Projektet ’Den koordinerende sagsbehandler på handicapområdet’ D. 13. november 2009 Fuldmægtig Mia Schneider og fuldmægtig Bo Jensen, Handicapenheden i Servicestyrelsen

Disposition Kort introduktion af projektet ’Den koordinerende sagsbehandler’ Forskellige analytiske koordinatorfunktionsmodeller Hvad gør det svært? Hvad skal der til for at det lykkes? Inspiration til at komme i gang med arbejdet!

Baggrund for projektet Den tværsektorielle indsats over for borgere med handicap, opleves ikke som tilstrækkeligt koordineret Borgere oplevede selv at skulle koordinere egen sag og sikre fremdrift

Formålet med projektet At udvikle redskaber medvirker til at sikre en bedre sagsbehandling I opstarten af nye sagsforløb - Højt informationsniveau og effektiv sagsbehandling I eksisterende sagsforløb - En grundig udredning og kontinuerlig opfølgning

Formålet med projektet At udvikle redskaber er med til at styrke koordineringen Af interne arbejdsgange - Lette sagsgangen og skåne borgeren for gentagelser i sagsbehandlingen Af eksterne arbejdsgange - Særligt i komplekse sager, hvor der er mange eksterne parter som hjælpemiddelcentralen, videnscentre, hospitaler, børne- og ungerådgivningen, speciallæger m.v.

Koordinatoren Hvem skal have en koordinator? - De mest komplicerede sager, inden for et bestemt område fx hjerneskadeområdet eller i alle sager? Hvor skal koordinatoren være placeret? - Er det handicaprådgiveren, en koordinator der arbejder på tværs af områder og kan placeringen skifte løbende? Hvilke opgaver skal der knyttes til funktionen? - Det skal afklares hvad det overordnede formål med koordinatorfunktionen er.

Analytiske koordinatorfunktionsmodeller - styrker og svagheder Forløbsrettet koordination (’på scenen’) -Borgerrettede koordinatorfunktioner -Sikre at borgeren og pårørende oplever at der sker en sammenhængende indsats Faglig koordination (’bagved tæppet’) -Kommunalt rettede koordinatorfunktioner -Sikre en sammenhængende indsats mellem de mange professionelle aktører

Borgerrettede koordinatorfunktioner - Vejviseren - Styrker Overblik over hvem der er relevant at inddrage i borgerens sag kender kommunens opbygning og struktur og har et overordnet kendskab til de mange hjælpeforanstaltninger i de sociale lovgivninger Henviser til relevante sagsbehandlere i kommunen Svagheder Ingen garanti for en helhedsorienteret indsats – særligt fordi en del sagsbehandlere mangler organisatorisk overblik

Borgerrettede koordinatorfunktioner - Informatøren - Styrker Planlægge og sikre timing af en helhedsorienteret indsats – hvem skal vide hvad hvornår! Indsamle, modtage og videreformidle relevant information til borgeren og øvrige fagpersoner Sikre at der kun holdes relevante møder Svagheder Manglende informationsflow på grund af adgangs- begrænsninger i IT systemer og kulturforskelle mellem forvaltningsgrene

Borgerrettede koordinatorfunktioner - Bevillingskoordinatoren - Styrker Hvem bevilliger hvad og hvornår? Sikre at der er sammenhæng mellem bevillingsområder, hvor der er gensidigt afhængighed Så sygedagpenge fx ikke standses på grund af varighedsreglerne uden en anden forsørgelsesydelse træder i stedet for Svagheder Forholdsvis omfattende og kræver godt overblik over de enkelte sager og fælles planlægning for at kunne fungere optimalt

Borgerrettede koordinatorfunktioner - Handleplanskoordinatoren - Styrker at indsamle planer fra både myndigheds- og leverandørniveau og samle dem i én samlet plan: Handleplanen. At samordne den bevillingsmæssige og den behandlings/ rehabiliteringsmæssige indsats Svagheder Indledningsvis store ressourcer ved at udarbejde handleplanen Krævende at arbejde på tværs af både forvaltninger samt afdelinger og på tværs af myndigheds- og leverandørniveau

Kommunalt rettet koordinatorfunktioner - Kontaktpersonen - Styrker De eksterne fagprofessionelles ene indgang Sikre at alle relevante samarbejdspartnere får den nødvendige information fx fra sygehuset i forbindelse med genoptræning Svagheder Ingen garanti for en helhedsorienteret indsats trods det, at alle får de relevante informationer

Kommunalt rettet koordinatorfunktioner - Teamkoordinator - Styrker Nedsætte et tværgående koordinationsteam Sammenhængende indsats mellem de der er involveret i borgerens sag – arbejder efter samme mål Alle har mulighed for at komme med input til den samlede indsats i teamet Svagheder Omfattende at nedsætte teams Manglende anvendelse af IT kan skabe vanskeligheder – fx at booke et møde i folks kalendere Specialisering gør at teamet omkring borgeren hurtig kan blive meget stort

Kommunalt rettet koordinatorfunktioner - Samråd - Styrker Ansvaret for den overordnede sagsstyring Samrådet består af et fast hold af medarbejdere, der mødes på faste tidspunkter Sikre at relevante sagsbehandlingsområder involveres i forløbet på relevante tidspunkter Svagheder Der kan opstå problemer med at afholde faste møder fx kan det betyde, at afgørelser i borgerens må vente indtil næste samråd

Kernen ved koordination

Hvad gør det svært? Store kommuner og mindre kommuner Organisatoriske forskelle -Beskæftigelse og Handicap hørte under samme eller forskellig direktør -Børn- og unge samt voksenområdet under samme eller forskellige forvaltninger -Den generelle kommunestruktur

Hvad gør det svært? En koordinator er ikke altid nok! Koordination er en løbende udviklingsopgave. Man må ikke glemme ’elsparepærelogikken’ Specialisering ctr generalisering.

Hvad skal der til for at det lykkes? Arbejd bevidst med kulturen Forpligtelse af hinanden på tværs Tænk Lo-tech frem for Hi-tech Understøttelse af rollen som koordinator Udbred og understøt kendskabet til koordinatorfunktionen

Hvordan kommer vi i gang? I dag er en god start – men det kræver løbende fokus på koordination Tænk i forløb og meget konkret Involver de relevante medarbejdere - specielt (mellem)lederne Kick-off når tingene skal sættes i værk Tålmodighed

Præsentation af hjemmesiden

Overgange ml. barn og voksen Opstart på baggrund af materiale fra PPR og deltagelse i skolemøde 2 2 Borger 1 1 Deltagelse i skolemøde Deltagelse i 16-års møde 4 4 Handicap- afdeling/ forvaltning Skal der samarbejdes med beskæftigel- sesforvaltningen? Vurdering af deltagerkreds - myndigheder, leverandører og borgeren Deltagelse i tre-trinsmøde Overgang færdig- gjort og tilbud iværksættes Opsamling af borgers ønsker og behov Indkaldelse til tretrins- mødet Kontakt til Beskæftigelses Rådgivningen og fremsendelse af overdrag- elsesskabelon Møde med borger og efterfølgende Ad-vis Indkaldelse til koordine- ringsmøde ved det 16. år Afholdelselse af tretrins- mødet Overlevering ogudfærdigelse af handleplan Overgang færdiggjort og tilbud iværksættes 11 Nej Ja 2.1 Øvrige afdelinger/ forvaltninger el. Eksterne samarbejds- partnere Beskæftigelsesrådgi vningen varsles Beskæftigelses- rådgivningen deltager i møde ved det 16. år Beskæftigelsesrådgivningen udarbejder ressourceprofil Beskæftigelses- rådgivningen deltager i tre-trinsmøde Figur forklaring » Handlevejledning for overgangen mellem barn/ung og voksen Mødeind- kaldelse Mødeind- kaldelse Dags- orden Dags- orden Handle- plan Handle- plan Mødeind- kaldelse Mødeind- kaldelse Dags- orden Dags- orden Opstart på baggrund af materiale fra PPR og deltagelse i skolemøde Folder - Sam- arbejds- partnere Folder - Sam- arbejds- partnere Dags- orden Dags- orden Mødeind- kaldelse Mødeind- kaldelse Overdrag- elses- skabelon Overdrag- elses- skabelon Folder - Samarbejd spartnere Folder - Samarbejd spartnere Dags- orden Dags- orden Mødeind- kaldelse Mødeind- kaldelse Dags- orden Handle- plan Handle- plan Forløb slutter PPR 'tester' alle børn og leverer liste til handicapforva ltning (PPR) Overgang færdiggjort og tilbud iværksættes 4 4

Handlevejledning for overgangen mellem barn/ung og voksen Tilbage Aktivitet nr. 1 - PPR tester alle "udvalgte" børn I forbindelse med udslusning fra folkeskole tester PPR alle "udvalgte" børn, hvor de "udvalgte" er børn med særlige behov af mere eller mindre varig karakter. Det gælder herudover at de skal tilhøre Handicaprådgivningens målgruppe. Aktivitet nr. 2 - Elevkonference ved det 15. år Ved den unges 15. år afholdes elevkonference med henblik på drøftelse af den unges fremtid vedrørende uddannelse, aktivitet og beskæftigelse efter skole- afslutning. Skolen indkalder i maj/juni til dette møde, som afholdes i efteråret. Skolen udsender referat til de deltagende aktører. På mødet deltager Skolen, PPR, UU og Handicaprådgivningen (Børnegruppen). Aktivitet nr. 3 - Liste over alle 16 årige PPR sender liste over alle elever i 8., 9. og 10. klasse til Handicaprådgivningen som indeholder den unges navn, cpr. nr. og navn på skole 1. Listen sendes til Handicaprådgivningen umiddelbart efter revisitation i december - og fremsendes til afdelingschefen for Handicaprådgivningen, som herefter fordeler til de enkelte handicaprådgivere (tovholdere i Børnegruppen). Den enkelte handicaprådgiver (tovholder) opsætter ADVIS i EDH-systemet, hvor der kommer en reminder frem vedrørende indkaldelse til mødet jf. nedenfor. Aktivitet nr Indkaldelse og afholdelse af møde omkring det 16. år Handicaprådgivningen (tovholder) indkalder til dette møde omkring den unges 16. år med henblik på den mere langsigtede planlægning, hvor det drøftes hvilken "retning" der vil være mest sandsynlig for det videre sagsforløb, og der sker en umiddelbar forventningsafstemning over for den unge/forældrene. Udover Handicaprådgivningen deltager Beskæftigelsesrådgivningen, PPR, evt. efterskole, UU, den unge og forældre. På mødet afdækkes ønsker og behov i forhold til fremtidig bo-situation samt beskæftigelses- og uddannelsesmæssig situation. Beskæftigelsesrådgivningen deltager alene som konsulent med henblik på faglige vurderinger. Beskæftigelsesrådgivningen deltager ikke i de sager, hvor det er åbenlyst, at der er tale om en "pensions-sag". Standard brev/dagsorden til forældre fremgår nedenfor som bilag. Bilag til aktivitet 5 - Standard brev/dagsorden Du indkaldes til møde xxxdag den dag. måned år, kl. xx på sted. Mødet forventes at vare 1½ time og fra Kolding Kommune vil følgende deltage: - navn Dagsorden: Velkomst og præsentation Den unges ønsker og behov i forhold til uddannelse, beskæftigelse, forsørgelse og bostøtte Opsamling/status fra diverse fagpersoner Aktuelle muligheder, der skal arbejdes videre med Konkrete aftaler for det videre forløb 2 Samtykke til rekvirering af relevante sagsakter fra PPR vedlægges, og bedes medbragt i udfyldt stand til mødet. 1. Kolding Kommunes jurister har vurderet denne udveksling af informationer og konkluderet, at proceduren er forvaltningsmæssig i orden - dog fremhæves at der bør indhentes samtykke. 2. Det aftales hvad de forskellige fagprofessionelle hver især skal undersøge og arbejde videre med.

Handlevejledning for overgangen mellem barn/ung og voksen Tilbage Aktivitet nr. 6 - Afdækning af ønsker og behov Umiddelbart efter aktivitet 5 - umiddelbart efter mødet med den unge/forældre - foretager de professionelle aktører med Handicaprådgivningen (tovholder) som udfarende kraft en faglig vurdering af behovet for fremtidig indsats. Den foreløbige faglige vurdering baseres med udgangspunkt i ressourceprofilens punkter, idet dette efterfølgende vil "lette" det videre forløb hos Beskæftigelsesrådgivningen. Den enkelte handicaprådgiver (tovholder) opsætter ADVIS i EDH-systemet, hvor der kommer en reminder frem vedrørende senere kontakt til Beskæftigelsesrådgivningen jf. nedenfor. Aktivitet nr. 7 - Tovholder kontakter Beskæftigelsesrådgivningen Når den unge bliver 17½ år tager Børnegruppen (tovholder) kontakt til det administrative team i Beskæftigelsesrådgivningen, der internt fordeler de konkrete sager (dette sker ikke i de tilfælde, hvor der er tale om en åbenlys "pensions-sag."). Efterfølgende melder den enkelte beskæftigelsesrådgiver tilbage til Handicaprådgivningen (tovholder) om hvem der varetager den konkrete sag. Ved denne kontakt oversender Handicaprådgivningen relevante sagsoplysninger til Beskæftigelsesrådgivningen ved hjælp af overdragelsesskabelonen. Oplysningerne skal anvendes af beskæftigelsesrådgiveren til udarbejdelse af ressourceprofilen. overdragelsesskabelonen. Derudover skal Handicaprådgivningen (tovholder) sikre, at Beskæftigelsesrådgivningen oplyses om hvorvidt der er udfærdiget en funktionsevnevurdering så disse oplysninger også kan anvendes af Beskæftigelsesrådgivningen. Aktivitet nr. 8 - Tovholder (Handicaprådgivningen) indkalder til møde med Beskæftigelsesrådgivningen, den unge og forældre Der afholdes møde med henblik på den videre planlægning af forløbet. Mødet foregår efter følgende "faste" dagsorden: - Formål med mødet - Den unges ønsker og behov - Udarbejdelse af ressourceprofil - Den videre planlægning - "Sagsbehandlingsskridt" (den unge og forældre orienteres om det aktuelle videre forløb) - Afstemning af forventninger. - Evt. fastsættelse af dato/aftale for aktivitet nr. 10. Udlevering af skema til ressourceprofil til den unge med henblik på dennes bidrag - næste aftale - aktivitet nr. 9. Aktivitet nr. 9 - Ressourceprofil udarbejdes Beskæftigelsesrådgivningen udarbejder i samarbejde med den unge og forældre den endelige ressourceprofil. Eventuelt indhentes manglende oplysninger som en væsentlige for udarbejdelse af ressourceprofilen og det afgøres om det eventuelt er nødvendigt at afholde flere møder med den unge og forældrene. Aktivitet nr Planlægnings- og afklaringsmøde 3 trins-møde hvor tovholder (Handicaprådgivningen) indkalder og er ansvarlig for afholdelse. På samme dag og umiddelbart i forlængelse af hinanden afholdes 3 trins-mødet med forskellige aktører. 1) Første del involverer Handicaprådgivningen internt med henblik på at tovholder i Børnegruppen overleverer "sagen" til ny tovholder i Voksengruppen. 2) Anden del involverer samtlige professionelle aktører og omfatter Handicaprådgivningen (både Børnegruppen og Voksengruppen), Beskæftigelsesrådgivningen og UU. Der udarbejdes fælles plan for tilbud der kan præsenteres for den unge og forældre. 3) Tredje del omfatter ovennævnte professionelle samt den unge og forældrene. På mødet vurderes om den unge/forældre skal overveje tilbudet. Hvis dette er tilfældet gives tilbagemelding efterfølgende og der afholdes eventuelt et nyt møde. Der vil under alle omstændigheder ofte være en efterfølgende dialog mellem tovholder og den unge/forældre med henblik på opsamling af forskellige forhold. Aktivitet nr Egentlig overlevering og udfærdigelse af handleplan Tovholder-rollen overgår efter aktivitet nr. 10 eller ved det fyldte 18 år fra Børnegruppen til Voksengruppen i Handicaprådgivningen. Information om overgivelse skal ske til den unge/forældre samt Beskæftigelsesrådgivningen. Endeligt udarbejdes der en handleplan for borgeren.