NVF Seminar Innovativa samverksanslösningar, Stockholm 23 april 2013 Konflikthåndtering i entrepriser - En ny model for brug af styregrupper NVF Seminar Innovativa samverksanslösningar, Stockholm 23 april 2013 En ny model for brug af styregrupper.

Erfaringer Ekstremt vigtigt at adskille ledelse (styregruppedeltagere) og pladsorganisation For at forhindre, at alle tvister/uenigheder ender i styregruppen …Men det er samtidig en udfordring da entreprenørernes organisation er mere flad en bygherrens Ligeledes vigtigt at etablere styregruppen ved kontraktens start Fastholde kadencen selvom der ikke er problemer eller udfordringer Kan fungere som statusmøder og styrke relationen til den enkelte entreprenør Kort fortalt er det at det er ekstremt vigtigt at adskille ledelse (styregruppedeltagere) og pladsorganisation hvis ikke alle tvister/uenigheder skal ende i styregruppen. Men det er samtidig en udfordring da entreprenørernes organisation er mere flad en bygherrens. Det er ligeledes vigtigt at etablere styregruppen med det samme kontrakten starter og fastholde kadencen selvom der ikke er eksakte problemer eller udfordringer. Så kan de fungere som statusmøder og styrke relationen til den enkelte entreprenør

Model for konflikthåndtering i entrepriser Bemanding af styregruppen: Der deltager altid mindst én ledelsesrepræsentant fra både VD og leverandør Styregruppedeltagere deltager ikke i andre møder der har med gennemførelse af entreprisen at gøre Struktur for styregruppemøde: Afholdes i 3 skridt hvor selve styregruppemødet er 2-delt. 1. Et internt formøde 2. Del 1 af styregruppemødet: VD og leverandøren fremlægger sammen status og problemstillinger for styregruppen. 3. Del 2 af styregruppemødet: Styregruppemedlemmerne behandler problemstillingerne Denne grundmodel danner for fremtiden udgangspunkt for anvendelsen af styregrupper på entrepriser i Anlægsdivisionen. Selve styregruppen bemandes som følger: Der deltager altid mindst én ledelsesrepræsentant fra både VD og leverandør Styregruppedeltagere deltager ikke i andre møder ifm. gennemførelsen af entreprisen og er således at betragte som uafhængige af ”produktionen”. Et styregruppemøde afholdes i 3 skridt hvor selve styregruppemødet er 2-delt. Et internt formøde hvor styregruppemedlemmerne mødes med tilsynsleder, fagprojektleder og projektleder og drøfter status, fremdrift, aktuelle problemstillinger mv. Del 1 af styregruppemødet hvor 1-2 repræsentanter fra hhv. VD og leverandøren sammen fremlægger status og problemstillinger for styregruppen. Hvem der repræsenterer VD kan variere fra projekt til projekt og fra møde til møde helt afhængigt af stade og aktuelle problemstillinger. Del 2 af styregruppemødet hvor styregruppemedlemmerne behandler de problemstillinger der er rejst og træffer de nødvendige beslutninger. VD’s styregruppemedlemmer på en given entreprise skal findes mellem projektchef, projektleder, afdelingsleder (TES) og tilsynschef.

Hoved- og fagentrepriser: Byggemøder, økonomimøder og teknikmøder. Model for styregruppemøder er et supplement til den øvrige mødestruktur: Hoved- og fagentrepriser: Byggemøder, økonomimøder og teknikmøder. Totalentrepriser: Projektorienterings-/byggemøder, økonomimøder og projektmøder. Formålet med model for styregrupper: Ledelsesmæssig fokus og støtte til entreprisen Organisationsmæssig sammenhæng Løse eventuelle udfordringer og konflikter Godt og effektivt samarbejde Anvendelse af model: Alle totalentrepriser Alle hovedentrepriser Alle fagentrepriser over 40 mio. kr. Fagentrepriser: Konkret vurdering Styregruppemøder er et supplement til den øvrige normale mødestruktur på entrepriserne. På hoved- og fagentrepriser udgøres de øvrige møde typisk af byggemøder, økonomimøder og teknikmøder. På totalentrepriser udgøres de øvrige møder typisk af projektorienterings-/byggemøder, økonomimøder og projektmøder. Formålet med styregrupperne er: At sikre ledelsesmæssig fokus og støtte til entreprisen At sikre organisationsmæssig sammenhæng, herunder at de løbende problemstillinger kan løses på rette niveau i organisationen At løse eventuelle udfordringer og konflikter som løftes op til styregruppen At sikre et godt og effektivt samarbejde Som udgangspunkt anvendes modellen fremadrettet på følgende entrepriser: Alle totalentrepriser Alle hovedentrepriser Alle fagentrepriser over 40 mio. kr. For øvrige fagentrepriser vurderer FPL (TES) sammen med PL ud fra risici og kompleksitet om etablering af en styregruppe fra entreprisens opstart kan være relevant. Der udarbejdes indstilling herom til projektchefen. Grundmodellen skrives ind i alle relevante udbud, så vi senere i udførelsen kan nedsætte en styregruppe såfremt det måtte være påkrævet.

Leverandørmøder – et andet forum Perspektiv på tværs af den enkelte entreprenørs performance på entreprenørens entrepriser Afledt af vores PMA (Performance Management) Ikke på de konkrete problemstillinger i det enkelte projekt Tendenser og evt. udviklingsbehov for såvel entreprenør som bygherre. Jeg ville slutte af med at forklare at vi har et andet forum, Leverandørmøder, hvor vi kigger på tværs af den enkelte entreprenørs performance på de entrepriser de måtte have. Det er afledt af vores PMA (Performance Management) og går ikke på de konkrete problemstillinger i det enkelte projekt, men på tendenser og evt. udviklingsbehov for såvel entreprenør som bygherre.

Tak for i dag!