Flow mellem RejsUd, IndFak og Navision

Præsentationer af emnet: "Flow mellem RejsUd, IndFak og Navision"— Præsentationens transcript:

1 Flow mellem RejsUd, IndFak og Navision
En beskrivelse af debitering og kreditering

2 Rejseflowet: Den rejsende bestiller en rejse gennem Statens rejsebureau CWT Statens rejsebureau sender en afregning gennem rejsekonto hos institutionens bank som sender en samlefaktura til fakturahåndteringssystemet til fakturahåndteringssystemet hvor en central godkender godkender afregningen til betaling og sætter den på en mellemregningskonto  til Navision stat hvor den betales hvorfra den udlignes og bogføres på den korrekte finanskonto i navision stat når rejsen er godkendt. Ved fejl har staten 60 dages indsigelsesret for en udført betaling. Indenfor denne periode vil rejseafregningen være lavet og fejlen opdaget. Det betyder at banken skal tilbagebetale beløbet og banken står inde for at få pengene tilbage. CWT sender desuden oplysninger til REJSUD gennem integrationen hertil. Der oprettes derved automatisk en rejseafregning i REJSUD med de data der findes i CWT’s database (Initialer på den rejsende, afrejse/hjemkomsttidspunkt,). Den rejsende kan derefter finde rejseafregningen ved at logge på systemet og skal derfor blot udfylde de korrekte informationer i systemet. På rejsen opfordrer vi til at den rejsende bruger kreditkort. Kreditkort transaktioner overføres via Indfak direkte til banken, de betales og overføres på mellemregningskonto. Udgiften overføres samtidig til rejseafregningssystemet. Den rejsende kan derved se sine udgiftsposter og ved rejseafregningen vedhæftes de til den rigtige rejse. Derefter kan mellemregningskontoen udlignes og udgiften bogføres på den korrekte finanskonto i Navision stat. Efter at have udfyldt rejseafregningen sender den rejsende rejseafregningen til godkendelse  rejsepolitisk kontrollant kontrollerer for fejl i forhold til rejsepolitikken samt konteringen  budgetansvarlige godkender rejseafregningen endeligt. Ved egne på rejsen er det muligt i systemet at oprette nye udgifter. De påhæftes den relevante rejse og bilaget vedhæftes i en elektronisk form. Hvis systemet bruges til udlægsafregning oprettes en ny udlægsafregning. Derefter fungerer systemet på samme måde som med rejser med angivelse af udgiften, udgiftstype samt eventuel vedhæftelse af bilag. Når rejseafregningen er godkendt sendes den automatisk til henholdsvis SKAT (1 gang månedligt), ØS-LDV og Navision Stat (dagligt) hvor den bogføres og en eventuel mellemregningskonto udlignes.

3 Forudsætningerne Medarbejder Peter Pedel i ØS har et firmahæftende kreditkort. Peter Pedal rejser en tur til Bruxelles for at deltage i et møde, hvor han bruger sit firmakort til at betale: 1000 kr. for hotel 300 kr. for taxa

4 Omkostningsføring og betaling
Omkostningsføringen af udgifterne afholdt med firmakort og rejsekonto sker igennem RejsUd og Navision Betaling af udgifterne afholdt med firmakort og rejsekonto sker ved betaling af e-fakturaen igennem fakturahåndteringssystemet og Navision

5 Kreditkort og rejsekonto

6 1. Trin – konteringen i RejsUd
Alle udgifterne skal debiteres direkte på en forbrugskonto i RejsUd og krediteres på en mellemregningskonto – en til kreditkort (fx ) og en til rejsekonto (fx ) Forbrugskonto (fx 2210xx) Ml.regningskonto (fx ) D K D K Taxa Hotel * Modtagelse og bogføring sker i en købskladde i NS

7 Eksempel fra RejsUd

8 2. Trin – konteringen af fakturaen i IndFak
Alle udgifterne skal debiteres/udgiftsføres på en mellemregningskonto og krediteres på kreditoren (Danske Bank) Ml.regningskonto (fx ) Kreditor (Danske Bank) D K D K Taxa Hotel *E-fakturaen fra Danske Bank modtages d. 20. i hver måned i enten XML eller UBL format i fakturahåndteringssystemet fx IndFak. Rekvirenten konterer direkte i IndFak og sender videre til ØSC.

9 3. Trin – Selve udbetalingen
Alle udgifterne udsøges til betaling – dermed debiteres udgifterne på kreditoren og krediteres på en udbetalingskonto (FF7 udbetalingskonto) Kreditor (Danske Bank) Udbetalingskonto D K D K Taxa Hotel * Kontering sker automatisk ved bogføring af udbetalingskladde

10 4. Trin – Hvad sker så? Når alle konteringerne er sket (se de første 3 trin) skal mellemregningskontoen afstemmes. Forbrugskonto Ml. konto Kreditor Udb. konto D K D K D K D K Taxa Hotel * Kreditoren udlignes automatisk i Navision i forbindelse med udbetalingen. Det er derfor kun mellemregningskontoen, der skal afstemmes ved brug af beholdningsafstemning.

11 Forskud (udbetaling)

12 1. Trin – Bestilling via DDI
Peter Pedal skal have 5000 kr. udbetalt i forskud Forskuddet debiteres på en forskudskonto og krediteres på personalekreditoren Forskudskonto (fx 6155xx) Personalekreditor D K D K Forskud

13 2. Trin – Udbetalingen fra NS
- Alle udgifterne udsøges til betaling – dermed debiteres udgifterne på kreditoren og krediteres på en udbetalingskonto (FF7 udbetalingskonto) Personalekreditor Udbetalingskonto D K D K Forskud

14 3. Trin – Hvad sker så? Når alle konteringerne er sket (se de første 2 trin) udlignes personalekreditoren og udbetalingskontoen. Forskudskonto Personalekreditor Udb. Konto D K D K D K Forskud * Kreditoren og udbetalingskontoen udlignes automatisk i Navision i forbindelse med udbetalingen.

15 Forskud (kontering af udgift)

16 1. Trin – kontering af udgiften
Alle udgifterne skal debiteres direkte på en forbrugskonto i RejsUd og krediteres på personalekreditoren Forbrugskonto (fx 2210xx) Personalekreditor D K D K Taxa Hotel * Modtagelse og bogføring sker i en købskladde i NS

17 2. Trin – konteringen af forskuddet
Det modtagen forskud skal debiteres/udgiftsføres på en forskudskonto og krediteres på personalekreditoren Forskudskonto (fx ) Personalekreditor D K D K Forskud

18 3. Trin – Personalekreditoren nulstilles
Hver måned før lønkørelsen trækkes en rapport (Kreditor-aldersfordelt), og det skyldige beløb konteres på en fast løntrækskonto (615583) - der sendes en blanket til lønteamet. Løntrækskonto Personalekreditor D K D K Løntræk

19 4. Trin – Løntrækket laves af lønteamet
Lønteamet trækker personen i løn, så løntrækskontoen nulstilles Løntrækskonto Løntræk D K D K Løntræk

20 5. Trin – Hvad sker så? Forbrugskonto Forskudskonto Løntræk Personalekr. D K D K D K D K Forskud (fra udb.) Taxa Hotel Forskud Nulstil Løntræk * Forskudskonto og løntrækskonto skal afstemmes

21 Diæter, udbetalinger (timedagpenge/kørsel el. personlige udlæg)

22 1. Trin – kontering af udgiften
Alle udgifterne skal debiteres direkte på en forbrugskonto i RejsUd og krediteres på personalekreditoren Forbrugskonto (fx 2210xx) Personalekreditor D K D K Taxa Hotel * Modtagelse og bogføring sker i en købskladde i NS

23 2. Trin – Selve udbetalingen
Alle udgifterne udsøges til betaling – dermed debiteres udgifterne på kreditoren og krediteres på en udbetalingskonto (FF7 udbetalingskonto) Personalekreditoren Udbetalingskonto D K D K Taxa Hotel * Kontering sker automatisk ved bogføring af udbetalingskladde

24 3. Trin – Hvad sker så? Når alle konteringerne er sket (se de første 2 trin) skal mellemregningskontoen afstemmes. Forbrugskonto Kreditor Udb. konto D K D K D K Taxa Hotel * Kreditoren udlignes automatisk i Navision i forbindelse med udbetalingen.

25 Oprettelse af personalekreditor

26 Opmærksomhedspunkter
Der skal være sammenhæng i mellem CPR-numret i RejsUd og på betalingsfanebladet i NS Ændrer man kreditornavnet i Navision vil det automatisk blive opdateret i RejsUd om natten via stamdatakaldet, når CPR-numrene er ens! OBS – ændringen af kreditornumret vil slå igennem på alle afregninger, der er oprettet, men IKKE sendt til kontrol Ændrer ØSC kreditorerne vil der løbende komme afregninger med det ”gamle” kreditornummer – dette løses via mapning