ARS Aktivitets- og RessourceStyring En udvidelse af Navision Stat Hvad er det ARS kan? Erfaringer fra DMU ARS-inspirationsseminar Afholdt i DMU-Silkeborg 2008-08-19 Lars Villemoes Danmarks Miljøundersøgelser 4630 1333 lvi@dmu.dk I:\dmu-adm\ARS\\Konference\ARS-demo_forAU\ARS_inspi-seminar.ppt

ARS - hvad er det? ARS er en sømløs overbygning på Navision Stat, så man kan - budgettere på PROJEKTER - regnskabsføre på PROJEKTER Udviklet af NaviCom Ca 10 offentlige virksomheder Mere end 100 private virksomheder

DMU’s projektfilosofi i ARS Hvad er et projekt? Traditionelt: en i tid afgrænset opgave DMU’s alternative forståelse af projekter i ARS: - dels traditionelle projekter som forskningsprojekter, udredningsprojekter,… - dels driftsopgaver som tlf-omstilling, bogholderi, løn, intern vejledning,… => Σ projekter = DMU’s totale økonomi => Samme krav til alle projekter

ARS-arkitektur I ARS Navision ”ARS-pakken” NaviWEP Tidsreg. Alle medarbejdere Regnskabsfolk Budgetbisser Afdelingsøk.ansvarlige

OliviaARS ØS LDV Dataware- ARS-arkitektur II Fra Økonomi-styrelsen Lavet selv ”ARS-pakken” ARS Navision NaviWEP Tidsreg. OliviaARS ØS LDV Dataware- hus Web rapporter (Crystal Reports) Alle medarbejdere Regnskabsfolk Alle medarbejdere Budgetbisser men specielt Afdelingsøk.ansvarlige Afdelingsøk.ansvarlige Projektledere Ledelses-information OG Medarbejder-information

DMU er lidt speciel… (endnu) Et forbehold - her er DMU meget anderledes - DMU er (en kort tid endnu?) af bevillingstypen: ”Statsvirksomhed” (ligesom DSB) => ingen opdeling i virksomhedtyper => kun én regnskabskreds …hvor er det dog en stor lettelse – det skulle alle prøve… når en krone er en krone og der er ikke er forskellige slags penge og man skal flytte arbitrære beløb rundt mellem arbitrære opdelinger

Hvad vil vi med ARS? Styringsbehov Styring på kroner OG TID OG INDHOLD Sammenhængende styring - Regnskab OG budget - Økonomi OG faglighed På én gang: - Formålsbaseret rammebudgettering (top down) - Aktivitetsbaserede budgetter (bottom up) Andre formål: Nem projektafregning Nemme ad hoc opgørelser (etiketter)

Jamen, hvordan ser et projekt ud i ARS Jamen, hvordan ser et projekt ud i ARS? Jamen, hvordan ser et projekt ud i Navision? Nu demonstration direkte koblet op på DMU’s Navision/ARS

ARS – Projektstart (vises live i Navision/ARS) Opbyg projektrammen (vhja wizard) Projektnr, projektstart, projektslut, ansøgt/bevilget, projektleder, projekttitel, projekttype (fast eller løbende) projektskabelon (= aktivitetsplan), dimensioner, etiketter Budgettér timer – og dermed lønomk. Budgettér driftsudgifter Budgettér kontraktsindtægter Budgetteringsniveau: pr finansår (eller …)

Et stort fagligt projekt, mange personer, mange år (vises live i Navision/ARS)

Et stort EU-projekt med work packages mv (vises live i Navision/ARS) Et stort EU-projekt med work packages mv (vises live i Navision/ARS) *** afregning fra netop dette projekt vises på senere planche ***

Et administrativt projekt I: Sekretariatets økonomiadministration (vises live i Navision/ARS)

Et administrativt projekt II: Refusion under barsel (vises live i Navision/ARS)

Tidsregistrering – blot et par ord

Hvordan hænger projektet sammen med finansen? Budget: Post budgetteres på 1) projektet på en 2) aktivitetslinie. Endv. specificeres 3) artskonto Time: budgetteres på 1) projektet på en 2) aktivitetslinie. Endv. er 3) ressourcen forsynet med en kostpris Regnskab: Bilag konteres med 1) projektnr, 2) aktivitetslinie og 3) artskonto Time: registreres i tidsreg på 1) projektnr og 2) akt.linie. Endv. time ganges med 3) ressourcens kostpris

ARS-features: Dimensioner Fastlægges og påsættes ved projektets fødsel >> nedarves automatisk på alle efterfølgende transaktioner (køb,salg,tidsregistreringer,…) >>> man skal ikke tænke på kontostrenge >>>> minimerer fejlkontering Man kan dog bruge afvigende dimensioner på samme projekt

ARS-features: Etiketter Hvad er det? - supplement til dimensioner - virker både på budget- og regnskabsposter - kan sættes på og tages af, dvs rent ad hoc - virker også på fortidige transaktioner - forplumrer ikke “finansen” (ej ompost v/ ændr.) Kan bruges til - besvare ad hoc forespørgsler på tværs af registreringsramme - analyser af enhver art

ARS – nem projektafregning I Problem: Stort, komplekst EU-projekt, på 12 måneder forskudt ift. finansår, skal afregnes til EU (Form C) + fuld dokumentation til revisor Arbejdstid: 1 minut Hvordan? EU-projektet oprettes med aktivitetslinier afspejlende afregningskrav. Registrering af tid og omk registreres på disse aktivitetslinier. En rapport sørger for resten.

ARS – nem projektafregning II Vælg rapport Indtast parametre Se resultat (næste side)

ARS – nem projektafregning III

ARS’ store fleksibilitet ARS håndterer: fri specifikation af projektopbygning fastpriskontrakter og efter-regning-kontrakter alle varianter af kostpriser og salgspriser både traditionel indtægtsføring og stade-vurderet indtægtsføring forskellige dimensioner på forskellige aktivitets-linier på samme projekt => alt kan la sig gøre – derfor: begræns dig

ARS - inspirationsseminar Spørgsmål _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Lars Villemoes lvi@dmu.dk 4630 1333