINGSAFSTEMT. Ansvarlighed Vi påtager os alle et personligt ansvar for at bruge vores ressourcer så effektivt som muligt og for at skabe målbare resultater. Vi står både til ansvar overfor vores bidragsydere, frivillige, partnere og frem for alt verdens børn.   Ambition Vi stiller store krav til os selv og vores kollegaer, sætter høje mål og forpligter os til konstant at forbedre kvaliteten af alt det, vi gør for og med børn. Samarbejde Vi respekterer og værdsætter hinanden. Vi er stolte af vores forskelligheder og samarbejder med partnere for at styrke vores globale indsats for og med børn. Kreativitet Vi går langt for at udvikle bæredygtige løsninger for og med børn, og vi er åbne overfor nye ideer og forandringer. Integritet Vi stræber efter at leve op til høje etiske standarder. Vi sætter aldrig vores omdømme på spil, og vi arbejder altid ud fra barnets bedste.

Eksemplet fra Amager Lokalforening: Ansvarlighed Vi skal vise ansvarlighed ved at vise deltagelse Giv afbud i god tid, når man ikke kan deltage på møder Stabilitet som frivillig: deltagelse i møder og være med i organisationen Vær aktiv og pro-aktiv i lokalforeningslivet. Det er vigtigt at vi melder os på banen. Opfølgning, når vi har modtaget støtte Inddragelse af familierne i aktiviteterne og evalueringen af disse Vi skal give hjælp til den rette målgruppe

Fortsat… Samarbejde Vi skal tale sammen før problemerne opstår Opgaverne skal fordeles mellem hinanden Podio skal bruges som kommunikationsværktøjet Det skal være rart at være sammen Gi energi til samarbejdet (modsat tage energi) Respekt for forskellighed Bidrag til den gode stemning Respekt i samarbejdet List op, hvad der forventes. Og måske er det også ok at have et minimums bundniveau – overveje hvordan man kommunikerer det. Fra menig frivillige til projektledere og bestyrelsesformand. Vis cirklen! Alle er en del af lokalforeningen!

Kommunikationscirklen Mødestruktur Selvom alle er en del af lokalforeningen er det vigtigt at ikke alle skal mødes om alting! Vis blomsten.

Hele lokalforeningen Familie- oplevelsesklub Lejre Lands-indsamling Bestyrelse Formand Næstformand Kasserer & Sekretær -------------------------------- Styregruppen Rekruttering & velkomst Presse/PR (Fundraising) Familie- oplevelsesklub Lejre Lands-indsamling Katastrofe-indsamling Fri for mobberi Sikker Chat Fortaler BR-Agenter Madklub Fundraising Lederteams er vigtige! De rapporterer ind til bestyrelsen, men kører selvstændigt og behøver ikke invitere alle fra deres team til alle møder. Nogle gamle lokalforeninger skal lige sadle lidt om, når de skal indkalde til møder – fordi der kommer flere aktiviteter på. Godt, hvis man ved hvem ens nærmeste leder er. Får informationer og indkaldelser direkte fra lederen. Hyggelige omgivelser. Nogle gange mødes for hyggens skyld! Husk at melde fra til møder i god tid!! Mail har sine (tidsmæssige) begrænsninger Mødes i real life!

Vidensdeling ?? SMS Email Dropbox brevpost ? ? Facebook Googledocs Møder Hvordan får man informationer? Mail, facebook, dropbox/googledoc, sms, opringninger? Red Barnet mail. Fordel med grupper på facebook – for de enkelte kronblade. Forventningsafstemning: hvordan svarer man tilbage? Er der grænser for spam? Hvor meget skal man læse? Hvad hvis folk ikke er på facebook? Ex fra Randers: manglende fb-person. Telefonopkald ???

Gode råd: Relevante møder for relevante personer! Lederen for hvert team indkalder dem i sit team Lav en årskalender/halvårskalender: regionsmøder, uddannelsesdage, landsindsamling, landsmøde, generalforsamling (alle har et overblik). Referater, klubfolder, vigtige aftaler, adresselister mm. – googledoc eller dropbox! Kort oversigt over lokalforeningens aktiviteter og personer så nye kan få et hurtigt overblik Aftal hvordan I gerne vil kommunikere med hinanden Relevante møder for relevante personer! Lav en årskalender/halvårskalender hvor I får alt ind: regionsmøder, uddannelsesdage, landsindsamling, landsmøde, generalforsamling (alle har et overblik). Referater, klubfolder, vigtige aftaler, adresselister mm. – googledoc eller dropbox! (undervise i hvordan bagefter…?) Hvad skal nye vide? Ikke for meget ikke for lidt. Billeder! De taler mere end ord – del dem evt. med hinanden i et lukket forum. Ny portal! Kommunikation til sekretariatet, fra sekretariatet og lokalforeninger imellem. Mere om dette på landsmødet! Kommunikation til nye frivillige + lokalmiljøet: Både dem der endnu ikke er der, og dem I får ind – hvordan formidler I jeres arbejde?

Gode råd fortsat Snak om jeres roller indbyrdes – hvordan definerer I dem? Overvej at få en HR-frivillig til at sikre frivilligpleje, informationsflowet og vidensdelingen Find en presseansvarlig Lav en strategi for kommunikationen – først internt, så eksternt   Afslutning HR-rollen, Sekretær funktion…vigtige at få defineret of inde den rette person til. Kommunikationsstrategi….synergi mellem intern og ekstern kommuniktion