Workshop for tovholdere den 05. december 2013 Personlig Effektivitet 1

Program for workshoppen 08.30 Velkomst og præsentation af program og instruktør Hvad kendetegner en god tovholder i projektet? Hvad er opgaverne for en god tovholder? De forskellige tovholderroller Involverende spørgeteknikker og arbejdsmetoder. Hvordan styrker vi samarbejdet på tværs af netværksgrupperne fremadrettet Hvordan øger vi vidensdeling på tværs Udarbejdelse af personlige handlingsplaner og fremlæggelse heraf 12.30 Afslutning på dagen

Personpræsentation Jan Jessen Født 1964 Officer i flyvevåbnet Personale- og uddannelseschef i DSB, Falck og Hydro Texaco Direktør ejer Training Gallery/Training International Bestyrelsesformand ØE/UPL Bestyrelsesformand/medlem forskellige virksomheder

Præsentationsrunde… 4

1 min. om dig selv: Navn Hvor kommer jeg fra (virksomhed) Hvad er største udfordring som tovholder? Hvad er det bedste i mit netværk? 5

Opgaver for tovholderen: Sørge for at der udsendes agenda (evt. gennem Susan/Sanne) Være Tovholder Tage referat eller sørge for at det sker Sørge for at tiden bliver overholdt Sørge for at alle bliver hørt Sørge for at kunne skelne når man udtaler sig som tovholder (skal så være neutral) og som alm. mødedeltager (kan fremkomme med egne meninger) Sørge for at opsummere efter hvert punkt Være ressourceperson mellem netværksmøder Opsamle inputs fra forskellige interessenter Være kontaktled til VisitKerteminde og øvrige netværksgrupper Loyalt fremlægge gruppens tanker og ideer i forskellige fora Planlægge og koordinere indsatsområder, forløb og lignende med kontaktpersonen fra VisitKerteminde Deltage i uddannelsesforløb i regi af Haven ved Havet Deltage i projektgruppe/styregruppemøderne Sikre et godt samarbejde med de øvrige netværksgrupper og sikre information om de andre netværksgruppers aktiviteter videreformidles i eget netværk (evt. i samarbejde med VKT) Sikre at meddele VKT såfremt der er særlige behov eller ønsker i netværksgruppen

Profil for en tovholder: Overblik En vis form for struktur Er respekteret i netværksgruppen og på tværs Har humor Har overskud/tid Er selvmotiveret og kan motivere Er god til at lytte Er god til at reflektere Er god til at inddrage Har kendskab til lokalområderne i Kerteminde Kommune Har mulighed for at bruge lidt flere timer i udviklingsprojektet end de øvrige medlemmer af netværket Har interesse i, at involvere andre og bidrage til udviklingsprocessen

Mødeledelse Hvornår har et møde været effektivt? Hvad skal der til, for at et møde bliver godt: Før mødet? Under mødet? Efter mødet?

Hvorfor fungerer det typisk ikke? ”Tovholderen har altid ret” Medbestemmelse er formel Uklarhed om formål og indhold For stor en gruppe Forskellige opfattelser af virkeligheden, som ikke afklares Dårlig udnyttet og/eller begrænset tid Dårlig mødedisciplin Manglende pædagogik og metode medfører inaktivitet Angst hos deltagerne Kliker og kvinde/mand-problematik Dårlig opfølgning

Mødeplanlægning Hvilke beslutninger skal træffes? Skal der overhovedet holdes et møde? Hvem skal deltage? Hvad skal de informeres om på forhånd? Hvad skal hver enkelt medbringe? Hvordan ser dagsordenen ud? Hvornår starter og slutter mødet? Hvor skal mødet holdes? Hvem bestiller lokale og traktement? Hvordan skal lokalet indrettes?

Mødeindkaldelse Afsenderens navn og eventuelt adresse Dags dato Den indbudtes navn og eventuelt adresse Mødets art/emne Dagsorden med anslåede tider for hvert punkt Oversigt over, hvem der ellers deltager i mødet Dato og klokkeslæt for mødets start og forventede afslutning Sted for mødet Alle relevante bilag, som deltagerne skal have forberedt sig på inden mødet Oplysninger om eventuelt traktement Dato for seneste afbud og angivelse af, hvem afbud skal sendes til Indkalderens underskrift, eventuelt vedkommende sekretær på vegne af indkalderen

Forslag til dagsorden Gennemgang af dagsordenen Udpegning af referent Gennemgang af referatet fra sidste møde Opfølgning på tidligere trufne beslutninger Gennemgang af regnskabet/økonomi Status på projekter/forretningsplan Fremlæggelse af nye punkter Hvem gør hvad hvornår med hvilke resurser Eventuelt Fastlæggelse af ny mødedato

Det praktiske inden mødet Training Gallery ApS Det praktiske inden mødet Reservation af mødelokale Bestilling af traktement Valg af bordopstilling; runde borde, hesteskoform, V-form eller lange lige rækker Deltagernes placering, eventuelt bordplan Diverse hjælpemidler, fx skriftligt materiale til udlevering, skriveredskaber, TV, video-afspiller, videooptager, overheadprojektor, flipoverstativer, whiteboards, tavler o.l. Valg af referent Mødeledelse

Mødegennemførelse Tovholder styrer mødet Tovholder afgør diskussionsform Tovholder følger diskussions- og tidsplan Tovholder virker som katalysator Tovholder afslutter hvert punkt med opsummering Tovholder afslutter med at præcisere ansvar og hvem gør hvad Referent er neutral, lytter, vurderer og noterer

Diskussionsplan Emne nummer 1: Emne nummer 2: Præsentation af emnet Meningsudveksling Accept fra deltagerne af løsningen Opsummering af Tovholderen Emne nummer 2: Osv.

Andre forhold af betydning Aktiv lytning ”Søg først at forstå, derefter at blive forstået” Effektiv spørgeteknik Åbne spørgsmål Lukkede spørgsmål Gådespørgsmål Involvering og aktivering af alle Varier metoder Stil direkte spørgsmål

Efter møderne: Sørg for at aftaler overholdes Udsend evt. remindere Motiver via en opringning eller mail og tilbyd støtte eller sparring Sørg for koordinering med Visit Kerteminde og øvrige netværksgrupper Få opdateret forretningsplanen

Stil direkte spørgsmål

Skjulte dagsordner

Mødereferater Skal referatet være: Grundigt og detaljeret? Kort og kun omfatte et resume af drøftelserne? Meget kort og kun indeholde, hvad man var enige om, og hvem der skal gøre hvad, hvornår? Referater bør have en handlingskolonne, der viser, hvem der er ansvarlig for hvad Referaterne bør nummereres

Referatets indhold Registreringsoplysninger, fx referatets nummer, firmanavn, o.l. Referat af mødets emner og beslutninger Tid og sted for mødet, evt. dets varighed Personoplysninger, dvs. navnene på tilstedeværende og fraværende personer, referent og Tovholder samt til hvem referatet tilsendes Evt. dato for næste møde

Notatteknik Lytte (“hvad er det, han siger?”) Training Gallery ApS Notatteknik Lytte (“hvad er det, han siger?”) Vurdere (“hvad mener han?”) Koncentrere (“hvad vil jeg have med?”) Formulere (“hvordan vil jeg udtrykke det?”) Notere (skrive – og lytte videre med et halvt øre) Mødeledelse

Præsentationsteknik Personlige virkemidler Du er mediet! Din begejstring for emnet – eller mangel på samme – påvirker dine tilhørere positivt eller negativt Dit vigtigste virkemiddel er derfor dit engagement og din udstråling

Præsentationsteknik Personlige virkemidler: Ordvalget Brug ord tilhørerne kender Reducer mængden af fremmedord, fagudtryk og slang til det mindst mulige Tal mindst muligt i tredjeperson (”man”) – tal hellere i førsteperson (”jeg”) og i andenperson (”du”) Brug korte sætninger Pas på med lange, indskudte sætninger Brug humor og historier

Præsentationsteknik Personlige virkemidler: Stemmeføringen Vær klar i din tale – tal direkte til tilhørerne Tal højt (afhængig af antallet af tilhørere) Tal varieret – højt og lavt, mørkt og lyst, hurtigt og langsomt Udnyt hele din stemmes repertoire Læg tryk på dine pointer Hold pauser for at understrege vægten af budskabet

Præsentationsteknik Personlige virkemidler: Kropssproget Vær dig selv! Vær opmærksom på dine hænders placering – i lommerne eller langs siden Vær opmærksom på dit eget ansigtsudtryk Hold øjenkontakt med tilhørerne Hold front mod tilhørerne så vidt muligt Bevæg dig varieret i rummet – ikke blot mellem din stol og overheadprojektoren Gå ud blandt tilhørerne, hvis du vil signalere styrke Forsøg at spejle deltagernes adfærd

Præsentationsteknik Personlige virkemidler: Spørgeteknik Du kan veksle mellem åbne og lukkede spørgsmål: Åbne: Hvem, hvad, hvor, hvorfor, hvordan, hvornår, hvor mange, hvor henne o.l. Lukkede: Kategoriske, alternative og ledende Kategoriske: Har du en hund? (Ja eller nej) Alternative: Er det en hunhund eller en hanhund? (Enten eller) Ledende: Den er da sød, er den ikke? (kan kun svare ja eller nej) Retoriske spørgsmål er spørgsmål, du selv besvarer

Præsentationsteknik AV-midler styrker dit budskab Ord alene kræver ”gode talegaver” Lyde siger mere end mange ord Visualisering skaber ”billeder” hos tilhørerne Demonstration øger forståelsen Afprøvning af produktet huskes bedst af alt

Præsentationsteknik Visuelle hjælpemidler Tavle Whiteboardtavler Flipover Overheadprojektor Lysbilleder (dias) og video Pc, projektor og præsentations-software

Andre forhold af betydning Aktiv lytning ”Søg først at forstå, derefter at blive forstået” Effektiv spørgeteknik Åbne spørgsmål Lukkede spørgsmål Gådespørgsmål Involvering og aktivering af alle Varier metoder Stil direkte spørgsmål

Ordvalg Brug ord tilhørerne kender Reducer mængden af fremmedord, fagudtryk og slang til det mindst mulige Tal mindst muligt i tredjeperson (”man”) – tal hellere i førsteperson (”jeg”) og i andenperson (”du”) Brug korte sætninger Pas på med lange, indskudte sætninger Brug humor og historier

Stemmeføring Vær klar i din tale – tal direkte til tilhørerne Tal højt (afhængig af antallet af tilhørere) Tal varieret – højt og lavt, mørkt og lyst, hurtigt og langsomt Udnyt hele din stemmes repertoire Læg tryk på dine pointer Hold pauser for at understrege vægten af budskabet

Kropssprog Vær dig selv! Vær opmærksom på dine hænders placering – i lommerne eller langs siden Vær opmærksom på dit eget ansigtsudtryk Hold øjenkontakt med tilhørerne Hold front mod tilhørerne så vidt muligt Bevæg dig varieret i rummet – ikke blot mellem din stol og overheadprojektoren Gå ud blandt tilhørerne, hvis du vil signalere styrke Forsøg at spejle deltagernes adfærd

Spørgeteknik Du kan veksle mellem åbne og lukkede spørgsmål: Åbne: Hvem, hvad, hvor, hvorfor, hvordan, hvornår, hvor mange, hvor henne o.l. Lukkede: Kategoriske, alternative og ledende Kategoriske: Har du en hund? (Ja eller nej) Alternative: Er det en hunhund eller en hanhund? (Enten eller) Ledende: Den er da sød, er den ikke? (kan kun svare ja eller nej) Retoriske spørgsmål er spørgsmål, du selv besvarer, eller spørgsmål, hvor svaret er indlysende

Aktiv lytning Elementer i aktiv lytning Lytte (være opmærksom) Tolke (ikke lægge noget uvedkommende ind i budskabet Forstå (forstå budskabet, der sendes) Huske (være i stand til at huske) Aktiv lytning Reagere (svare afsender, så han ved, han er forstået) Evaluere (ikke spontant dømme det sendte budskab)

Hvordan lytter man aktivt? Vær motiveret Hold øjenkontakt Vis interesse Undgå distraherende handlinger Vis indlevelsesevne Lyt til hele budskabet Stil uddybende spørgsmål Omformuler budskabet Lad være med at afbryde Lad være med at tale for meget Konfronter egne antagelser og fordomme Lav flydende overgange mellem at tale og lytte

Faldgruber ved aktiv lytning Lytter for at svare – ikke for at forstå Forskelle i hastighed mellem det talte og det tænkte Forkerte antagelser om hvad afsender vil sige Fordomme/negativ indstilling over for afsender Opmærksomhed på noget andet, mens der tales Information, der ikke passer med vort kort over verden, vurderes negativt og høres ikke Information, der passer med vort kort over verden, vurderes positivt og høres ukritisk

Succes i kommunikation For at få succes, må man forstå For at forstå, må man lytte For at lytte, må man høre efter! Søg derfor først at forstå – derefter at blive forstået

Hvad er din opgave? Få tilhørerne til at: lytte tænke rejse sig op i sædet gøre notater formulere spørgsmål

Hvad nu hvis tilhørerne: Sidder og taler med sidemanden? Læser avis? Sidder og arbejder med deres PC? Taler i mobiltelefon? Sidder med korslagte arme?

Undgå så vidt muligt at gøre tilhørerne: Vrede Sure Irriterede Urolige Uinteresserede Skeptiske

En god start på dit indlæg betyder: Du opnår velvilje hos tilhørerne Du får deres opmærksomhed Lysten til at vide mere bliver etableret

Du bør være: Klar i dine budskaber Kortfattet Troværdig

Du bør ikke: Sige et og gøre noget andet Tale til lærredet Tale utydeligt Bruge ukendte begreber Tale ”forbi” publikum

Du skal helst: Se på publikum Have orden i dine materialer Bevæge dig naturligt Stille spørgsmål Kunne klare indvendinger Holde tiden

DiSC-modellen hvordan man opfatter... Omgivelserne: Ugunstige/ ikke favorable VURDERENDE ADFÆRD Gunstige/ favorable ACCEPTERENDE ADFÆRD Sig selv: Mere betydningsfuld/stærkere DANNENDE ADFÆRD Mindre betydningsfuld/mindre stærk TILPASSENDE ADFÆRD D i S C Formål: At uddybe forrige OH. Bemærkninger: Dannende adfærd betyder, at personen opfatter sig selv som en person, hvis adfærd gør en væsentlig forskel på sine omgivelser og formår at ændre den – at skabe nyt. Tilpassende (nogen gange kaldt justerende) adfærd betyder, at personen opfatter sig selv som en person, der ikke forsøger at ændre på omgivelserne, men i stedet forsøger at tilpasse sin adfærd (justere sig). Vurderende adfærd betyder, at omgivelserne anskues med en vis portion skepsis før de accepteres. Accepterende adfærd betyder, at personen hurtigt accepterer omgivelserne og tillidsfuldt ”kaster sig ud i dem”.

D = dominans Primært motiv: Frygt for: Ønsker: Karakteristika: Kontrol over/styring... Frygt for: Tab af kontrol Ønsker: Styrke og autoritet Udfordringer Direkte svar Frihed fra direkte kontrol og regler Nye og varierede aktiviteter Mulighed for individuelle præstationer Karakteristika: Selvtillidsfuld/egoistisk Risikovillig Beslutsom Resultatorienteret Kontant/krævende Entydig Begrænsninger: Mangel på omtanke overfor andre Utålmodighed Manglende fokus på kvalitet

i = (social) indflydelse Primært motiv: Social anerkendelse Frygt for: Social afvisning Ønsker: Klapsalver Popularitet, at være i centrum Ros (du er OK) Gruppeaktiviteter Positive relationer Frihed fra kontrol og detaljer Karakteristika: Optimistisk Tillidsvækkende Følelsesmæssig Involverende med mennesker Udadvendt Entusiastisk/charmerende Åben Begrænsninger: Impulsiv/uorganiseret Lover for meget Manglende gennemførelse

S = stabilitet Primært motiv: Frygt for: Ønsker: Karakteristika: Forandringer Det uforudsigelige Ønsker: Ægte værdsættelse Samarbejde At arbejde med kendte metoder Sikkerhed Tid til at omstille sig til ændringer Karakteristika: Velovervejet Arbejder støt Samarbejdsorienteret Tålmodig/lyttende Loyal Omsorgsfuld for gruppen Accepterende Begrænsninger: Meget villig Sætter egne behov sidst Modstand mod positive forandringer

C = competence Primært motiv: Frygt for: Ønsker: Karakteristika: Kvalitet/Præcision Frygt for: Fejl Sjuskede metoder Kritik af deres arbejde Følelsesladede situationer Ønsker: At få ret Overblik Ros for opgaver Begrænsede risici Muligheder for at støtte sig til autoriteter Karakteristika: Analytisk og faktuel Opmærksom på standarder og detaljer Samvittighedsfuld Diplomatisk/forsigtig Forretningsmæssig Reserveret Videbegærlig Pålidelig Begrænsninger: Overkritisk overfor sig selv og andre Ubeslutsom Manglende kreativitet

Deltagertyper: Kværulanten Den vittige hund Den misundelige Den tavse Den meget pralende Den meget venlige Den meget interesserede Den meget talende

Fremadrettet: Hvordan øger vi samarbejdet på tværs af grupperne? Hvordan øger vi vidensdeling på tværs af grupperne? Hvordan styrker vi koordineringen på tværs og i grupperne? Hvordan bør en fremtidig styregruppe se ud? Hvilke opgaver Hvem bør være repræsenteret Hvor ofte mødes de Andet