Balanced Scorecard i Dansk Landbrugsrådgivning Centerpræsentation Denne præsentation er beregnet til at give en generel introduktion omkring Balanced Scorecard og de muligheder Balanced Scorecard kan give centre og Dansk Landbrugsrådgivning i det fremadrettede arbejde.

Hvad er et Balanced Scorecard? Et koncept, der omsætter virksomhedens strategi til handling Et system til at vurdere virksomhedens resultater Et strategisk styringsværktøj Et værktøj til at sikre implementering, forankring og opfølgning Et værktøj til at holde fokus på det væsentlige Mange virksomheder vælger i dag at supplere deres økonomiske rapporteringer med andre værktøjer, der fokuserer på ikke finansielle mål og konkrete initiativer, der skal sikre eller være med til at sikre virksomhedens fremtidige vækst, læring, viden og innovation. Balanced Scorecard er et af de mest benyttede værktøjer hertil. Balanced Scorecard bunder i en antagelse om, at det for ledelsen i en virksomhed ikke er tilstrækkeligt a fokusere alene på økonomiske mål. Balanced Scorecard skal sikre balancen mellem kortsigtede og langsigtede mål, mellem interne og eksterne præstationsmål og mellem finansielle og ikke finansielle mål. Et Balanced Scorecard (BSC) er ikke noget kompliceret værktøj. Det er ganske enkelt. Det der er svært, er at finde de rigtige mål at sætte ind i et BSC. Et BSC er adfærdsregulerende. ”What you messure is what you get” eller ”Det du fokuserer på bliver til virkelighed”. Et BSC kan udarbejdes for hele virksomheden og eller for en afdeling/sektion eller for et projekt eller større opgave.

Fordele ved Balanced Scorecard Kobling mellem finansielle og operationelle mål Ledelsen, den enkelte afdeling og medarbejderen har konkrete mål, som der arbejdes med og måles på Et klart overblik over virksomhedens fokus- og indsatsområder Kommunikation af strategi bliver mere konkret og vedkommende Virksomhedens vision synliggøres og operationaliseres

Hvad indeholder et Balanced Scorecard Mål i de 4 perspektiver Kundeperspektiv Hvordan skal kunderne opfatte os for at vi kan opfylde visionen? Økonomiske perspektiv Hvilke krav / ønsker har vore ejere? Innovation og læring Hvordan skal vi lære og forbedre os for at vi kan opfylde visionen? Interne forretningsprocesser Hvilke processer skal vi være særlige dygtige til for at tilfredsstille vores kunder? I et BSC nøjes vi som sagt ikke med at styre efter økonomiske mål. Vi er mere nuancerede – vi sætter også mål for kunderne, for medarbejdernes læring og innovationsevne og for de interne forretningsprocesser. Vi opererer altså med mål i 4 forskellige perspektiver Når det hedder et Balanced Scorecard er det fordi mål i et perspektiv let kan afstedkomme mål i et eller flere af de øvrige perspektiver. Et bedre økonomisk resultat kan f.eks. godt fremkomme som følge af forbedrede interne processer eller på grund af dygtigere og mere effektive medarbejdere, men det kan evt. også skyldes flere nye kunder. Vi vurderer altså om der er sammenhænge mellem målene i de 4 perspektiver – årsags-effekt relationer. Når vi skal finde ud af, i hvilket perspektiv vi skal placere et mål er det ikke så afgørende, hvor man placerer målet, men det er afgørende at scorecardet samlet set indeholder de rigtige tal. Mål på det, der er væsentligt og kritisk for virksomheden. Jo mere konkrete de udvalgte resultatmål og indsatser er, jo lettere er det at kommunikere Balanced Scorecardet over for medarbejderne og øvrige interessenter.

Eksempler på mål i de 4 perspektiver Kundeperspektiv Kundetilfredshed Antal kundebesøg Tilgang af nye kunder Antal kundeklager Antal genkøb i et givet kundesegment Markedsandel Økonomisk perspektiv Omsætning Overskudsgrad Omkostningsreduktion Omkostning til udvikling og implementering af nyt produkt Faktureringskrav Lærings og innovations perspektiv MU-Samtaler Antal uddannelsesdage Salgskurser Antal eksterne netværk Fyraftens møder Tværfaglige opgaver Intern proces-perspektiv Kvalitetsstyring Sagsbehandlingstid ved kundeklager Kundesegmentering Overholdelse af deadlines Krydssalg

Trin til at komme i gang med at udarbejde et Balanced Scorecard Fastlæg en vision (Hvor skal virksomheden hen? – ønsket fremtidsbillede) Identificer målsætninger / fokus- og indsatsområder (Hvordan skal vi komme derhen?) Definer kritiske succeskriterier for ovenstående og inden for de 4 perspektiver (Hvor skal vi udmærke os inden for hvert perspektiv) Identificer målepunkter (Hvad skal vi måle på for at sikre at vi arbejder i den rigtige retning?) Udarbejd et Balanced Scorecard for hvert fokusområde Lav et overordnet Scorecard med de væsentligste mål fra fokusområderne – max. 20 mål Det er vigtigt at få formuleret en vision – et fælles billede af, hvor virksomheden/afdelingen skal hen på 2 – 4 års sigt. Når visionen er klar kan man gå i gang med at fastlægge, hvilke områder man skal have i fokus, for at opfylde visionen. Når fokusområder er fastlagt, kan man gå i gang med at definere de kritiske succeskriterier, inden for de fire perspektiver. Ofte er det nødvendigt at identificere målepunkter for succeskriterierne for at blive tilstrækkelig sikker. Et økonomisk bedre resultat kan jo eks. nås på flere måder – mersalg eller omkostningsreduktion eller måske begge dele. Lav gerne i første omgang et Balanced Scorecard for hvert fokusområde. Ønsker man overordnet set kun et Balanced Scorecard kan man derefter udvælge de vigtigste Hvem skal udarbejde Balanced Scorecardet. Det er et ledelsesværktøj og derfor også et ledelsesansvar, at der bliver udarbejdet et Balanced Scorecard. På afdelingsniveau vil det ofte være en fordel at inddrage medarbejderne i udarbejdelsen. På den måde sikrer man ejerskab, og selve udarbejdelsen er et led i at kommunikerer strategien ud til medarbejderne – det er opfølgningen i høj grad også. I hvilket perspektiv begynder man. Ofte er der mål i det økonomiske perspektiv, som er givet. Begynd evt. her alternativt i kundeperspektivet. Man vil uvilkårlig komme til at springe lidt fordi et mål i et perspektiv ofte afføder mål i øvrige perspektiver.

Eksempel på vision Vision Hurtigere og bedre end konkurrenterne Nytteværdi hos kunden Førende leverandør af rådgivning Anerkendt internationalt og nationalt Spændende og udfordrende arbejdsplads

Eksempel på målsætninger / fokus- og indsatsområder Vision Hurtigere og bedre end konkurrenterne Nytteværdi hos kunden Førende leverandør af rådgivning Anerkendt internationalt og nationalt Spændende og udfordrende arbejdsplads 80% markedsandel Rettidig betjening Bedre kundeservice Øget kundetilfredshed Implementering hos slutbruger Overskud på 1 – 2% af omsætningen Øget salg af rådgivningsprodukter internationalt Kompetenceudvikling – aktivitetsforøgelse på 20% Lederudvikling Tilfredshedsgrad > 3 Forbedre projektarbejdsformen Kvalitetsmål Udnyttelsesgrad & udbredelse af nye produkter Overholdelse af deadlines Udviklingsprojekter max 3 kvartaler Inddragelse af lokale centre i udviklingsprojekter Kundeperspektiv Økonomiske perspektiv Innovation og læring De interne forretningsprocesser

Eksempel på kritiske succesfaktorer og måltal i det økonomiske perspektiv Målsætning Overskud på 1 – 2% af omsætningen Øget salg af rådgivningsprodukter internationalt Reducere omkostninger Øge salgsvolumen Nyt internationalt markedsførings materiale Flere besøg internationalt Måle interval Måleinterval DB over X % Antal udfakturerede timer / timer i alt Omsætning pr. måned Nye produkter introduceres Fagkontorerne har lavet produktblade Antal henvendelser fra nye Internationale kunder 2 internationale besøg pr. måned Mål Måltal

Interne forretningsprocesser Vision Hurtigere og bedre end konkurrenterne Nytteværdi hos kunden Førende leverandør af rådgivning Anerkendt internationalt og nationalt Spændende og udfordrende arbejdsplads 80% markedsandel Rettidig betjening Bedre kundeservice Øget kundetilfredshed Implementering hos slutbruger Overskud på 1 – 2% af omsætningen Øget salg af rådgivningsprodukter internationalt Kompetenceudvikling – aktivitetsforøgelse på 20% Lederudvikling Tilfredshedsgrad > 3 Forbedre projektarbejdsformen Kvalitetsmål Udnyttelsesgrad & udbredelse af nye produkter Overholdelse af deadlines Udviklingsprojekter max 3 kvartaler Inddragelse af lokale centre i udviklingsprojekter Kundeperspektiv Økonomisk perspektiv Innovation og læring Interne forretningsprocesser Mål I de grønne og gule områder, at vi finder tal til selve Balanced Scorecardet. Processen med at finde måltallene er meget væsentlig – giver et fælles billede af, hvordan vi skal opfylde visionen. Mål

Hvordan ser et BSC ud? eksempel

Andre vigtige forhold i forbindelse med Balanced Scorecard Udpeg ansvarlig for hvert målepunkt Aftal hvordan og hvornår der rapporteres Fastlæg måleinterval Fastlæg interval for rød, gul og grøn Aftal hvordan opfølgning finder sted – er BSC et fast punkt på alle ledermøder / afdelingsmøder, skal et BSC hænges op på gangen?

Den overordnde model