Økonomistyring HA 4. semester forår 2008 v/ Niels Sandalgaard, Forelæsning 28. april 2008 kl. 10.00-11.45

Agenda – AKMY kapitel 10 Learning points fra sidst Budgetprocessen Master budgettet og dets bestanddele Budgetproces – eksempel Budgetopfølgning Variansanalyse Adfærdsmæssige implikationer

Budgetprocessen - definition “a quantitative expression of the money inflows and outflows that reveal whether the current operating or business plan will meet the organization’s financial objectives” Budgeting: “the process of preparing budgets” Pas på med definitionerne – i praksis ofte ”kontekst-afhængigt” Budgetudarbejdelse (processen) Budgettet (talsættet) Budgetopfølgning (processen) Budgettering

Budgetprocessen Der er i litteraturen angivet mange forskellige formål med budgettering – AKMY angiver f.eks.: Kommunikation af mål (og opfølgning herpå) Koordination Planlægning Ressource allokering

Budgettets centrale rolle Identify objectives Develop strategy Master budget Planning Operational budgets Financial budgets Measure and assess Control Reevaluate

Forecaste efterspørgsel efter ressourcer Budgettering indebærer forecasting af efterspørgslen efter fire slags ressourcer – forskellige tidshorisonter: Fleksible/Variable ressourcer der skaber variable omkostninger Kapacitetsressourcer (mellemlang sigt) der skaber kapacitetsomkostninger Ressourcer som på mellemlang og lang sigt øger virksomhedens strategiske potentiale Lang-sigtede kapacitets ressourcer der skaber kapacitetsomkostninger

Master Budget Master budgettet består af to overordnede typer af budget: Operating budgets – Summerer aktivitetsniveuaet indenfor f.eks. salg, indkøb og produktion Financial budgets – Viser de forventede finansielle konsekvenser af aktiviteterne i driftsbudgetterne

Operating Budgets Salgsplan – indeholder det planlagte salgsniveau for hvert produkt Investeringsplanen – specificerer de langsigtede anlægsinvesteringer der skal afholdes i den nuværende budgetperiode Produktions plan – specificerer hvad der skal produceres i budgetperioden Indkøbsplan – specificerer de nødvendige indkøbsaktiviteter Ansættelses- og uddannelsesplan – specificerer hvilke ansættelser eller afskedigelser der skal foretages samt uddannelse/oplæring af nye medarbejdere m.v. Administrative og andre diskretionært forbrug – indeholder administration, R&D, marketing m.v.

Financial Budgets Financial budgets udarbejdes for at evaluere de finansielle konsekvenser af investerings-, produktions- og salgsplaner m.v. Financial budgets indeholder: Planlagt/budgetteret resultatopgørelse Planlagt/budgetteret balance Planlagt/budgetteret cash flow/pengestrøm Den planlagte/budgetterede pengestrømsopgørelse bruges til to ting: Til at planlægge hvornår overskudslikviditet skabes Til at planlægge hvordan eventuel likviditetsbehov kan efterkommes

Budgetprocess - eksempel

Forecasted salg

Forecasted salg som udgangspunkt for produktionsplan Detaljeringsgraden skal være tilstrækkelig detaljeret til at den kan bruges til produktionsplanlægning, indkøbsplan m.v. men skal omvendt heller ikke være ekstremt detaljeret og derfor arbejdskrævende – balance! Man grupperer derfor produkter med omtrentligt identisk træk på organisationens ressourcer produktlinier

Øvrige planer Produktionsplanen er så udgangspunkt for ”ressource commitments” Hvor meget skal der købes ind – indkøbsplanlægning Hvor mange folk skal ansættes/fyres og med hvilke kvalifikationer Diskretionære omkostninger (ej drevet af aktuelt produktions- og salgsniveau!?): Administration, R&D m.v. (hvad med marketing?). Valg af anlægsinvesteringer er i højere grad baseret på en langsigtet planlægningsprocess.

Valg af kapacitetsniveau

Udarbejdelse af produktionsplanen Match af salgsplanen med kapacitet og ”lagerpolitik”

The financial plans

The financial plans

The financial plans

The financial plans

Vurdering af alternativer

What if – analyse - Her kan CVP f.eks. bruges

Budgetopfølgning – basal varians analyse

Varians analyse – first-level

Varians analyse – flexible budget

Varians analyse – second-level

Third-level varianser - Pris og mængde varians Fleksibel budgetvarians kan dekomponeres i pris- og mængdevarians Mængdevarians = (AQ-SQ) x SP, hvor AQ = actual quantity of materials used SQ = standard (estimated) quantity of materials required SP = standard (estimated) price of materials (1.100.000 – 1.100.000) units * 25 pr. enhed = 0 Price variance = (AP-SP) x AQ, hvor AP = actual price of materials (27-25) pr. enhed * 1.100.000

Direkte løn varians Efficiency variance = (AH-SH) x SR Rate variance = (AR-SR) x AH, hvor AH = actual number of direct labor hours AR = actual wage rate & SR = standard rate SH = standard (estimated) number of direct labor hours

Princippet illustreret grafisk

Variansanalyse - recap First-level varians = Forskellen mellem Master budget og Realiseret First-level varians = Planning varians plus fleksibel budget varians Planning varians = Forskellen mellem Master budget og fleksibelt budget Fleksibel budget varians = Forskellen mellem fleksibelt budget og realiseret Fleksibel budget varians = Prisvarians plus mængdevarians

Budgettering i service og non-profit organisationer I non-profit organisationer er det essentielt at balancere indtægter og udgifter f.eks. på et museum eller i en kommune I den offentlige sektor fungerer budgettet som ”bevillingsværktøj” Planlægningen er vigtigt f.eks. i konsulentvirksomheder, da det tager lang tid at uddanne medarbejderne

Periodisk vs. kontinuert budgettering Budgetprocessen kan enten være periodisk eller kontinuert: Periodisk: Der udarbejdes budget 1 gang årligt og for et år ad gangen (typisk månedsopdelt). evt. revideres budgettet i løbet af året Kontinuert: Når januar 2008 er gået laves budget for januar 2009. Sammen med feb-dec 2008 udgør de en ny 12 mdr. periode. Kaldes også rullende budgettering. Kritiseres ofte for at være for tidskrævende

Styring af diskretionære omkostninger Grundlæggende 3 måder: Incremental budgeting Sidste år plus x% (ikke nødvendigvis jævnt fordelt på arter) kritiseres for ikke at eliminere omk. der ikke længere er nødvendige Zero-Based Budgeting (nulbase-budgettering) Bygge budgettet op fra nul – retfærdiggøre hver omk. på ny Kritiseres for at være for besværligt/dyrt Project funding mellemform

Adfærdsmæssige implikationer – design af budgetproces Authoritative budgeting (top-down): Den overordnede giver blot den underordnede besked om hvordan dennes budget skal være uden at drøfte det med denne Participative budgeting: Høj grad af involvering i fastlæggelsen af budgettet gavner motivationen hos den underordnede giver mulighed for informationsudveksling Consultative budgeting Diskussion af budgettet, men den overordnede fastlægger

Adfærdsmæssige implikationer – påvirkning af budgetproces Budgeting games Skabe slack: Forsøge at skrabe unødvendige ressourcer til sig Forsøge at mindske præstationsforventningerne og dermed få budgetmål der er lettere at leve op til Dysfunktionel adfærd i bestræbelserne på at leve op til budgettet: Dysfunktionel (men lovlig) adfærd Decideret snyd og svindel

Activity based budgeting og Beyond Budgeting ABB: bruger viden om sammenhængen mellem aktivitetsniveau og omkostninger til at budgettere omkostningsniveauet Beyond Budgeting: Afskaffer budgettet Bruger f.eks. relative præstationsmål (benchmarking) i stedet for faste årlige budgetmål Planlægger bl.a. vha. forecasts

Næste forelæsning Onsdag d. 30. april kl. 10.00-11.45