Organisering & Opgaver v/Kirsten Kåg Mortensen, projektleder Aula i Aarhus Kommune Organisering & Opgaver v/Kirsten Kåg Mortensen, projektleder

Aula indhold De formelle rammer for projektet Omfang Projektorganisation Projekt værktøjerne De værktøjer vi bruger for at håndtere Den praktiske/tekniske implementering Forandringsprocessen Kommunikation og budskaber lige nu Hvad er det vi kommunikerer lige nu til skoler og dagtilbud? Aula

De formelle rammer for projektet Omfang Projektorganisation

Aula i aarhus Kommune Skoler og SFO Enheder Medarbejdere og ledere – 6.000 Elever – 28.000 Forældre – 50.000 Dagtilbud Medarbejdere og ledere – 5600 Forældre – Børn – 17.500 (ikke brugere af Aula) UngiAarhus (klubber mv) Medarbejdere og ledelse – 700 Børn – 6000 Forældre – både overlap og nye (fra fx privatskoler) - ? Enheder 48 skoler – 2 specialskoler 25 selvejende institutioner 370 dagtilbudsafdelinger Klub-området Ca. 100.000 brugere i AAK

WiFi i dagtilbud og Ung i Aarhus Digitale børn og Unge UNI-login I Aarhus er Aula Projektet en del af programmet Digitale Børn & Unge. Programmet Digitale Børn & Unge skal realisere Børn & Unges Digitaliseringsstrategi, herunder Brugerportalsinitiativet. Programmet ledes af en programledelse, som fungerer som styregruppe for Aula Projektet. G-Suite Aula Nyt vikarsystem Sikkerhed Office365 WiFi i dagtilbud og Ung i Aarhus Nye lærer pc´er Læringsplatform

Projektorganisation Børn & Unge Øverste ledelse Børn & Unge Programstyre-gruppe Programledelse Projektgruppe Support Oprydning SkoleIntra Børneintra Undervisning & Træning Konfiguration, integration, widgets Ny hjemmeside Kommunikation & Forandring Børn & Unge Øverste ledelse Børn & Unge Digitalisering Kommunikation Pædagogisk Afdeling PPR Sundhed & Trivsel Områdechef Børn & Unge Digitalisering Kommunikation Pædagogisk Afdeling UngiAarhus

Følgegruppe og sparringsfora - for digitale børn og unge Følgegruppen: Skoleledelser Pædagogisk ledelse FU-ledelse Dagtilbudsledelse Medarbejder-rep Faglige organisationer (Århus Lærerforening og BUPL) Sparringsfora: Sparringsforum Skole Sparringsforum FU Sparringsforum Dagtilbud Sparringsforum Forældre Bidrage med lokal forankring/formidling af DBU-programmets initiativer Bidrage med forankring/formidling af initiativerne blandt peers i egne fora Bidrage med forslag og kvalificering af inddragende processer

Projekt værktøjerne Den praktiske/tekniske implementering Forandringsprocessen

Afgørende at få afstemt succeskriterier med styregruppen fælles forventninger til implementeringen og drift af Aula Succeskriterium: Hvad er målet? Afgørende at få afstemt succeskriterier med styregruppen Evalueringsmetode: Hvor kan vi evaluere det? Evalueringshyppighed: Hvor ofte evaluerer vi? Forebyggende eller afbødende handling: Hvad gør vi, hvis der er udfordringer ift. at nå i mål?

Fokus på implementeringsprocessen – i første omgang Fokus på blandt andet: Overgang fra eksisterende systemer Undervisning i Aula Kommunikation omkring Aula Support setup Hjemmeside i Aula Sammenhænge og integrationer til eksisterende systemer Fokus på hvordan Aula understøtter fx: Skolehjemsamarbejde Barnets læring, udvikling og trivsel 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Implementering Drift

Interessenter Der er mange forskellige grupper, som vi skal huske. Med interessentanalyse kan vi struktureret arbejde med at målrette budskaber og huske særlige forhold i forhold til en bestemt gruppe. HVAD betyder de for projektet? Gidsel Ressource-personer Grå eminence Eksterne interessenter Medvirken Indflydelse HVEM er de? Husk eksempel Målrettede budskaber og aktiviteter

Antal risici i projektet​ risikoanalyse Risikoanalysen er god til at løbende at vurdere på den generelle status i projektet, og hvor der konkret er behov for en indsats. Risici omfatter både tekniske, organisatoriske og forandringsmæssige risici. Godt værktøj til struktureret kommunikation med styregruppen om risici. Vurdering Til styregruppen Brainstorm Risikoværdi​ Antal risici i projektet​ 1 - 8​ 16​ 9 -19​ 8​ 20 – 25​ 0​ Konsekvens Sandsynlighed og indflydelse (værdi 1-5) Forebyggende og afbødende handling

Kommunikation og forandring Vores udgangspunkt: Kernefortælling Interessentanalyse – målrettede budskaber og aktiviteter Vi forandrer via de lokale ledelser. Se Aula i sammenhæng med de øvrige projekter og forandringer, der er i gang. Handlinger: Vi lytter og opfanger løbende behov og tilpasser aktiviteter. Vores interessent- og risikoanalyse bruger vi til løbende at vurdere situationen og bevare overblikket. Kommunikationspakker – vi understøtter ledelsen med kommunikation og værktøjer. Områdecheferne er afgørende at have med i loop. Vi bruger eksisterende fora til at tage relevante drøftelser om Aula.

Politisk proces Magistratsbeslutning ift tilslutning - byrådet ikke involveret - B&U udvalget orienteret. Dec. 2015. Vi har netop fået ny rådmand. Han vil blive orienteret om Aula i slutningen af februar 2018.

Hvad er det vi kommunikerer lige nu til skoler, dagtilbud og UngiAarhus?

Aula skal erstatte Skole- og BørneIntra

Hvad er aula AULA skal styrke samarbejdet om børn og unges læring, trivsel og udvikling – mellem forældre, medarbejdere, ledere, børn og unge Sammenhæng En fælles kommunikationsplatform på 0-18 års området Overblik Én indgang og en mere enkel løsning skaber overblik Vi beskytter barnets data Sikker kommunikation og ansvarlig opbevaring af data

Hvad er hovedopgaverne med aula? Nedlukning af Skole-/BørneIntra – opstart af Aula Support setup Undervisning og træning Ny hjemmeside

Oprydning i skoleintra Flytningen af indhold vil ske så automatisk som muligt. Enhver medarbejder, der kan have oprettet indhold i Intra, skal forholde sig til, hvad der skal ske med dette indhold. Opgaven vil blive konkretiseret i god tid i form af retningslinjer, guides samt tips & tricks. Det besluttes lokalt, hvordan opgaven organiseres. Arbejdsgruppe går intensivt i gang i januar 2018. Arbejdsgruppen består af deltagere fra projektgruppen og deltagere fra følgegruppen (administrative og pædagogiske lederne, i første omgang fra skolerne). ?

Support setup Medarbejderne Elever og forældre HJÆLP TIL SELVHJÆLP AULA SUPPORT Elever og forældre NETCOMPANY SUPPORT SUPERBRUGERNE HJÆLP TIL SELVHJÆLP

REKRUTTERING AF SUPERBRUGERE: UNDERVISNING AF SUPERBRUGERE:  SKOLE DAGTILBUD UNGIAARHUS 1. Kvartal 2018 3. Kvartal 2018 Ultimo 2019 DAGTILBUD SKOLE UNGIAARHUS Ca. nov-dec 2018 Ca. 1. kvartal 2020

Forældre og elever Til forældre og elever vil vi udarbejde kommunikationspakker, som skolerne kan bruge og tilpasse efter behov. Konkrete aktiviteter vil blive iværksat efter behov – planlægning vil afvente, at vi har set systemet og kan vurdere brugervenligheden og dermed behovet.

FRA SKOLER OG UNGIAARHUS TIL EN MODEL FOR DAGTILBUD model for undervisning E-LEARNINGMODUL Alle medarbejdere OPFØLGENDE MODUL Skoler FØRSTE MODUL Alle pædagogiske medarbejdere OPFØLGENDE MODUL UngiAarhus BRUGE ERFARINGER FRA SKOLER OG UNGIAARHUS TIL EN MODEL FOR DAGTILBUD ENDNU IKKE RAMMESAT ENDNU IKKE RAMMESAT Dagtilbud

flytning af hjemmeside I DAG: Afdelingernes hjemmesider ligger i Skole- og Børneintra FREMTIDSPERSPEKTIV: Hjemmesider i Aula med sammenhæng til aarhus.dk