Step 2: Organisation - samarbejde og ledelse i projektet

Samarbejde i projektet Indhold: Etablering af projektorganisationen Roller i projektorganisationen Eksempler på organisationstyper Projektlederen: Ledelse og roller Projektgruppens samarbejde Litteratur: Riis og Mikkelsen,Grundbog i Projektledelse, Prodevo 2003 Lindegaard og Olsson, Power i Projekter og Porteføljer, DJØF 2005 Projektledelsens Grundbegreber, PMI 2002 Andersen og Ahrengot: Fit for Fight, Børsen 2003 Kjell A. Nordström & Jonas Ridderstråle: Funky Business, Børsen 1999 Steven Covey: 7 good habits of highly effective people, Franklin Covey Andreas Munk-Madsen: Strategisk Projektledelse, MARKO 1996 Michael A. West: Teamwork - metoder til effektivt samarbejde, Psykologisk Forlag 2002 R. Meredith Belbin: Ledelsesgrupper -betingelser for succes eller fiasko, Potential www.prodevo.dk 1)

Projektorganisationen Det ydre Struktur, opbygning og relationer til interessenter, synlighed Det indre Arbejdsformen, arbejdsfordeling og tildeling af roller Personificeringen Projektmedarbejderen, projektlederen, opgaver og ledelsesstil Banen skal være kridtet op, men det er spillerne, der skaber kampen.

Projektorganisationen Husk - projekter har en verden omkring sig Hv-? Projekt synsvinkel Organisatorisk synsvinkel Input Proces Output Den midlertidige projektorganisation Den permanente basis organisation

Projektets succes er en sum Opgaven “Missionen lykkedes” Resultat Timing Accept Implementering Involvering Tilpasning Ressourcer Tid Basisorganisationen + Projektet

Projektorganisation - i en foranderlig verden Problemstilling: Hurtigere teknologisk udvikling stiller krav om tempo og effektivitet Optimal udvikling kræver kendskab til alle funktioner i virksomheden Mængden af fornyelsesopgaver øges, hvilket kræver fleksibilitet Projektet kræver at personer med forskellig viden deltager Projektgruppen dannes ofte på tværs af basisorganisationen En god projektorganisation kræver forankring i basisorganisationen samarbejde omkring opgaven inddragelse af interessenter projektleders kompetence

Projektorganisation Husk at “hejse flaget” når projektet startes - informér i hele organisationen Planlægning Formulering af principper og arbejdsform Tilrettelægge beslutnings- og indflydelsesdel Tilrettelægge ledelsesdel Tilrettelægge arbejdsdelen Etablering Organisationens tilpasning til projektets forskellige faser Sikre kontinuitet i projektet Afvikling Planlæg afvikling, så uvished og projekttræthed undgås Formel overdragelse til driftsorganisationen

Projektorganisation Mange får opgaven som projektleder i fremtidens virksomhed

Projektorganisation - Projektleder skaber respekt/autoritet ved at gennemføre opgaven hurtigere og bedre end det forventes Den projektansvarlige chef er projektets opdragsgiver Opdragsgiver kan f.eks. være virksomhedens ejer eller direktør Styregruppen har det overordnede ansvar, fastlægger mål og ressourcer Styregruppen består af chefer fra involverede afdelinger Styregruppen er i stand til at træffe bindende beslutninger Projektlederen leder og styrer det daglige arbejde i projektgruppen Projektleder fremlægger løsningsmuligheder for styregruppen Projektleder er med til styregruppens møder som sekretær Projektmedarbejderne har faglig ekspertise inden for produktet Medbringer kompetence fra sit funktionsområde, og har ofte to chefer Kan arbejde heltid, deltid eller være ansat på projektet Skal være loyal over for resultat, snarere end over for funktion

Projektorganisation - Undgå konflikter igennem etablering af referencegrupper Referencegrupper giver råd, udtalelser og kommentarer – informeres Referencegrupperne etableres med baggrund i interessentanalysen interessent kan bidrage fagligt til løsning af problemer interessent kan være fortaler for projektets gennemførelse interessent kan have politisk ønske om at deltage i projekt interessent kan have krav på at blive hørt interessent kan have negativ indflydelse på projektet (modstander) Interessenter i referencegrupper høres, informeres gennem: Formaliserede møder Ad hoc møder Uformelle kontakter

2.1. Ansvarsmatrix Hvis ansvaret for en opgave skal deles mellem to personer - bliver der højst 10 % af ansvaret til hver Symboler for aktivitet i opgavefordelingsskema: I: Tage initiativ til G: Godkende M: Medvirker ved A: Ansvarlig U: Udfører H: Høres

Projektlederen

Projektlederen Projektlederens roller Lede opgaven Skabe projektresultatet Opgaveleder Indadvendt ledelse Anfører Informationsfordeler Udadvendt ledelse Topfigur Forbindelsesled Talsmand Forhandler Projektstyring Arbejdsleder Overvåger Kriseløser Ressourceledelse Opgavefordeler Kompetencetilførsel

Projektlederen Projektlederens kompetence erfaring Metode- kompetence Adfærds- kompetence International Competence Baseline, IPMA Videreudviklet af Foreningen for Dansk Projektledelse www.projektforeningen.dk

Projektlederen Projektlederens interne kontrakt – kender du spillereglerne? Projektets mål og succeskriterier Bilag: Projektleders bud på en projektbeskrivelse jvf. skabelon    Projektleders personlige udvikling: Styrker og udviklingspunkter i forhold til projektet. Er der behov for sparring eller efteruddannelse for at løfte projektet?   Projektlederens øvrige opgaver Prioritering i forhold til evt. andre opgaver som projektlederen har pt. Projektorganisation Hvem er projektansvarlig? Hvordan bemandes projektet?  Samspil omkring projektet Forslag til hvordan projektejer og projektleder arbejder bedst sammen på opgaven Forslag til hvordan projektleder og ressourcepersoner kan samarbejde  Rammer og beføjelser Defineret indenfor hvilke rammer projektlederen kan træffe beslutninger i forhold til budget, tidsplan, indhold Dato Dato  ----------------------------------------------- ----------------------------------------------- Projektejer Projektleder

Projektlederen Management by walking around Metoder til ledelse Management by walking around Small talk er sjældent spildt Tag lederrollen på – vis respekt og bliv respekteret! Hav overblik over interessenterne Vidsyn istedet for snæversyn Agér istedet for at reagere Coveys 7 gode vaner Vær proaktiv Begynd med slutningen Gør det første først Tænk vind/vind Søg først at forstå – dernæst at blive forstået Skab synergi Slib saven

Summe-opgave – at bygge et skib........ ” Hvis du vil have bygget et skib, skal du ikke kalde folk sammen, for at tilvejebringe tømmer eller tilvirke redskaber. Du skal ikke uddelegere opgaver til dem eller fordele arbejdet. Men du skal vække deres længsel efter oplevelser på det store åbne hav” Hvordan vil i gøre det i jeres projekter? 10 minutters summen....

Projektledelse – Metoder og Værktøjer Del II – forår 2006

Projektgruppens samarbejde

Start- og planlægnings- workshops Projektgruppen Organisering af det indadvendte samvirke Bevidsthed om roller Synlig ledelse Tydelige spilleregler Projektmøder - Arbejdsmøder - Styringsmøder - Sociale arrangementer Mødedagsordner og -referater Direkte personkontakter Start- og planlægnings- workshops Projekthåndbog/procesdagbog Projektets info- og kommunikations- web site Projektrum/-værested Visualisering, modeller og plancher Evaluering af præstation og proces

Teamarbejdets 2 dimensioner Høj Opgaverefleksivitet Lav Type A: velfungerende team Høj opgaveeffektivitet God psykisk trivsel Lang levetid Type B: Hyggeligt team Lav opgaveeffektivitet Gennemsnitlig psykisk trivsel Kort levetid Type D: Koldt, effektivt team Gennemsnitlig eller dårlig psykisk trivsel Type C: Dysfunktionelt team Dårlig psykisk trivsel Meget kort levetid Høj Social refleksivitet Lav Model:Michael A. West, Teamwork - metoder til effektivt samarbejde

Leveregler Opnå Undgå Gruppens leveregler … Samarbejde Resultat Øvelse evt: Hvordan kan i ellers (i andre situationer) anvende begrebet begin with the end

Teamorientering og teamrolle adfærd Stabil OR KO FM AN KS Introvert Ekstrovert IM OP SP AF Rastløs

Samarbejdet Adjourning Performing Norming Storming Forming Kulturen er bestemt af personerne Tiden betyder også noget..... Faser i en gruppes udvikling: Lenneer-Axeldon 1995 Adjourning Performing Norming Overgang fra rekruttering til faserne!!! Brug dén til dét!!! Dannelse - usikkerhed om opgaven holde sig til projektleder - frustreret, men det lyder spændende og ambitionerne er høje. Organisering - forvirring og spørgsmål- kan jeg klaredet, kan de andre - lære hinanden at kende Indkøring - begyndende samarbejde- begyndende konflikter - foreslå ideer, løsninger Modning/samaarbejde - gensidighed, kreativitet, arbejde resultatorienteret Storming Forming

Projektgruppen Plan for udvikling / checkliste ”Før” opgaver Opgaver ved projektstart Projektformulering Skabe accept i basisorganisationen Vælge projektleder og medarbejdere velovervejet Skaffe arbejdsfaciliteter Tilknytningssamtale Igangsætningsmøde Projektplanlægnings-seminar Opgaver undervejs Opgaver ved afslutning Arbejdsseminarer Introduktion af nye deltagere Gruppevurderinger Fællesskabsmøder Farvel-og-tak-samtale Tilbagemeldingsmøder

Læring i projektgruppen Hvad lykkedes særligt godt? Hvorfor? Hvordan gentager vi det? Hvad burde være bedre? Find årsager – og så: Hvordan? Hvordan gør vi næste gang?