Indkøbspolitik Esben Madsen, Indkøbs- og Logistikchef & Lisbeth Hoffmann Thomsen, Kontorchef i Regionsøkonomi

Rammerne for Indkøb og Logistik - og effekten……. Esben Madsen Indkøbs- og Logistikchef Ekstern rammesætning Finansministeriet, SKI mv. Danske Regioner Leverandører, Klagenævn, Konkurrencestyrelse mv. Intern rammesætning (RM) Organiseringen (kontraktindgåelse, jura, logistik, centrale stamdata) Fælles kontrakter, besparelser mv. Logistikken – og samspillet med udbudene e-handelsprojekt og -system Regional strategi Indkøbspolitikken

Fokusområde Udbud/kontraktindgåelse Kompetence Regional udbudsplan Analyser og dokumentation Prioriteringer Besparelser Procesoptimeringer i driften Kunde-/brugertilfredshed Kommunikationsstrategi Mål, bl.a.: Fra Købs- til Obligatoriske aftaler Fra uplanlagte til planlagte aktiviteter Kommunikation Jura Marked Brugere Systemer Processer Økonomi

Besparelsespotentiale - på baggrund af indkøbsaftaler Koordinering af eksisterende amtsaftaler Typisk store besparelser Lokale variationer Ingen større forandringer for brugerne Nye fælles regionale udbud (lovkrav) Muligheder for nye strategiske valg Mere ressourcekrævende udbudsforløb Får kun effekt, hvis aftalerne benyttes! Lokale/decentrale disponenter Synliggørelse for brugerne via: De eksisterende indkøbssystemer (ILS’er som skal udfases) Det nye e-handelssystem Aftalehåndbog på intranet

Region Midtjyllands e-handelsprojektet ”e-login” Fælles koncern e-handelsssystem (integration med økonomisystem) Lovkrav fra medio 2008 Implementering – Regionshospitalet Viborg, Fortsat implementering

E-handel Væsentligt nyt…. Gennemsigtighed Mere automatik, f.eks. Kontering Disponeringsregnskab Sporbarhed; hvem, hvad og hvornår? Flow-baseret integration med koncernøkonomisystem Fælles data til koncernsystemet Statistikmuligheder/beslutningsgrundlag Leverer data til Ledelsesinformationssystem (InfoRM)

Regional strategi Strategiske beslutninger og mål Nuværende situation Ryd op! Centralt og decentralt Sigt – og fasthold sigtet! Strategiske beslutninger og mål Organisering Brugerinvolvering e-handel e-Kataloger Lager- eller skaffevarer Udbudsplanlægning osv. …. Organisering Systemer Processer

Indkøbspolitikken i Region Midtjylland v. Lisbeth Hoffmann Thomsen Kontorchef i Regionsøkonomi Formål Skabe rammer for fordelagtige indkøb Stor kunde – mulighed for fordele ift. pris, kvalitet og øvrige krav der kan stilles. Sammenhæng til Region Midtjyllands øvrige politikker (Miljø, arbejdsmiljø mv.) Vision Moderne Effektiv Professionel Procesunderstøttende serviceorgan Større hensynstagen til miljømæssige og etiske forhold ??

Hvordan nås visionen? 5 strategiske områder der har betydning Hvilke kriterier/hensyn lægges til grund for udbud og indkøb Hvordan involveres brugerne Digitaliseringstiltag Kommunikation Samarbejde med leverandører og myndigheder

Kriterier og hensyn i forbindelse med udbud og indkøb Udbud skal ske efter forretningsmæssige kriterier Helhedsbetragtninger Optimal konkurrence Undgå monopoler Ved udbud skal der tages hensyn til, at der opnås: De bedst mulige priser for den rette kvalitet Stor leveringssikkerhed og gode leveringsbetingelser Bedst mulige service De bedst mulige betalingsbetingelser Mindst mulig belastning på miljøet og arbejdsmiljøet Der kan opstilles andre/flere

Hvilke andre krav kan vi stille i indkøbspolitikken? Etiske krav Sociale klausuler Mere præcise og omfattende krav til arbejdsmiljø og miljø Hensyn Krav koster Finansministeriets og ISMs agenda Skatteborgernes penge – overensstemmelse med deres prioriteringer ved indkøb? Udbudsjura. Krav SKAL kunne måles og dokumenteres

Udbudsprocesser Formelle krav til udbudsprocesser når kontraktsummen er over godt 1,5 mio (EU-udbud) eller 0,5 mio. (national annoncering). Udbudsbetingelserne - Alle vilkår i kontrakten skal beskrives på forhånd - Tydelig og éntydig kravspecifikation Tildelingskriterier: - Laveste pris ELLER - Det økonomisk mest fordelagtige tilbud

Høringssvar til indkøbspolitikken 1 5 stk. + Regions-MEDudvalget Regions-MEDudvalget: Fleksibilitet i valg af produkter Afvige fra ugunstige aftaler Produkter udviklet til krigsførelse HR – Fysisk Arbejdsmiljø Mere aktiv inddragelse af arbejdsmiljøet Regionspsykiatrien distrikt Øst Ingen bemærkninger

Høringssvar til indkøbspolitikken 2 Århus Universitetshospital, Århus Sygehus, Hoved-MEDudvalg Brugerundersøgelser, der understøtter brugerinvolvering Større integration at miljøet i politikken Regionshospitalet Horsens – Hoved-MEDudvalg Meget forretnings- og prismæssig orienteret Mangler værdier (miljø, energiforbrug, arbejdsmiljø, etik) Fleksibilitet ved implementering af organisering og nyt system Udmøntning af bruger- og specialistinddragelse Århus Universitetshospital, Skejby, Hoved-MEDudvalg Brugerinddragelse, der skal sikre valg af rigtige produkter Digitalisering: Systemer skal understøtte brugerne