Hvordan forberedes afleveringer, og hvad skal afleveringsbestemmelsen indeholde? Årsmøde i ODA Aarhus d. 13. november 2014 Simon Stidsing Hansen, KOMDA

KOMDA Arkivsamarbejde med 9 (+ 4) deltagere – og 2+ ansatte KOMDA løser opgaver for deltagerne, bl.a. opbevaring af arkivalier, kvalitetssikring (test), b/k-vurdering, afleveringsforberedelse, tilgængeliggørelse – og rådgivning indenfor området. Deltagerne er § 7-arkiver, som bærer arkivansvaret og benytter KOMDA’s ydelser efter behov og ønske.

B/K-vurdering af data Udgangspunkt for afleveringsprocessen Formål som oftest overholdelse af lovgivning Værktøjer: Bekendtgørelser, vejledninger og guldliste, dataflow-analyse Kompliceret. I tvivlstilfælde trækkes på Statens Arkiver Data – ikke systemer – kan være bevaringspligtige. Merbevaring er en mulighed. Forudsætning: Kortlægning af IT-systemer og data

Afleveringsforberedelse Arkiv (Gode arkivalier) Myndighed (Økonomisk opgaveløsning) Leverandør (Fremstille datadump) 3 aktører med forskellige tilgange til arkiveringsopgaven Formål: At skabe klarhed over opgaven for alle parter.

Proces, opstart Ofte opstartsmøde med deltagelse af alle parter. B/K-vurdering af oplysningerne i systemet. Hvad er interessant for arkivet? Hvad er muligt, praktisk og økonomisk (ift. leverandør og myndighed)? Hvordan sikres overførslen af bevaringsværdige informationer til bevaringsformat bedst muligt m.h.p. bl.a. fuldstændighed og senere anvendelighed? Særligt opmærksomhedspunkt: Kontekstdokumentation. Forudsætning for vurdering af datas pålidelighed (kildekritik). Tidsdimensionen er her vigtig (og glemmes ofte/kan ikke dokumenteres).

Proces, afleveringsbestemmelse Beslutninger fra opstartsfasen danner grundlag for afleveringsbestemmelsen. Afleveringsbestemmelsen: - Er en aftale om dele af arkiveringsopgaven mellem de tre parter eller nogle af disse. - Bliver en del af kontekstdokumentationen på linje med anden dokumentation. - Er følgelig ikke en indholdsfortegnelse/fortale/tabeloversigt o.l.

Afsluttende bemærkninger Afleveringsforberedelse er vigtig, når det kommer til at sikre anvendeligt historisk kildemateriale. Der er i de enkelte tilfælde mange vigtige problempunkter, der ikke automatisk fanges af lovgivning, bekendtgørelser o.l. Det kan ved test være svært at spotte, hvad der er sket med data ifm. overførslen til bevaringsformat. Derfor er det gavnligt at tage så mange problemer som muligt i opløbet. Og det er vigtigt, at der foretages en ordentlig kvalitativ test af arkivalierne for at sikre, at det aftalte er taget hånd om – det er bestemt ikke nok, at en arkiveringsversion lever op til de tekniske formkrav/kan køre gennem ADA. Arkivets erfaringsopsamling er central – det er vigtigt, at viden flyder mellem forberedelsesdelen, testdelen og tilgængeliggørelsesdelen. Herunder: Procedurer, checklister o.l. er vigtige. Det er ifm. forberedelse af afleveringer vigtigt at have en opdateret viden om typiske fejl/problemstillinger og deres løsning. Dette giver bedre arkivalier (færre suboptimale rettelser af uhensigtsmæssigheder sent i processen) og billigere arkivalier (færre rettelser og tilbageløb = færre timer til test og fejlretning).