Organisation og kommunikation

Organisation og kommunikation De udfordringer, myndighederne står over for med hensyn til klargøring af organisationen til kommunikation med virksomhederne via digital post, er næsten identiske med de generelle udfordringer, der er forbundet med at introducere digital post i organisationen Danske Regioner, KL og Digitaliseringsstyrelsen har tidligere udarbejdet en vejledning om de generelle udfordringer, der er forbundet med at introducere Digital Post i organisationen: Implementeringsvejledning

Organisation og kommunikation De overordnede områder man skal adressere er: Kanalstrategi: Definer hvordan Digital Post skal indgå i myndighedens kanalstrategi Business case: Udarbejd en business case for projektet. Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet et regneark der kan anvendes til støtte for denne proces Ledelsesmæssig forankring Organisering af projektet

Hovedbudskaber: Digitaliseringen af posten er som regel et stort både teknisk og organisatorisk projekt. Der er behov for en projektbeskrivelse og en projektorganisation Det kan anbefales, at styregruppen ledes af en direktør eller anden person med direkte adgang til direktionen, da det er afgørende med et ledelsesmæssigt fokus, når projektet skal implementeres Klar ledelsesforankring er en forudsætning for en implementering i bund. Dette gælder både på topledelsesniveau og i afdelingerne Forvent at det tager lang tid at komme helt i mål med digitaliseringen Organisation og kommunikation

Kommunikation er nøglen til succes: Medarbejdere: sørg for at medarbejderne er klædt på til at sende breve digitalt. Man kan næsten ikke orientere og uddanne for meget! Virksomheder: overvej at lave målrettede kampagner for for de virksomheder i typisk sender breve til for at gøre dem opmærksom på obligatorisk Digital Post (supplement til national kampagne) Borgere: overvej lokale kampagner for at få borgerne til at tilmelde sig Digital Post Organisation og kommunikation

Opnåede erfaringer fra myndigheder der er i gang: Medarbejderne kan være skeptiske: Myter gør Digital Post til noget man bekæmper.. ”Vi kan ikke slå virksomheders CVR op i vores EDH system” ”Vi må da ikke indhente CPR bare for at bruge det til kommunikation!” Lokal kultur gør at man ikke sender posten via output management Undskyldninger for ikke at sende digitalt – f.eks. ”Borgerne er jo alligevel ikke tilmeldt” Organisation og kommunikation

Opnåede erfaringer fra myndigheder der er i gang: Det er nødvendigt at projektet forankres lokalt i afdelingerne. Det er vigtigt at lokalledelsen er medspillere Uddannelse, uddannelse og uddannelse – Særligt vedlægning af bilag kan volde store problemer Verificer at det går så godt som det påstås: Brug statistik fra output management leverandøren – hvem sender og hvor meget? Tjek om af andelen af breve der sendes til Digital Post ud af totalmængden af breve der sendes via Output Management matcher antallet af tilmeldte til ”alt” + ca. 10 % Tæl manuelle breve og se om dette tal falder Organisation og kommunikation

Fritagelse Den kommunale borgerservice vil få en central opgave i forbindelse med ansøgninger om fritagelse for obligatorisk Digital Post Vejledningsmateriale og retningslinjer for fritagelse af virksomheder er i høring Modul til fritagelse vil være klar inden for kort tid Organisation og kommunikation Fritagelse Den kommunale borgerservice vil få en central opgave i forbindelse med ansøgninger om fritagelse for obligatorisk digital post Vejledningsmateriale og retningslinjer for fritagelse af virksomheder er i høring Modul til fritagelse vil være klar inden for kort tid

Administration af Digital Post Det er nødvendigt at forankre vedligehold og administration af Digital Post i myndighederne. Ansvaret for vedligehold af: Selve den digitale postløsning (Administrationsmodulet) Systemer der sender til Digital Post Evt. Input management systemer Udvikling og vedligehold af digital post som løsning (f.eks. nye postkasser, udstilling på egen webside af postkasser i Digital Post Organisation og kommunikation Fritagelse Den kommunale borgerservice vil få en central opgave i forbindelse med ansøgninger om fritagelse for obligatorisk digital post Vejledningsmateriale og retningslinjer for fritagelse af virksomheder er i høring Modul til fritagelse vil være klar inden for kort tid