Økonomistyring og budgettering Kapitel 5 Budgetstyring og -kontrol

Indlæringsmål Budgetkontrollens placering i økonomistyringens selvregulerende kredsløb Afvigelsestyper og deres betydning Opsplitning på forklarende komponenter af Dækningsbidrags-afvigelser Kapacitetsomkostnings-afvigelser Balance-afvigelser Likviditetsafvigelser

5.1 Budgetstyringens selvregulerende kredsløb Bemærk her, at afvigelserne KAN være så VÆSENTLIGE, at selv de strategiske planer og målsætningerne bør ændres. Normalt vil man dog ikke allerede ved et kvartalsskift justere de langsigtede planer, men først i forbindelse med at man i slutningen af året kan se, at der er så store afvigelser at en ned-/opjustering af de langsigtede mål vil være relevant / påkrævet! Det er endvidere essentielt for kredsløbet, at registreringen af afvigelserne sker på en fælles platform for henholdsvis budgettet og regnskabet. Der skal altså gælde de samme principper for registrering i regnskabet som registrering i budgettet. Der skal endvidere være overensstemmelse mellem regnskabets opbygning og budgettets, altså bero på den samme kontoplan.

5.1.1 Afvigelsestyper Registreringsfejl / -mangler Konteringer på forkerte konti (art, sted, formål) Konteringer på forkert periode Kontering mangler Tidsforskydningsafvigelser Salg, produktion, indkøb er tidsmæssigt forrykket i forhold til budgettet Afvigelser p.g.a. af ændrede forudsætninger Afvigelsernes væsentlighed og konsekvenser Virksomheden må og skal opbygge rutiner der sikrer mod den første type fejl! Kontering / periode: Antecipative poster (Indtægter/omkostninger som virksomheden har haft, men som ikke er bogført i regnskabet endnu, fordi fakturaen ikke er modtaget, fordi den ligger i ”indbakken”, …). ’Medtages ofte ved regnskabsafslutningen på afslutningsarket som efterposteringer! Konteringen kan også være sket i indeværende periode, men den hører retteligen til den efterfølgende, hvorfor den skal trækkes ud igen som efterpostering. Ændrede budgetforudsætninger: Rentesatser, investeringsplaner, forkalkulationer, salgs-/markedsforudsætninger omkring markedsvækst/markedsandèl, Kundernes betalingsmønstre, kredittid ved leverandører, etc.

Dækningsbidrags-afvigelse Bemærk, at denne illustration kan blive MEGET kompliceret hvis der er mange produkter!

5.2 Budgetkontrol – efter 1. kvartal

Afsætning / Omsætning – 1. kvartal

Efterkalkulationer 1. kvartal

Dækningsbidragsafvigelsens komponenter Prisafvigelser Effektivitets-afvigelser Ændrede mængder / produktmix

Afvigelse i afsat mængde / produktmix 36.750

Salgspris-afvigelse

Materialeomkostnings- afvigelsen

Lønomkostnings-afvigelsen

Standarddækningsbidrags- afvigelse (standard=forkalkulation)

Revurderet dækningsbidrag Forudsætninger: Uændret afsætning året ud Salgspriser holder Effektivitets-forbedringer kan fastholdes Indkøbspriser kan fastholdes

Kapacitetsomkostninger 1. kvartal Væsentlighed Både store og små afvigelser Årsager til afvigelser Konsekvens Ingen Korrektion Planrevision

Balance pr. 31.3. Afvigelser? Kassekredittens forbedring Hvilke? Årsager Væsentlighed Er lagerpolitikken opfyldt? Kassekredittens forbedring Komponenter? Kassekredit-trækket består af 1) Forbedring på debitorer : kr. 1.000; 2) Forbedring på råvare- og færdigvarelager: kr. 57.000; 3) Reduceret leverandørgæld: - kr. 51.000 og 4) Periodens overskud, kr. 203.000 I alt kr. 210.000 i forbedret likviditet!!

Likviditetsopgørelse – cashflow pr. 31.3.

Appendix 1 Dækningsbidragsafvigelsen

Appendix 2 Eksempel på budget-kontrolrapport

Forts.

Forts.

Forts.

Forts.

Nøgleord Budgetkontrol Afvigelsestyper For-/efterkalkulationer DB-afvigelse p.g.a. Ændret produktmix Ændrede salgsmængder Ændrede salgspriser Bedre effektivitèt Ændrede indkøbspriser Standarddækningsbidrags-afvigelsen Revurdering af årets dækningsbidrag Kapacitetsomkostnings-afvigelser Revurdering af årets kapacitetsforbrug