Februar 2015 Workshop manuelle sager v/Birgitte Wendelboe SAPA netværksmøde Februar 2015 Workshop manuelle sager v/Birgitte Wendelboe

Indhold den næste time Præsentation – navn, kommune, hvorfor er du med i dag? Procesdiagrammet Oprydning af sager i KMD Sag Hjælp til udsøgning af manuelle sager Eksempler fra det virkelige liv Præsentation af mig og Jer Kort intro til dagsorden for den næste time. Procesdiagrammet – hvor er vi, hvor skal vi hen ? Oprydning - 2 gode grunde til at komme i gang. Er der brug for hjælp til at finde de manuelle sager og hvad skal der ske med sagerne? Historier fra det virkelige liv

KMD Sag Exit-strategi Denne del har I været igennem i 2014

Oprydning/flytning af sager i KMD Sag Denne del får I hjælp til. Der kommer en værktøjskasse ( vis hæftet) – lidt i stil med Exit-statigien (vis hæftet) – som skal hjælpe Jer igennem Oprydning og flytning af sager i KMD Sag. Alle sager skal ud af KMD Sag, men det er en stor mundfuld. Så start med en lille hjørne og få overblik over hvad der ligger i KMD sag. Der kan også være grunde til at vente til SAPA/STS er i drift. Afhængig af Advisering, hvad og hvor meget kan man se i SAPA. I dag snakker vi om manuelle sager

Tøm KMD Sag Sager som skal flyttes til andet system Kassable sager Manuelle sager Sager som skal forblive i KMD Sag Sager som kan kasseres/slettes Sager som skal flyttes til andet system Kopisager med journalnotater Kopisager uden journalnotater Opbevarings-sager

Oprydning af sager i KMD Sag Der er 2 vigtige grunde til oprydning af sager i KMD Sag. Kommunen betaler for de aktive sager, en oprydning kan udgøre store besparelser. Én sag koster 27,65 øre pr. sag pr. md. Kommuner der kan undvære brugen af manuelle sager, kan spare 10% af den årlige udgift på KMD Sag. Uanset hvilken exit-strategi din kommune har valgt, er det en god ide af rydde op NU. Uanset hvad der er kommunens exit-strategi, kan de starte arbejdet nu, med at rydde op. I skal tage stilling til hvordan I vil håndtere: Advisering – både til og fra manuelle sager Sager der oprettes manuelt, inden de overtages af et fagsystem Sager der genoptages efter de er afsluttet i et fagsystem HUSK ar der er FAQ.

Hjælp til udsøgning af manuelle sager Har din kommune en KMD sag ansvarlig som kan klare opgaven ved hjælp af en minivejledning ? En kort beskrivelse med forslag til forskellige udsøgninger. ELLER Er der behov for ”lektiehjælp”? Workshop med hands-on for KMD sag ansvarlige Medbring selv pc med de rigtige adgange Autorisationer skal være på plads Det er IKKE et KMD Sag kursus Hvem vil lægge ”hus” til? Har du spørgsmål, brug for hjælp, klager eller bare behov for sparring, så skriv til SAPA@kombit.dk Hvad for en form for hjælp er der brug for i kommunerne? Er det nok med en minivejledning (vis min vejledning) Nogle er dybt afhængige af KMD sag og andre meget lidt. Nogle har rigtig mange sager, andre meget få. Nogle har mange manuelle sager, andre har ingen. Nogle har en aktiv KMD Sag ansvarlig, andre har en af navn (fordi ledelsen ikke har prioriteret det)

Eksempler fra forskellige kommuner Eksempel fra Mariagerfjord som har opsagt brugen af manuelle sager Eksempel fra Fredericia på oprydning i de aktive sager Eksempel fra Aalborg på muligheder for oprydning i de manuelle sager Afhængig af hvor meget tid der er tilbage, gennemgår jeg et eller flere eksempler.

1. Eksempel fra Mariagerfjord som har opsagt brugen af manuelle sager Hermed en kort beskrivelse af den proces vi gik igennem, da vi afsluttede, flyttede og opsagde de manuelle sager i KMD Sag.   Jeg kontaktede vores KMD Sag-ansvarlige og sammen med dem, fik jeg udsøgt alle de manuelle sager. Der viste sig at være ca. 2400 åbne sager. Vi gennemgik overordnet sagstyperne for at se, hvilken slags sager der var tale om. Vi udarbejdede en skriftlig indstilling til vores chef- og direktionsgruppe, der anbefalede at vi forsøgte at lukke alle manuelle sager i KMD Sag og dermed gå efter besparelsen på de 10%. Indstillingen blev godkendt, og arbejdet kunne derfor gå i gang. Vi bunkede sagerne efter KLE-nummer. Der viste sig at være en forholdsvis stor bunke af gamle åbne sager (knap 60%), hvor sagsbehandlerne ved kommunesammenlægningen ikke havde et fagsystem, hvorfor de benyttede KMD Sag, men hvor de i mellemtiden har fået et fagsystem. Disse sager blev efter aftale med den pågældende afdeling masselukket af vores KMD Sag-ansvarlige Der blev skrevet rundt til de afdelinger, der havde åbne manuelle sager med besked om, at de skulle lukke dem og fremadrettet foretage deres sagsbehandling i vores ESDH-system (SBSYS). Samtidig fik de besked om, at de kunne henvende sig til vores KMD Sag-ansvarlige, hvis de oplevede udfordringer. Det kunne fx være, hvis de var afhængige af nogle advis’er eller de havde brug for hjælp til at få masseafsluttet deres sager. Der blev jævnligt trukket nye lister over åbne manuelle sager, så vi kunne se at processen gik den rigtige vej. Den skriftlige besked til afdelingerne blev gentaget, hvis vi kunne se, at der kom flere nye manuelle sager i en afdeling. I de få tilfælde, hvor denne mail heller ikke hjalp, tog chefen for vores KMD Sag-ansvarlige telefonisk kontakt til lederen, for at forklare dem situationen og henstille til lukning af sagerne hurtigst muligt. I december 2014 oplevede vi ikke længere, at sagsbehandlerne oprettede nye manuelle sager i KMD Sag. Vi har ikke slettet nogen sager, og vi har ikke konverteret nogen sager til andre fagsystemer. Det betyder naturligvis, at man som sagsbehandler skal vide, at hvis der er tale om en sag fra før vores skæringsdato, så skal man lede i KMD Sag. Hele processen har taget os omkring 8 mdr., og vi opsagde muligheden for at oprette manuelle sager til KMD umiddelbart inden d. 1/7-14, så vi overholdte de 6 mdr. som var udmeldingen på dette tidspunkt. 1. Eksempel fra Mariagerfjord som har opsagt brugen af manuelle sager Hermed en kort beskrivelse af den proces vi gik igennem, da vi afsluttede, flyttede og opsagde de manuelle sager i KMD Sag.   Jeg kontaktede vores KMD Sag-ansvarlige og sammen med dem, fik jeg udsøgt alle de manuelle sager. Der viste sig at være ca. 2400 åbne sager. Vi gennemgik overordnet sagstyperne for at se, hvilken slags sager der var tale om. Vi udarbejdede en skriftlig indstilling til vores chef- og direktionsgruppe, der anbefalede at vi forsøgte at lukke alle manuelle sager i KMD Sag og dermed gå efter besparelsen på de 10%. Indstillingen blev godkendt, og arbejdet kunne derfor gå i gang. Vi bunkede sagerne efter KLE-nummer. Der viste sig at være en forholdsvis stor bunke af gamle åbne sager (knap 60%), hvor sagsbehandlerne ved kommunesammenlægningen ikke havde et fagsystem, hvorfor de benyttede KMD Sag, men hvor de i mellemtiden har fået et fagsystem. Disse sager blev efter aftale med den pågældende afdeling masselukket af vores KMD Sag-ansvarlige Der blev skrevet rundt til de afdelinger, der havde åbne manuelle sager med besked om, at de skulle lukke dem og fremadrettet foretage deres sagsbehandling i vores ESDH-system (SBSYS). Samtidig fik de besked om, at de kunne henvende sig til vores KMD Sag-ansvarlige, hvis de oplevede udfordringer. Det kunne fx være, hvis de var afhængige af nogle advis’er eller de havde brug for hjælp til at få masseafsluttet deres sager. Der blev jævnligt trukket nye lister over åbne manuelle sager, så vi kunne se at processen gik den rigtige vej. Den skriftlige besked til afdelingerne blev gentaget, hvis vi kunne se, at der kom flere nye manuelle sager i en afdeling. I de få tilfælde, hvor denne mail heller ikke hjalp, tog chefen for vores KMD Sag-ansvarlige telefonisk kontakt til lederen, for at forklare dem situationen og henstille til lukning af sagerne hurtigst muligt. I december 2014 oplevede vi ikke længere, at sagsbehandlerne oprettede nye manuelle sager i KMD Sag. Vi har ikke slettet nogen sager, og vi har ikke konverteret nogen sager til andre fagsystemer. Det betyder naturligvis, at man som sagsbehandler skal vide, at hvis der er tale om en sag fra før vores skæringsdato, så skal man lede i KMD Sag. Hele processen har taget os omkring 8 mdr., og vi opsagde muligheden for at oprette manuelle sager til KMD umiddelbart inden d. 1/7-14, så vi overholdte de 6 mdr. som var udmeldingen på dette tidspunkt.

2. Eksempel fra Fredericia på oprydning i de aktive sager Der kan være mange penge at spare på at rydde op i de aktive sager i KMD sag. Fredericia har lavet et overslag over hvad de har sparet af kr. ved at iværksætte en gennemgang og oprydning af de manuelle sager. Se det flotte resultat her under. Fredericia fortæller: Vi begyndte i maj måned at se om vi kunne minimere antallet af manuelle aktive sager i KMD sag. Vi har betalt KMD 8000 kr. for 3 telefonmøder og lidt forberedelse fra deres side. Som lavthængende ” frugter” var der 2 hovedtyper: konverterede sager fra gl. ESDH system. Sagerne var 5 – 6 år gamle og stod stadig som aktive sager, disse er nu masse lukket. manuelt oprettede sager ( eksempelvis ansøgning) som er oprettet uden X i ” sammenlæg sag” eller med forkert KLE nummer. Det bevirker at den efterfølgende systemsag ikke overtager den manuelle sag. Det bevirker igen at der står en lang række manuelle aktive sager. Vi kunne på den måde hurtigt afskaffe 1/3 af alle de manuelle sager. Som du kan se af vedlagte regneark sparede vi ved den første øvelse små 50.000 kr. om året. Regnearket har kun medtaget manuelle sager hvor der på hvert KLE nummer oprindeligt er mere end 500 sager.

3.Eksempel fra Aalborg på muligheder for oprydning i de manuelle sager Kontrolsager – ud af KMD sag? Sagskarakteristik: 1. Hvilket system kan sagerne flyttes over i? ”Sagen” består af en rapport (et dokument) der belyser den dokumentation der er indsamlet. Den opsummeres i en indstilling om evt. tilbagebetaling. Kan i princippet oprettes, behandles og gemmes i ethvert EDH-system. 2. Adviser (både modtagne og afgivne). Hvad er konsekvenserne ved flytning af sager for anvendelsen af adviser? Der modtages folkeregisteradvis (flytning, samlivsstatus, fødsel) og tværgående advis fra UDK Der modtages ikke sagsadvis fra fagsystemerne Der benyttes ikke advis til meddelelse om afgørelse af sag – der sendes i stedet mail med konklusion (rapporten) 3. Kig på egnede alternative systemer. Har kommunen systemet, kan sagerne (måske) flyttes med det samme. Har kommunen ikke systemet, skal det først indkøbes. Muligt alternativ: eDoc som allerede benyttes til administrative sager 4. Er der konsekvenser i forhold til hvilke systemer sagerne kan flyttes over i? a). ESDH-strategien skal ændres (dual-strategi) b). e-Doc opleves ikke brugervenligt – kræver opsætning af sikkerhedsfacetter og uddannelse b). Word-skabeloner skal oprettes i e-Doc c). De systemer og adviser der tilgås for belysning af sagen skal kunne findes via 1. SAPA og/eller KMD-Sag 2. eller manuelt opslag i 3. partssystem d). Hvis KMD-sag udfases helt (i 2018) skal alle informationer på planche 1 kunne findes via SAPA - alternativ via manuelt opslag

Plads- anvisningen (IST) Konlusion – 3 muligheder Ja – kontrolsager kan flyttes Skoda-modellen Sagen oprettes i eksisterende EDH-system (eDoc) Belyses v. manuelt opslag i 3.partssystemer VW – modellen Belyses v. opslag i SAPA/KMD-Sag Glidende overgang til SAPA og afvikling af KMD-sag SAPA bliver løbende mere indholdsrig i takt med at STS optimeres RR-modellen Alle 3. partssystemer er fra dag ét koblet på SAPA (via STS) Blå = advisering via KMD sag Rød = Opslag i andre systemer Kontrolsager Kontrol sag Fagsystem (er) (KY, KSD, Workbase) e-indkomst UDK P-data BFA-journaler (DUBU) R-75 (SKAT) Motorregister Boligoplysning (BBR) Plads- anvisningen (IST)