Regnskab 2017 http://medarbejdersiden.albertslund.dk/vejledning-og-support/økonomi/regnskab-og-regnskabsafslutning/

Dagsorden: Vigtige deadlines i regnskabsprocessen Hvad skal vi nå inden 17. januar 2018 Bogføring i det rigtige regnskabsår Prioritering af arbejdet Restancebogføring Projektregnskaber Debitor – forhold til årsafslutningen Hvor kan man finde mere viden

Vigtige deadlines: 5. december 2017 - Der lukkes for bogføring i periode 11 i 2017 og åbnes for 2018 13. december 2017 - Frist for indberetning af nye og især fratrådte medarbejdere og deres ferie (Er du i tvivl om noget: Lønadministrationen tlf. 6030) 15. december 2017 - Frist for opkrævning af interne afregninger i december 9. januar 2018 - Alle krav vedr. 2017 skal være faktureret 17. januar 2018 - Sidste frist for bogføring 19. januar 2018 - Frist for aflevering af afstemninger 31. januar 2018 - Dokumentation for tilgang hhv afgang af aktiver og passiver - Ønsker om værdiregulering af statuskonti. 7. marts 2018 (ca.) - Om rådebevillingsbemærkninger klar 14. marts 2018(ca.) - Overførsler fra 2017 – 2018 klar OBS – søg lønrefusioner så tidligt som mulig

Hvad skal gøres senest den 17. januar: Alle regninger vedr. 2017 er betalt Det ledelsesmæssige tilsyn er gennemført (udgifter og indtægter er i overensstemmelse med bevillingen, og er betalt det rigtige sted i kontoplanen) (Herunder at have styr på bogføringer vedr. projekter) Posteringer, som er konteret forkert, er blevet omkonteret/rettet Status- og mellemregningskonti er afstemt og fejlposteringer er rettet (Husk at 9.62 konti skal gå i nul) Alle systemer, der bruges i afdelingen er afstemt

Hovedreglen er ”Transaktionsprincippet” I hvilket år skal bogføringen foretages, når man bogfører i supplementsperioderne. Hovedreglen er ”Transaktionsprincippet” 1: Regning for en i regnskabsåret leveret vare eller ydelse når først frem til registrering efter regnskabsårets afslutning. Hovedreglen indebærer her, at der inden supplementsperiodens udløb skal ske en henføring af udgiften til regnskabsåret. Efter supplementsperiodens udløb kan der ske henføring til regnskabsåret. Dette må bero nærmere på det konkrete tidspunkt for regningens modtagelse og registrering og den praktiske tilrettelæggelse af regnskabsafslutningen i kommunen 2. Forudbetaling i regnskabsåret af en ydelse, der leveres i det følgende regnskabsår. For eksempel udbetaling i december måned af januarløn til tjenestemænd. Udgiften skal henføres til det nye regnskabsår. Der benyttes en mellemregningskonto på hovedkonto 8 mellem regnskabsåret og det nye regnskabsår. * OBS dog forskydninger, hvor man betaler 12 måneder eks. december til november.

Hvordan får jeg bogført fakturaer i det rigtige regnskabsår? Bilagsdato viser hvornår pengene går i/ud af kassen og sættes til dags dato Der er en knap for bogføringsåret, som bestemmer hvilket regnskabsår posteringen lander i. Knappen fastsætter bogføringsdatoen, så lad være med at korrigere bogføringsdatoen efterfølgende. Vær opmærksom på periode 13. Ved tvivl: ring til ØS-callcenter tlf.nr.7601

Omposteringsbilag I kan kun postere i ét år ad gangen. Bilagsdatoen skal ligge i det regnskabsår I ønsker at bogføre i. Skal I flytte poster mellem årene - se vejledning

Prioritering af regnskabsarbejdet Væsentlige beløb Indberette fratrådte medarbejdere inkl. afholdt ferie. Postering af refusionsberettigende udgifter som giver indtægter til kommunen. Posteringer, som andre skal arbejde videre med

Eksempler på posteringer, hvor andre skal arbejde videre med posteringen/tallene, eksempelvis: Et bilag bliver først bogført, når sidste posteringslinie er godkendt (eks. når der er flere som skal godkende et bilag) En posteringen/udgift/indtægt skal indgå i en refusionsopgørelse Posten flyttes til en andens mellemregningskonto ( fortæl modtageren det – god ide at ringe i forvejen og spørge om det er korrekt) Tænk over at kollegaerne også skal kunne nå arbejdet indenfor deadline 

Interne afregninger Når I sender en intern regning(ompostering med workflow), skal modtageren godkende/bogføre i samme måned, som den er oprettet, ellers kan den ikke behandles, før den har været retur hos afsender, som skal rette tidspunktet. Det betyder: Lad være med at oprette nye inden juleferien, vent til starten af januar Prioriter i december at betale de interne regninger, som I har modtaget i december

Restancebogføring – Indtægtsrestance Vi har leveret en ydelse men får først betalingen i det efterfølgende år. ( Foretages ikke, hvis der er opkrævet via OPUS debitor) Brug omposteringsbilag Faktura 2017 2018 2018 Krediter driftskonto Debiter driftskonto Krediter driftskonto -100 kr. +100 kr. -100 kr. Debiter 915 005 60 Krediter 915 005 60 Debiter bankkonto/ +100 kr. -100 kr. mellemregningskonto +100 kr. Bogføringsknap 2017 Bogføringsknap 2018 Bogføringsknap 2018 Bilagsdato i 2017 Bilagsdato i 2018 Bilagsdato 2018

Restancebogføring – Udgiftsrestance Vi har modtaget en ydelse men får først fakturaen i det efterfølgende år. Brug et omposteringsbilag Faktura 2017 2018 2018 Debiter driftskonto Krediter driftskonto Debiter driftskonto +100 kr. -100 kr. +100 kr. Krediter 956 005 60 Debiter 956 005 60 Krediter bankkonto/ -100 kr. +100 kr. mellemregningskonto - 100 kr. Bogføringsknap 2017 Bogføringsknap 2018 Bogføringsknap 2018 Bilagsdato i 2017 bilagsdato i 2018 Bilagsdato i 2018

Projekter http://medarbejdersiden. albertslund Alle projektansøgninger skal godkendes af Kommunalbestyrelsen. Projektskemaet SKAL udfyldes forud for angivelse af ansøgningen til Kommunalbestyrelsen. Skemaet sendes til relevant økonomikonsulent på området og journaliseres på SBSYS sag nr.:  00.30.00-P20-1-16 med oplysning om projektperiode samt område. Formålet med skemaet er at strømline og lette projektadministration. Hvis der er krav om revisionspåtegning af projektregnskab, skal følgende dokumenter udfyldes og sendes til kvalitetssikring hos Viktoria Feldstedt på mail: vfe@albertlsund.dk 5 uger før projektregnskabet skal afleveres til tilskudsgiveren. Det er aftalt med revisionen, at de skal have 4 uger til gennemgang

Hvor finder jeg mere viden Under ”Økonomi” på nettet – særligt under ”Regnskabsafslutning” http://medarbejdersiden.albertslund.dk/vejledning-og-support/økonomi/regnskabsafslutning/ Din økonomikonsulent ØS-callcenter tlf.nr.7601