PRINCIPPER FOR PROJEKTLEDELSE IT PROJEKTLEDELSE 14. marts 2014

Principper for projektledelse Princip 1: Fortsat forretningsbegrundelse Ingen projekter gennemføres, med mindre der foreligger en godkendt Business Case! Styregruppeformanden ejer Business Casen gennem hele projektforløbet - og står inde for, at projektet konstant er levedygtigt og understøtter regionens strategiske målsætninger Projektlederen udarbejder Business Casen og har ansvar for at Business Casen – efter behov – opdateres i projektforløbet Som ejer af Business Casen er det Styregruppeformanden, der godkender enhver ny version af Business Casen Business Casen er et nøgledokument til beslutningstagen i hele projektforløbet!

Principper for projektledelse Princip 2: Tag ved lære af erfaringer I Region Sjælland deler vi projekterfaringer med hinanden! Det gælder både inden for det enkelte projekts rammer, som på tværs af de mange projekter, regionen løbende gennemfører Alle bidrager med viden og erfaringer, men projektlederen har et særligt ansvar for at indsamle, dokumentere og indarbejde erfaringer i projektet Kritiske tidspunkter for opsamling og dokumentation af erfaringer: Ved opstart af et projekt Midt i et projektforløb, fx ved en faseovergang Ved afslutning af et projekt Ved at dele erfaringer kan vi blive mere effektive!

Principper for projektledelse Princip 3: Fastlagte roller og ansvar Ingen i projektet må være i tvivl om deres rolle, ansvar og opgaver! Der må aldrig herske tvivl om Hvem der skal udføre arbejdet Hvem der skal godkende leverancerne Hvem der tager de overordnede beslutninger Er vi i tvivl om roller og ansvar, er én ting sikkert: Arbejdet bliver ikke udført korrekt – eller det bliver måske slet ikke udført! Slet ikke til tiden! Ved at alle kender rolle og ansvar sikrer vi en rettidig projektafslutning!

Principper for projektledelse Princip 4: Faseopdeling af projekter I Region Sjælland deler vi lange projektforløb op i veldefinerede faser! Alle projekter starter med en initierings-/planlægningfase, der afsluttes med styregruppens godkendelse af hele projektforløbet Projektplanen er en overordnet plan, der suppleres af mere detaljerede faseplaner, som udarbejdes tæt på fasens start - når der er behov for dem! Styregruppen godkender løbende nye faseplaner (og opdateret Business Case) Faseovergange sikrer løbende opbakning til projektet!

Principper for projektledelse Princip 5: Afvigelsesstyring Projekter har klare aftaler om beslutningsmyndighed! Projektplanen og faseplanen beskriver, hvor grænsen går for parternes beslutningsmyndighed inden for områderne: Tid, omkostninger, omfang, kvalitet, risici og udbytte – og hvornår der er behov for eskalation Eskalation af emner og afvigelser går fra teamleder til projektleder; fra projektleder til styregruppe; og fra styregruppe til porteføljeledelse. Afvigelsesstyring sætter klare rammer for eskalation i projektet og gør det lettere at lede og styre projektet, så det når dets mål!

Principper for projektledelse Princip 6: Fokus på produkter Projektplanlægning tager udgangspunkt i produkter og leverancer! INDEN der allokeres ressourcer skal vi vide HVAD der skal udvikles og leveres – og med hvilken KVALITET! Udgangspunktet for al planlægning er derfor kravspecifikationer og produktbeskrivelser Når specifikationen er på plads og godkendt, kan der udarbejdes aktivitetsoversigt og allokeres ressourcer til aktiviteterne Med produktfokus sikrer vi at vi alle arbejder i samme retning!

Principper for projektledelse Princip 7: Tilpasning til projektmiljøet Niveauet for styring afhænger af projektets og omgivelsernes behov! Behovet for styring i et langvarigt og komplekst projekt er et helt andet end i et mindre og kortvarigt projekt Projektets styringsniveau skal tage afsæt i det enkelte projekts behov – og skal aftales mellem projektleder og styregruppe Med det rette niveau for styring sikrer vi den rette balance mellem ”ikke for meget – og dermed en optimal og rettidig eksekvering og afslutning!