Formål Definere og fastlægge projektets ansvarsmæssige struktur (HVEM?) Roller og ansvar Inddragelse af Interessenter Business Case Fremdrift Organisation Temaer Ændringer Kvalitet References: 5.1 Trainer notes: Emphasise these are Roles not Jobs and ask for examples of stakeholders. Relative Exam syllabus topics: OR02 Risiko Planlægning

Organisationstemaet og principper ” Et PRINCE2 projekt har definerede og aftalte roller og ansvar i en organisationsstruktur, der inddrager forretnings-, bruger- og leverandørinteresser.” Principper – fastlagte roller og ansvar Sikre passende governance ved at fastlægge ansvarsområder for ledelse, styring og levering i projektet Fastlægge klare ansvarsområder for de enkelte ledelsesniveauer Kommunikationsstyringsstrategien sikrer effektivt informationsflow til og fra de væsentligste interessenter References: 5.1 Trainer notes: Run through these examples of how the Organization theme supports the defined roles and responsibilities principle. Relative Exam syllabus topics: OR03

Projekt/program/virksomhed ” Et projekt er en midlertidig organisation, der etableres for at levere et eller flere forretningsprodukter i henhold til en aftalt Business Case” Virksomhedens organisation Program Salg, Marketing, Økonomi Projekt C Projekt B Projekt A Økonomi Projekt E Projekt D Salg Projekt F References: 5.2.1 – 5.2.3 Trainer notes: Define the following: Project - a temporary organization to deliver one or more products to an agreed Business Case Programme - a temporary flexible organization to co-ordinate, direct and oversee a set of related projects & activities to deliver outcomes and related benefits Corporate organization - a project will exist within the wider context of an organization Relative Exam syllabus topics: OR05 Projekter kan gennemføres isoleret – stand-alone Projekter kan være en del af et program bestående af beslægtede projekter Projekter eksistere altid i sammenhæng med virksomhedens organisation

Organisationsniveauer Virksomheds- eller programledelse Projekt- organisation (for hvert projekt) Projekt A Projekt D Projekt E Styregruppe Ledelse Styregruppe Ledelse Styregruppe Ledelse Projektleder Styring Projektleder Styring Projektleder Styring Teamleder Levering Teamleder Levering Teamleder Levering References: 5.3.1 Trainer notes: Emphasize there can be multiple projects occurring within an organization, which may be stand-alone or part of a programme. Either way, each of them will require sufficient layers of management to fulfil the project’s decision-making needs. Explain how the four levels of Corporate/programme management, Directing, Managing and Delivering are mapped onto the process model. Relative Exam syllabus topics: OR06 (in conjunction with main process timeline diagram) Projektdeltagere/ specialister Projektdeltagere/ specialister Projektdeltagere/ specialister

Projektorganisationen PRINCE2® definerer roller – IKKE ledelsesfunktioner for personer Virksomheds-/programledelse Projektorganisationens roller Styregruppe Seniorbruger(e) Styregruppeformand Seniorleverandør(er) Ændringsmyndighed Forretning, bruger, leverandør Projektsikring Projektleder Projektsupport References: 5.3.2 to 5.3.2.9 Trainer notes: Go through main organization structure and associated roles. Emphasize which roles are not part of project management team. Emphasize PRINCE2® defines roles not jobs and the roles are backed up by role descriptions Run through dealing with changes to the project management team N.B. Blue shading represents customer environment and red represents supplier environment. Relative Exam syllabus topics: OR01 Teamleder(e) Projektdeltagere/specialister

Styregruppen Seniorbruger(e) Brugerkrav Forbindelsesled til brugerne Tildeler brugerressourcer Projektets slutprodukt opfylder brugernes behov Ansvarlig for realisering af forventede udbytter Styregruppeformand Repræsenterer forretningen ”Værdi for pengene” Finansiere projektet Ultimativ ansvarlig Seniorleverandør(e) Repræsenterer designers, udviklere, indkøbere, konstruktører etc. Kvalitet af leverandørernes produkter Teknisk integritet Tildeler leverandørressourcer Forretning Nøgle karakteristika Myndighed Troværdighed Evne til at delegere Tilgængelighed References: 5.3.2.2 Trainer notes: Go through each role and sample responsibilities and the three primary stakeholder categories (Business, User and Supplier). Explain the difference between a stakeholder (e.g. people/groups not part of the project management team who may need to interact with the project and/or have an interest or influence on the project’s outcome) and the project decision makers (e.g. the Project Manager and the Project Board roles who will ‘represent’ the various stakeholders, covering the three primary stakeholder categories of business, user and supplier). Relative Exam syllabus topics: OR05 OR08 OR07 (The Process Timeline will show how each is used throughout the processes) N.B. ‘Stakeholder engagement’ will not be tested within the Foundation or Practitioner exams. Projekt Bruger Leverandør

Bruger- og leverandørgrupper repræsentant (område 1) Leverandør- repræsentant (område 2) Bruger- grupper Bruger- repræsentant (område 1) Bruger- repræsentant (område 2) Inden for Projekt- organisationen Styregruppe Seniorbruger(e) Styregruppe- formand Senior- leverandør(er) Projektsikring bruger Projektsikring forretning Projektsikring leverandør References: 5.3.2.5 Trainer notes: Emphasise the tailoring could mean breaking down the roles into multiple appointments. The size of the Project Board should be as small as possible but still represent the three primary stakeholder interests of business, user and supplier and therefore make good use of user and supplier groups. Relative Exam syllabus topics: OR12 OR13

Projektsikring Styregruppe Seniorbruger(e) Styregruppeformand Seniorleverandør(er) Projektsikring forretning, bruger leverandør Styregruppens ansvar Overvåger alle aspekter i projektets præstationer og produkter ud fra et ... forretnings-, bruger- og leverandørperspektiv Kan delegeres til specifikke personer... for at varetage alle eller nogle opgaver fra virksomhedens organisation fra bruger- eller leverandørgrupper én eller flere Uafhængig af Projektleder og Projektsupport References: 5.3.2.3 Trainer notes: Go through role and sample responsibilities for Business, User and Supplier assurance. Relative Exam syllabus topics: OR07 (Process Timeline shows how each is used throughout the processes)

Ændringsmyndighed og ændringsbudget Styregruppe Seniorbruger(e) Styregruppeformand Seniorleverandør(er) Ændringsmyndighed Projektleder Godkender ændringsønsker og afvigelser fra specifikation Styregruppens ansvar Styregruppe kan prioritere og delegere... til en Ændringsmyndighed – sandsynligvis til Projektsikring til Projektleder Ændringsbudget anbefales References: 5.3.2.3 Trainer notes: Go through Project Assurance role and sample responsibilities for Business, User and Supplier assurance. Relative Exam syllabus topics: OR07 (Process Timeline shows how each is used throughout the processes)

Projektleder Styregruppe Seniorbruger(e) Styregruppeformand Seniorleverandør(er) Projektsikring forretning, bruger leverandør Ændringsmyndighed Projektleder Teamarbejde Produkter vs. projektbehov Projektleder Normalt fra kundemiljøet Fokus på den daglige styring Styrer projektet på vegne af Styregruppen Styrer Teamledere og Projektsupport Rollen bør ikke deles Omkostnings-styring Kommunikation Kvalitet Multi- facetter Produktstatus References: 5.3.2.6 Trainer notes: Go through Project Manager role and sample responsibilities and the many aspects the role. Relative Exam syllabus topics: OR07 (Process Timeline shows how each is used throughout the processes) Ændringer Overvågning Strategi Planlægning Brugerbehov Linjeledelse

Teamleder Styregruppe Seniorbruger(e) Styregruppeformand Seniorleverandør(er) Projektsikring forretning, bruger leverandør Ændringsmyndighed Projektleder Teamleder(e) Teamleder Sikrer at produkter, som er bestilt af Projektlederen via Arbejdspakker, bliver fremstillet Kan være samme person som Projektleder eller en separat person Rapporterer til Projektlederen og sandsynligvis til Seniorleverandør References: 5.3.2.7 Trainer notes: Go through Team Manager role and sample responsibilities. Relative Exam syllabus topics: OR07 (Process Timeline shows how each is used throughout the processes)

Projektsupport Styregruppe Seniorbruger(e) Styregruppeformand Seniorleverandør(er) Projektsikring forretning, bruger leverandør Ændringsmyndighed Projektleder Projektsupport Teamleder(e) Projektlederens ansvar, men... kan delegere arbejder til Projektsupport: Projektsupportrollen er ikke valgfri Allokering af arbejder til separate grupper er frivillig Sikre Projektsikringens uafhængighed Arbejder omfatter: Administrativ service Råd og vejledning om projektstyringsværktøjer Procedure og værktøjer for konfigurationsstyring References: 5.3.2.8 Trainer notes: Go through Project Support role and sample responsibilities. Relative Exam syllabus topics: OR07 (Process Timeline shows how each is used throughout the processes)

Beslutningstagere og interessenter En interessent er en person, gruppe eller organisation, der kan påvirke, blive påvirket af eller opfatte sig som påvirket af et initiativ (program, projekt, aktivitet eller risiko). Andre interessenter Fagforeninger Miljøgrupper Intern revision Offentligheden Eksterne leverandører ….kan støtte være imod vinde tabe se en trussel være ligeglade Styregruppeformanden sikrer projektets interes- senter om, at projektet forbliver ønskværdigt, levedygtigt og opnåeligt Styregruppen Væsentlige interessenter og beslutningstagere References: 5.3.5 to 5.3.5.2 Trainer notes: The Project Board represents the key business, user and supplier stakeholder interests within the project. There are likely to be other stakeholders who are not part of the project management team who may need to interact with the project or who may be affected by the project’s outcome. Such stakeholders can come and go during the project. Reiterate the difference between a stakeholder (e.g. people/groups not part of the project management team who may need to interact with the project and/or have an interest or influence on the project’s outcome) and the project decision-makers (e.g. the Project Manager and the Project Board roles who will ‘represent’ the various stakeholders, covering the three primary stakeholder categories of business, user and supplier). Explain the positive and negative influence that stakeholders may have on the project, how stakeholders can be engaged and how the Communication Management Strategy facilitates engagement. Relative Exam syllabus topics: OR08 Effektiv kommunikation med interessenter er essentielt for projektets succes, og er angivet i Kommunikationsstyringsstrategien

Organisation – Resumé af ansvarsområder (eksempel) Virksomheds- programledelse ... Styregruppeformand ... Seniorbruger ... Seniorleverandør ... Projektleder ... Teamleder ... Projektsikring ... Projektsupport ... udnævner Styregruppeformand designer og udnævner projektorganisationen tildeler brugerressourcer tildeler leverandørressourcer udvikler, reviewer og opdaterer Kommunikationsstyringsstrategien styrer projektteams og specialister rådgiver om inddragelse af interessenter administrativ support for projektorganisationen References: 5.1 Trainer notes: Emphasise these are Roles not Jobs and ask for examples of stakeholders. Relative Exam syllabus topics: OR02

Projekt organisation - Classic Styregruppe Tager beslutning om kvalitet, tid og ressourcer Skaber kvalitetssikring af projektets forretningsinteresse Styregruppeformand (overordnet ansvarlig) Seniorbruger (brugernes repræsentant) Seniorleverandør (leve- randørens repræsentant) L R T Projektleder Reference gruppe Sikrer at projektet producerer de krævede produkter til aftalt kvalitet, tid og ressourcer Projektgruppen Udfører projektet Delprojektledere Projektmedarbejdere Projektadministration Har holdninger til projektets resultat og proces Vigtige interessenter

Projektorganisation – organisering af arbejdsgrupper efter indsatsområder Formål Styregruppe Beslut- ning Beslut- ning Beslut- ning Projektleder Leve- rance 1 Leve- rance 2 Leve- rance 3 Leve- rance 4 Leve- rance 5 Projektgruppe Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Indsats- område 1 Arbejdsgruppe 1 Indsats- område 2 Arbejdsgruppe 2 Indsats- område 3 Arbejdsgruppe 3 Indsats- område 4 Arbejdsgruppe 4 Indsats- område 5 Arbejdsgruppe 5 Projekt- ledelse Projektleder = vigtige delleverancer Milepæle Tid