5S anvendes til indretning af arbejdspladser Det er vigtigt, at ens arbejdsplads er indrettet, så man ikke skal lede efter ting, gå langt efter noget man bruger ofte, eller har ting til at fylde op, som man stort set aldrig bruger. Derfor er fokus på 5S et af de tiltag der på kort tid giver et stort udbytte, såvel hvad angår performanceresultater som arbejdsklima og sikkerhed. De 5S’er: Sortere Simplificere Støve af Standardisere Selv-disciplin 5S er oprindeligt oversat fra japansk De japanske ord er: Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke

Hvad opnår man med 5S Der er flere gevinster ved at implementere 5S: Mere tid Større overblik Færre ulykker Bedre rutiner Bedre trivsel Højere produktivitet Færre omkostninger Færre fejl Bedre sikkerhed Højere kundetilfredshed Det er vigtigt, at man er opsat på at noget skal ændres og at alle er med. Det vil desuden være nødvendigt at have løbende opfølgning efter gennemførelsen

De 5 S’er og deres betydning Det er vigtigt, at man arbejder med de 5 S’er i nævnte rækkefølge – det giver det bedste resultat, da de bygger på hinanden: 1S – Sorter og fjern hvad der ikke bruges – lav evt. et karantæneområde til det I ikke ved om I skal bruge igen 2S – System er vigtigt for at kunne finde sine ting – sørg for, at det I bruger ofte er lige i nærheden og let tilgængeligt. Det der benyttes sjældent placeres længere væk evt. ”fjernarkiv” 3S – Systematisk rengøring og vedligeholdelse af såvel maskiner som arealer og værktøjer. Sørg for at gøre det tilgængeligt, så evt. rengørings-personale let kan komme til 4S – Standardisér området, så alle er enige om hvordan området skal se ud – tag billeder af den nye standard for at fastholde det – sørg for synlighed evt. med labels og andre opmærkninger 5S – Selvdisciplin er en ikke uvæsentlig del af 5S – I skal sikre fastholdelse, eventuelt ved hjælp af audits – desuden skal der videreudvikles, så der til stadighed sker små forbedringer

Sådan kommer man i gang Ledelsen skal være kickstarter på processen og være med i de forskellige aktiviteter, dog er det meget vigtigt, at medarbejderne selv står for selve implementeringen og finder de gode løsninger i fællesskab. Lav en tidsplan som er synlig for alle – og sørg for at alle er informeret Giv mulighed for at der kan stilles spørgsmål undervejs Lav i fællesskab en ”husorden” – hvordan skal det se ud i området – hæng den synligt for alle – hav løbende dialog om den Lav klare aftaler om hvem der gør hvad – sørg for at flest muligt er indblandet og har ansvar (handleplan med ansvar og deadlines) Tag billeder før, undervejs og efter – det motiverer til yderligere tiltag Udvælg et område som er overskueligt til pilotprojekt – for at vise hvad det går ud på

1. Sorter Fjern alt hvad der ikke er nødvendigt for at klare arbejdet Etabler et karantæneområde til det der ikke umiddelbart skal blive i området Giv hver enkelt medarbejder ansvar for deres eget område Sæt en tidsramme op i fællesskab (evt. 2 timer) Brug evt. farvede post’its til mærkning af det der bruges: ofte = grøn, sjældent = gul , aldrig = rød Metoden red tag er også nem at gennemføre – man har post’its eller fortrykte sedler hvorpå man skriver hvornår man benytter genstanden – efter en fastlagt periode kan man så fjerne det der ikke er benyttet – eller finde en egnet plads Efterfølgende er det en god ide at ”besøge” hinandens arbejdsstationer for at udfordre hinanden lidt på hvad der er fjernet/opmærket Skab enighed i gruppen – man er nu godt på vej mod en ny standard

2. Simplificere Alt hvad der hører til i området (mrk. grøn) skal nu have en fast plads, så det er placeret naturligt i forhold til hvor og hvordan det bruges Aftal en fast tidsramme som alle arbejder efter Aftal hvordan mærkning skal være (står evt. allerede i husreglerne) – skal der mærkes op med tusch, maling, dymo ? Vælg evt. farvekoder til forskellige arbejdsstationer – så man altid kan se hvor en genstand hører til Skab enighed om hvordan arbejdsstationerne skal indrettes, så det så vidt muligt er ens i hele området Vær opmærksom på eventuel lovgivning omkring sikkerhed mv.

3. Støve af Formålet er her, at skabe en renholdt arbejdsplads, hvor man har lyst til at arbejde Under oprydning og simplificering sker en del af rengøringen, da man jo gør rent undervejs – hvis noget ikke er rengjort gøres det nu Aftal en fast tidsramme som alle arbejder efter Find årsager til snavs – er der maskiner der spilder, affald der hober sig op – så find årsagen og find mulige løsninger Lav et skema til rengøring og vedligehold – som alle fremover har ansvar for at overholde, det gælder om at gøre rent løbende – ikke den årlige forårsrengøring Husk at tage billeder efter endt rengøring

4. Standardisere Nu skal fremtiden sikres ved hjælp af relevante standarder og metoder for hvordan arbejde udføres korrekt og sikkert Lav meget specifikke aftaler for hvordan der arbejdes i de enkelte områder – fasthold det på plancher/skemaer Der kan blandt andet laves standarder for: Rengøring Vedligehold Transport af materialer Markering af opbevaringssteder Ordregennemgang Lagre - evt. ved hjælp af kanbankort En standard kan også være et billede af en værktøjsvæg – sådan skal den se ud! Husk – standarder er ikke statiske – de ændres løbende

5. Selvdisciplin Sikring af at 5S processen fastholdes gøres ved løbende at evaluere på processen Etabler en 5S gruppe som har ansvar for løbende opfølgning (kan med fordel gå på skift i medarbejdergruppen) Sørg for en tavle, hvor fremdriften synliggøres, - her kan medarbejderne løbende notere forslag til yderligere tiltag Afhold møder ved tavlen med fast interval – her er der evaluering, ideer fra medarbejdere drøftes og sættes i værk Lav evt. et tjekskema (auditskema) til brug for løbende evalueringer Hav respekt for hinanden under hele forløbet – alle er ikke ens

4. 5. Standardisere 2. Selvdisciplin 1. 3. Simplificer Støve af Sortér Hav faste aftaler om hvad der er tilladt. Afhold audits i fast interval Hjælp hinanden! 1. Sortér Hvad har du brug for i din hverdag Alt unødigt fjernes Etabler evt. karantæneområde 2. Simplificer Det du bruger ofte skal være tæt på din arbejdsplads Lav simple overskuelige løsninger 3. Støve af Sørg for at der bliver gjort rent – gør det tilgængeligt hvis du ikke selv er ansvarlig for rengøring 4. Standardisere Lav en standard for hvordan det skal se ud. Opmærk med skyggemarkeringer/dymo Tag evt. billeder af området

Yderligere omkring 5S Har du brug for yderligere inspiration til 5S, så henvend dig, og få et gratis LEAN-hæfte om emnet – bestil det via min hjemmeside www.storgaardinnovation.dk Har du brug for hjælp i form af en facilitator, så har jeg stor erfaring i at få 5S til at virke i mange forskellige sammenhænge, både i administrative processer og i mere produktionsprægede områder. Frem for alt, husk at gøre 5S til en fælles sag – så det ikke blot er et par stykker ud af en flok der tager styringen.