Flow mellem RejsUd, IndFak og Navision En beskrivelse af debitering og kreditering.

Præsentationer af emnet: "Flow mellem RejsUd, IndFak og Navision En beskrivelse af debitering og kreditering."— Præsentationens transcript:

1 Flow mellem RejsUd, IndFak og Navision En beskrivelse af debitering og kreditering

2 Rejseflowet:

3 Forudsætningerne Medarbejder Peter Pedel i ØS har et firmahæftende kreditkort. Peter Pedal rejser en tur til Bruxelles for at deltage i et møde, hvor han bruger sit firmakort til at betale: -1000 kr. for hotel -300 kr. for taxa

4 Omkostningsføring og betaling Omkostningsføringen af udgifterne afholdt med firmakort og rejsekonto sker igennem RejsUd og Navision Betaling af udgifterne afholdt med firmakort og rejsekonto sker ved betaling af e-fakturaen igennem fakturahåndteringssystemet og Navision

5 Kreditkort og rejsekonto

6 1. Trin – konteringen i RejsUd Alle udgifterne skal debiteres direkte på en forbrugskonto i RejsUd og krediteres på en mellemregningskonto – en til kreditkort (fx 615505) og en til rejsekonto (fx 615506) Forbrugskonto (fx 2210xx)Ml.regningskonto (fx 615505) DKDK Taxa 300300 Hotel 10001000 * Modtagelse og bogføring sker i en købskladde i NS

7 Eksempel fra RejsUd

8 2. Trin – konteringen af fakturaen i IndFak Alle udgifterne skal debiteres/udgiftsføres på en mellemregningskonto og krediteres på kreditoren (Danske Bank) Ml.regningskonto (fx 615505) Kreditor (Danske Bank) DKDK Taxa 300300 Hotel 10001000 * E-fakturaen fra Danske Bank modtages d. 20. i hver måned i enten XML eller UBL format i fakturahåndteringssystemet fx IndFak. Rekvirenten konterer direkte i IndFak og sender videre til ØSC.

9 3. Trin – Selve udbetalingen Alle udgifterne udsøges til betaling – dermed debiteres udgifterne på kreditoren og krediteres på en udbetalingskonto (FF7 udbetalingskonto) Kreditor (Danske Bank) Udbetalingskonto DKDK Taxa 300300 Hotel 10001000 * Kontering sker automatisk ved bogføring af udbetalingskladde

10 4. Trin – Hvad sker så? Når alle konteringerne er sket (se de første 3 trin) skal mellemregningskontoen afstemmes. Forbrugskonto Ml. konto Kreditor Udb. konto DKDKD K D K Taxa 300 300 300 300 300 300 Hotel 1000 1000 1000 1000 1000 1000 * Kreditoren udlignes automatisk i Navision i forbindelse med udbetalingen. Det er derfor kun mellemregningskontoen, der skal afstemmes ved brug af beholdningsafstemning.

11 Forskud (udbetaling)

12 1. Trin – Bestilling via DDI Peter Pedal skal have 5000 kr. udbetalt i forskud Forskuddet debiteres på en forskudskonto og krediteres på personalekreditoren Forskudskonto (fx 6155xx) Personalekreditor DKDK Forskud 5000 5000

13 2. Trin – Udbetalingen fra NS - Alle udgifterne udsøges til betaling – dermed debiteres udgifterne på kreditoren og krediteres på en udbetalingskonto (FF7 udbetalingskonto) Personalekreditor Udbetalingskonto DKDK Forskud 5000 5000

14 3. Trin – Hvad sker så? Når alle konteringerne er sket (se de første 2 trin) udlignes personalekreditoren og udbetalingskontoen. Forskudskonto Personalekreditor Udb. Konto DKDKD K Forskud 5000 5000 5000 5000 * Kreditoren og udbetalingskontoen udlignes automatisk i Navision i forbindelse med udbetalingen.

15 Forskud (kontering af udgift)

16 1. Trin – kontering af udgiften Alle udgifterne skal debiteres direkte på en forbrugskonto i RejsUd og krediteres på personalekreditoren Forbrugskonto (fx 2210xx) Personalekreditor DKDK Taxa 30003000 Hotel 10001000 * Modtagelse og bogføring sker i en købskladde i NS

17 2. Trin – konteringen af forskuddet Det modtagen forskud skal debiteres/udgiftsføres på en forskudskonto og krediteres på personalekreditoren Forskudskonto (fx 615507) Personalekreditor DKDK Forskud 50005000

18 3. Trin – Personalekreditoren nulstilles Hver måned før lønkørelsen trækkes en rapport (Kreditor- aldersfordelt), og det skyldige beløb konteres på en fast løntrækskonto (615583) - der sendes en blanket til lønteamet. LøntrækskontoPersonalekreditor DKDK Løntræk 10001000

19 4. Trin – Løntrækket laves af lønteamet Lønteamet trækker personen i løn, så løntrækskontoen nulstilles Løntrækskonto Løntræk DKDK Løntræk10001000

20 Forbrugskonto Forskudskonto Løntræk Personalekr. DKDKD K D K Forskud (fra udb.) 5000 Taxa 3000 3000 Hotel 1000 1000 Forskud 5000 5000 Nulstil 1000 1000 Løntræk 1000 * Forskudskonto og løntrækskonto skal afstemmes 5. Trin – Hvad sker så?

21 Diæter, udbetalinger (timedagpenge/kørsel el. personlige udlæg)

22 1. Trin – kontering af udgiften Alle udgifterne skal debiteres direkte på en forbrugskonto i RejsUd og krediteres på personalekreditoren Forbrugskonto (fx 2210xx) Personalekreditor DKDK Taxa 30003000 Hotel 10001000 * Modtagelse og bogføring sker i en købskladde i NS

23 2. Trin – Selve udbetalingen Alle udgifterne udsøges til betaling – dermed debiteres udgifterne på kreditoren og krediteres på en udbetalingskonto (FF7 udbetalingskonto) Personalekreditoren Udbetalingskonto DKDK Taxa 300300 Hotel 10001000 * Kontering sker automatisk ved bogføring af udbetalingskladde

24 Når alle konteringerne er sket (se de første 2 trin) skal mellemregningskontoen afstemmes. Forbrugskonto Kreditor Udb. konto DKDKD K Taxa 300 300 300 300 Hotel 1000 1000 1000 1000 * Kreditoren udlignes automatisk i Navision i forbindelse med udbetalingen. 3. Trin – Hvad sker så?

25 Oprettelse af personalekreditor

26 Opmærksomhedspunkter -Der skal være sammenhæng i mellem CPR-numret i RejsUd og på betalingsfanebladet i NS -Ændrer man kreditornavnet i Navision vil det automatisk blive opdateret i RejsUd om natten via stamdatakaldet, når CPR- numrene er ens! -OBS – ændringen af kreditornumret vil slå igennem på alle afregninger, der er oprettet, men IKKE sendt til kontrol -Ændrer ØSC kreditorerne vil der løbende komme afregninger med det ”gamle” kreditornummer – dette løses via mapning