1 Study-related course (SE): Professional procedures in team work in a globalized world (PTW) Master of Science – 1th Semester Lecturer: Lars Peter Jensen

2 Program Præsentation af kurset Mm 1: Projektledelse Introduktion til personlig portfolio

3 Professional procedures in team work in a globalized world (PTW) Purpose: To resume students focus on team work, by introducing professional procedures on project management and teambouilding/work in a globalized world. Objectives: During the course the students will develop: Understanding of: Tasks and responsibilities for project managers Knowledge about: The management aspect in their professional career Change processes in organisations Intercultural competencies Learning styles and personal preferred learning stile and own strengths and limitations Ability to apply Processes of learning and is capable of the critical reflection Ways to prevent conflicts and stress Professional procedures in project management

4 The PTW course assesment Written exam based on personal portfolio reflecting personal development within the course content

5 Projektledelse Projekter og Projektarbejdsformen Projektets grundelementer –opgaven, interessenter, omgivelser, ressourcer, ledelse Projektorganisationen –ansvarlig chef, beslutningsgruppe, projektgruppe Projektleder –ledelsesopgaver, valg af Projektmedarbejdere –arbejdsfelter, kvalifikationer Interessenter –identifikation, analyse

6 Projekter Den projektorienterede arbejdsform: Supplement til basisorganisationen Får overdraget ansvar og beføjelser til at løse en bestemt opgave Projektgruppen opløses når opgaven er færdig

7 Projekt karakteristika Opgaver der især er velegnede til projektarbejde: Komplicerede: –vanskelige uoverskuelige/samspil mennesker + teknik Har udviklingskarakter: –nye løsninger, prøve nye veje Kræver tværfaglig indsats Kræver tværorganisatorisk indsats eller interesse: –flere afdelinger/specialer Betydeligt omfang: –arbejdsindsats, udgifter Store konsekvenser

8 Projektarbejdet, en særlig arbejdsform og spilleregler Projektarbejdsformen = Projektorganisation med formel ansvar og autoritetsplacering +Projektstyringssystemer - sikre kvalitet, fremdrift og ressourcer +Projektkultur - medarbejdernes indstilling til opgaven og hinanden - medarbejdernes indstilling til virksomheden og projektarbejdsformen - medarbejdernes evne til at arbejde under projektets betingelser: - overlappende autoritet, usikkerhed, tidspres, afhængighed

9 Projektets grundelementer (5x5modellen) Projekt- opgaven Interessen- ter Projekt- ledelse Ressourcer Omgivel- ser

10 Projektopgaven Behov og formål: –hvorfor skal projektet gennemføres? Hvordan indgår det i virksomhedens strategi, hvilken virkning og nytte? Idegrundlag: –en attraktiv mulighed, en vision om løsningen, særlige egenskaber ved løsningen (projektets produkt) Projektets produkter: –kravene til produktet (løsningen), udviklingen evt. konstruktion og drift (anvendelse) Ramme: –tidstermin, ressourceramme, budget Dokumentation af produktet og af projektet: –plan og forløb Projekt- opgaven Interes- senter Projekt- ledelse Ressour- cer Omgi- velser

11 Interessenter Anvendelse og ejerskab: –accept og brug af projektets produkt Vilje og drivkraft: –støtte projektet med engagement, bane vejen, prioritere projektet Ressourceydelser: –levere viden, kunnen og arbejdsindsats Formel godkendelse: –beslutninger om projektets gennemførelse og dets produkt, formelle godkendelser Social accept: –forholde sig til projektets og produktets afledte virkninger på lokalt plan eller i videre perspektiv Projekt- opgaven Interes- senter Projekt- ledelse Ressour- cer Omgi- velser

12 Omgivelser Markedsmæssige muligheder og begrænsninger: –efterspørgsel, konkurrence, konjukturforhold, politiske vilkår Teknologiske muligheder og begrænsninger Omgivende systemer: –dels som produktet skal fungere sammen med, dels nødvendige hjælpesystemer Fysisk miljø: –plads, lokaler, temperaturforskelle m.v. Regelsæt: –normer, standarder m.v. for projektarbejdet og for produktet Projekt- opgaven Interes- senter Projekt- ledelse Ressour- cer Omgi- velser

13 Ressourcer Viden og kunnen Personer Materiel, udstyr Materialer Penge Projekt- opgaven Interes- senter Projekt- ledelse Ressour- cer Omgi- velser

14 Projektledelse - 1 Formulering af projektet (kontraktudformning) og aftale om mål og rammer Tilrettelægning af fremgangsmåde og plan: –strukturering og afgrænsning –valg af angrebsmåde herunder beslutningsproces –planlægning af projektforløb (faser) –hovedaktiviteter og milepæle i hver fase Opbygning af en kompetent projektorganisation med veldefineret ansvars- og autoritetsfordeling: –etablering af kompetent projektledelse –tilrettelæggelse af interessenters inddragelse –skabe engagement, samarbejde, kommunikation, hensigtsmæssig projektkultur og deltageradfærd –sikre sammenhæng, kvalitet og effektivitet Projekt- opgaven Interes- senter Projekt- ledelse Ressour- cer Omgi- velser

15 Projektledelse - 2 Udpegning og håndtering af projektets opmærksomheds- områder: –som fordrer særlig omhu, indsats eller overvågning –som er afgørende for kvalitet og succes –som er usikre eller risikable –som rummer muligheder som evt bør udnyttes Styring af kursen, ved opbygning af hensigtsmæssige styringssystemer: –kvaliteten –fremdriften –indsatsen –engagementet –økonomien Projekt- opgaven Interes- senter Projekt- ledelse Ressour- cer Omgi- velser

16 Grundmodel af projektorganisation

17 Projektansvarlig chef Den projektansvarlige chef skal bane vejen for projektet. Han varetager følgende opgaver: Beslutning om projektets igangsætning, afslutning og mål: –rammer og prioritet Økonomiske bevillinger: –rammebudget og tillægsbevillinger Politiske og principielle beslutninger –udover projektledelsens beføjelser Sikring af projektets prioritet hos virksomhedsledelsen og samordning med andre chefer Information til samt høring hos basisorganisationens samarbejdsorganer

18 Projektorganisation - omgivelserne

19 Projektorganisation

20 Beslutningsgruppen Beslutningsgruppen har til opgave: At sikre en overordnet styring af projektet både fagligt, tidsmæssigt og økonomisk, herunder at fastholde projektets prioritet At sikre tilstrækkelig loyalitet omkring projektet At være forum for løsning af interessekonflikter omkring projektet At sikre projektet ressourcer og penge

21 Pause

22 Lederteam (flere profiler)

23 Adize’s 4 lederroller Effektiv ledelse kræver udfyldelse af 4 lederroller Producentrollen (P): skabe resultater kræver viden og handlekraft præstationstrang Administratorrollen (A): opstille retningslinier for arbejdets udførelse udarbejde detailplaner koordinere og organisere kræver systematik, orden og sans for detaljer

24 Adize’s lederroller Entrepenørrollen (E) tænke langsigtet, sætte mål og udarbejde strategier øje for muligheder og trusler kræver kreativitet, risikovillighed samt kunne se nye muligheder og trusler Integratorrollen (I) skabe samarbejde og effektive grupper til at løse nye opgaver interesse og sans for mellemmenneskelige relationer indfølingsevne lyst og evne til at få andre til at arbejde sammen

25

26 Projektlederens 5 ledelsesopgaver Adize’s Integratorrolle Adize’s Producent rolle Adize’s Administrator Rolle

27 Projektlederen Projektlederen skal være drivkraft i arbejdet, derfor skal der lægges vægt på: Viden om projektets helhed og om brugsverdenen for projektets produkt Forståelse for de fagdiscipliner, som skal samvirke i projektet og indblik i deres metoder og kvalitetssikring Åbenhed og kreativitet med hensyn til løsninger Udadvendthed og kontaktflader til chefer/interessenter, samt forståelse for opgaven Evne til at formidle et samarbejde i projektgruppen, på tværs af faglige skel og funktionsområder

28

29

30

31 LEDELSE Gør de rigtige ting Ydre effektivitet Vide hvorfor Lede andre Skabe visioner Finde muligheder Give magt Skabe fodslaw Kontakter Samvirke STYRING Gør tingene rigtigt Indre effektivitet Vide hvordan Styre aktiviteterne Sætte mål Løse problemer Have magt Tilpasse ved grænseflader Organisationsstruktur Opgavefordeling

32 Lederegenskaber Passende intelligens Sund dømmekraft og tænkning Tillid til og tro på sig selv og andre Ansvarsfølelse Social interesse for andre mennesker Kunne motivere Faglig kunnen Kommunikations- evne Tåler stress

33 Projektmedarbejdere Projektmedarbejderen kan have flere arbejdsfelter: Arbejde med selve projektopgaven –skabe løsning/produkt og implementere Deltage i koordinering og styring af arbejdet Samvirke indad med de øvrige i projektgruppen –koordinere fagligt/løsningsmæssigt med andre Samvirke udadtil –tilføre projektet informationer, viden og bidrag fra egen basisorganisation –påvirke egen basisorganisation til forståelse og accept af projektets løsninger –aftale med egen chef om arbejdsydelser og ansvarsforhold overfor projektet

34 Projektmedarbejdere - kvalifikationer Har viden om brugerforhold –driftsbehov/-krav, driftsøkonomi, mv. Har viden om nye løsninger Har viden om konstruktion og gennemførelse af nye systemer Har viden om projektstyring og arbejdsmetodik Har samarbejdskunnen –såvel indadtil som udadtil overfor interessenter –skal være gode til at kommunikere og holde kontakt til kolleger –skal være åbne og objektive over for nye ideer

35 Projektgruppens samlede kvalifikationer Vigtige kvalifikationer for en projektgruppe som helhed: Inspiratoren – ser nye ideer og muligheder Spejderen – søger og tilfører nye oplysninger Fortaleren – gør projektet synligt Entreprenøren – skaber aktivitet Koordinatoren – holder opgaven på sporet og sikrer helhed Miljøskaberen – opretholder en sund arbejdskultur Producenten – producerer resultater

36 Projektorganisation - principper

37 Inddragelse af interessenter Det faglige aspekt: –fordi vi mener, at interessenten kan bidrage fagligt til løsning af projektets forskellige opgaver Det pragmatiske aspekt: –fordi vi mener, at interessenten kan medvirke til at sikre projektets gennemførelse og indførelse af dets resultater Det politiske aspekt: –fordi interessenten selv ønsker det Det etiske aspekt: –fordi vi mener, at det er rigtigt Det formelle aspekt: –fordi interessenten har krav på at blive hørt, på at kontrollere eller på at godkende

38 Interessentanalyse Interessentanalysen omfatter tre ting: Identifikation af interessenterne Positionsanalyse. Analyse af interessenternes forhold til projektet og hinanden Analyse af interessekonflikter og -sammenfald

39 Learning portfolio

40 What is a learning portfolio? A collection of a learner’s experiences and achievements during a period of educational activity (Elango, Jutti and Lee 2005) Written reflection – reflective essay

41 Why? Demonstration of accomplishments Assessment – the quality of the student’s past or ongoing performance through process Improvement of education

42 Why? – benefit Empower the learner - individual learning needs – self directed learning Professional development – keeping records of learning activities Job hunting and career pursuit

43 How to write? Written narratives Experiences (what are they) + Reflections (meanings of the experiences) Example: Read Lars Peter's first version of his personal portfolio regarding teamworking skills, learning and interculturel awareness.personal portfolio

44 Evaluering af den personlige portfolio: En første version af portfolien kan afleveres til senest d. 12/10 udelukkende for at få gode råd til færdiggørelsen af den. For den endelige version af portfolien er deadline for levering til d. 9 Derefter læser og bedømmer jeg dem (bestået/ikke bestået) i uge 46