Organisatorisk implementering af Cura og FSIII / Pernille Uhrenholdt og Isabel Sandemann SUF/Digital Forandring 12. januar 2016

Agenda Rammeforståelse Sundheds- og Omsorgsforvaltningen EOJ-programorganisering Implementeringsmodel Konkrete greb ift. Implementering Læringspakker og læringsorganisation

Sundheds- og Omsorgsudvalget SUF overordnet Direktion Økonomisekretariatet Ledelsessekretariatet Centralforvaltning 5 lokalområdekontorer (myndighed og visitation) Center for Kvalitet og HR Center for Administration Lokalområdekontor Amager Lokalområdekontor Bispebjerg/Nørrebro Lokalområdekontor Indre By/Østerbro Lokalområdekontor Vanløse/Brønshøj-Husum Lokalområdekontor Vesterbro/Kgs. Enghave/Valby 40 plejehjem 5 hjemmeplejeenheder (herunder sygeplejeklinikker) 5 sundhedshuse (forebyggelse og genoptræning) 5 rehabiliteringscentre (midlertidige døgnophold) Storkøkken (levering af mad til hjemmepleje og plejehjem) Center for Innovation og Digitalisering Center for Rehabilitering og Omsorg Center for Sundhed 5 lokalområder med hver deres hjemmepleje, plejecentre, aktivitetscenter, samt forskellige bydækkende tilbud tilknyttet. Hvert deres lokalområdekontor med lokalområdechef, konsulenter, mv. Derudover en række enheder med centralt ophæng Ca. 7000 brugere der skal på Cura Hjælpemiddelcentret Voksentandplejen Uddannelse og Arbejdsmiljø Hjerneskade- og Rehabiliteringscentret Center for Børn og Unges Sundhed Center for Kræft og Sundhed Center for Diabetes Vikarkorps Vagtcentral (nødkald fra borgere i hjemmeplejen) Bydækkende enheder

EOJ programorganisering Kontrakt- styregruppe EOJ programorganisering Programmets interne styregruppe - Direktør - Centerchef SUF Digital - Centerchef, Center for Rehabilitering og Omsorg - Lokalområdechef, IBØ - Afdelingsleder og systemejer PMO - Programleder Faglig styregruppe - 3 centerchefer - Lokalområdechef - 3 projektledere ARBEJDSGANGE - Projektejer: Centerchef - Projektleder: Konsulent - Projektgruppe OI - Projektejer: Lokalområdechef - Projektleder: Ekstern konsulent - Projektgruppe CURA/SYSTEM - Projektejer: Centerchef - Projektleder: Konsulent - Projektgruppe DRIFTSORGANISATION - Projektejer: Centerchef - Projektleder: Konsulent Rehabilitering Træning Forebyggelse MTO Aktivitets- center Hjemme- pleje Myndighed Sygepleje Plejebolig

Udarbejdelse af undervisningsmateriale Udarbejdelse af pakker Iteration 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Uge 4-9 25/2 – 4/3 Uge 10 – 15 7/3 – 15/4 Uge 16 - 21 18/4 - 27/5 Uge 22 - 27 30/5 – 8/7 Uge 28 - 33 11/7 – 19/8 Uge 34 – 39 22/8 – 30/9 Uge 40 - 45 3/10 – 11/11 Uge 46 - 51 14/11 – 23/12 Uge 52 - 5 26/12 – 3/2 Uge 6 - 11 6/12 – 17/3 Uge 12 - 17 20/3 – 28/4 Uge 18 - 23 1/5 – 9/6 Uge 24 - 29 12/6 – 21/7 SOMMER- FERIE Kompetencestrategi Udarbejdelse af undervisningsmateriale Udarbejdelse af pakker Forberedelse Projektbeskrivelse Forandringsstrategi mv. Uddannelsesadministration og -logistik E-læring E-læring Læringsorganisation Udvikling lederforløb Go live indsats Drift Indsatsoverblik Pakke 1 Pakke 2 Pakke 3 Pakke 4 Pakke 5 Go live Pakke Pakke 6 Fastholdelsesorganisation Særlig undervisningsindsats for support og superbrugere Gevinstrealisering Formulering Gevinstrealisering Opfølgning

Organisatorisk forandrings-ledelse Model for organisatorisk implementering Organisatorisk forandrings-ledelse

Organisatorisk forandringsledelse – Aktiviteter & leverancer Indeholder iterative aktiviteter Strategi for organisatorisk forandring Parathed og indsigt Tilpasning af nye arbejdsgange Udvikling af nye kompetencer Monitorering Aktiviteter Definer den overordnede tilgang til og strategi for organisatorisk forandring Identificér roller og ansvar Planlæg og estimer aktiviteter Etablér projektteam Vision Interessentanalyse Enkeltpersoner Grupper Kommunikation Identificer målgrupper Formuler hovedbudskaber Planlæg kommunikations aktiviteter Udpeg ansvarlige Analyse As-Is Analyse To-Be Vurdering af forandringens påvirkning på organisationen Identificér nye roller og ansvar i drifts-organisationen Vurdering af og plan for support-organisation Identificer uddannelsesbehov Planlæg uddannelses-aktiviteter: Design af uddannelses-materialer Planlæg gennem-førelse af uddannelse Evaluering af uddannelse: Evalueringsværktøj Evaluerings-materialer Vurdering af forandringsparathed Identificér respondenter Håndtering af feedback KPI’er (Udvalgte målepunkter) Rapportering Leverancer Overordnet tilgang til og plan for organisatorisk forandringsledelse En vision som viser en klar retning for fremtiden Oversigt/overblik over alle interessenter Kommunikations tilgang- og plan Kortlagte forskelle mellem nuværende og fremtidige situation Strategi og plan for involvering af interessenter Ny organisation Support set-up Overordnet tilgang til uddannelse Plan for gennemførelse af uddannelse Plan for evaluering af uddannelse Strategi og plan for vurdering af forandringsparathed Identificeret KPI´er Realiseringsrapport der dokumenterer forandrings-aktiviteterne

Forandringsforståelse – og -strategi DRIVERE Nuværende system lever ikke op til forventningerne Ensartet dokumentation Større mobilitet INDHOLD OG OMFANG Cura FSIII Ændret praksis pga. øget mobilitet PROCESSER OG GREB KONTEKST 5 lokalområder – 5 anvendelser Mange faggrupper og enhedstyper Mange brugere og stor geografisk spredning Forskelle i kompetencer og undervisningsbehov. Manglende ledelsesansvar Træthed ift. mange forandringer Læringsorganisation Lærings- og lederpakker Decentral fastholdelses-organisation Stor involvering af driften Cura og FSIII tænkes sammen

En decentral tilgang til læring Tværfaglige teams på lokalområdekontorer og på enheder Læringspakker der udsendes hver 6. uge

Læringsteams på de enkelte enheder IT/system (superbruger) - Ikke nødvendigvis 3 personer Ikke nødvendigvis niv. 3 ledelse. Opgaven er at sikre at organisation og medarbejderne bliver klar til start Faglighed (f.eks. kvalitetssygeplejerske) Ledelse/Organisation (f.eks. forstander eller gr. leder)

Læringsorganisation i 3 niveauer Sjællandsgade Læringsstab Skriver pakker og moduler Lokalområdekontorernes implementeringsteams Hjælper Sjællandsgade og enheder Læringsteams på enhedsniveau Pakker ud og melder tilbage

Læring via pakker - eksempler September Maj Juni Forberedelse Implementering Go live Fastholdelse Lederens og lærings-teamets roller På forandringsrejse med FSIII og Cura FSIII, ny vejl. til sundhedsfaglig dokumentation, nye mobile devices, oprydning i gamle systemer Kom godt i gang med FSIII og Cura Bliv klar til at bruge FSIII og Cura Særlig go-live indsats Første opfølg-ning 6 uger 6 uger 6 uger 6 uger 6 uger 6 uger Centralt afholdte aktiviteter E-læringsmateriale

Læringspakker og kompetenceudvikling 22-10-2017 Læringspakker og kompetenceudvikling

Status ved årsskiftet Koncept for læring – trinvis læring, pakker, læringsmål mv. Koncept for lærings- og implementerings-organisation Stor opbakning til metoder og kommunikation – ro på og moderat uro på områder hvor der er grund til det. Lærings- og implementerings-organisation etableret og kørende Pakke 1 -3 (og lederpakker) rullet ud

Status ved årsskiftet - ADKAR