ORBIT på DTU Forskningsdatabase med integreret forskningsarkiv Temamøde om Institutional Repositories, Danmarks Tekniske Universitet DTV Center for Mogens Videnteknologi Birthe

Oversigt Baggrund og motivation Teknisk løsning Organisatorisk løsning Workflows i praksis Katalogisering og arkivering (demo) Søgesystem (demo) Spørgsmål (også gerne undervejs)

Baggrund og motivation DARWIN, DTUs første forsknings- database løb ud i sandet grundet uklar organisation, manglende teknisk og administrativ support samt manglende videreudvikling på den tid meget kontroversielt at registrere forskningsoutput centralt og systematisk 2003 DTUs ledelse beslutter at indføre nyt system med udgangspunkt i det nationale

Baggrund 2 Bred undersøg- else af behov – centralt og lokalt i løbet af 2003 Endelig beslutning i DTUs ledelse i december 2003

DTU's behov er undersøgt Registrering 1 og kun 1 gang Så enkelt og effektivt som muligt For at dække behov på alle planer Den enkelte forsker Instituttet, centret, gruppen Universitetet DTUs Lederkreds, konklusioner december 2003:

DTU har brug for Synlighed – kompetenceformidling For den enkelte, for instituttet og for DTU Søgesystem for DTU personer/ekspertise, publikationer, projekter, etc. Udtræk til årsrapporter på alle niveauer Udtræk til institutters web og databaser Udtræk til CVer, Reference Managers etc. Udtræk til og eksponering i det nationale system DTUs Lederkreds, konklusioner december 2003:

DTU har brug for Pålidelige data, ensartede, fuld- stændige og kvalitetssikrede - til Udarbejdelse af forskningsregnskaber Overvågning af DTU's internationale position Vurdering af forskningsmæssigt output På flere niveauer Med klare kriterier, metoder og data DTUs Lederkreds, konklusioner december 2003:

DTU har brug for Sikkerhed – over lang tid For metadata, der skal bevares med klar syntaks og semantik kunne genbruges i nye systemer For e-publikationer, der skal bevares på bit-niveau migreres funktionelt så de kan læses Lige som datasæt, simuleringer, programmer DTUs Lederkreds, konklusioner december 2003:

Teknisk løsning Udgangspunkt At anvende DDF data- model og XML format At videreudvikle DDF katalogiseringssystem At udvikle en ny bruger- grænseflade til søgning At integrere DSpace som fuldtekstarkiv og bevaringsagent At integrere DTUs personaledatabase At integrere DTUs single-sign-on system At samarbejde med institutsystemer

Teknisk løsning DSpace Import convert MySQL Cataloging system XML Zebra DB Search & retrieve SOAP synch SOAP synch Download SOAP WebService SOAP WebService ISI or similar DTU Person Database Input Search Input DTU ORBIT External bibl. data source External user data source External long Term repository

Teknisk løsning - DSpace Tilpasning til danske behov omfatter 3 tiltag, aftalt med MIT i marts 2004 DSpace understøttelse af CAS single-sign-on (RUC+DTU+Nordija) Automatisk opdatering af DSpace Epersons fra universiteternes eksisterende brugerdatabaser (RUC+DTU+Nordija) Online flyt af objekter (metadata+fuldtekst) fra DDF til DSpace via XML Web Service (MIT+DTU) De to danske tilpasninger vil indgå i kommen- de DSpace release – kan også fås fra DTU

Input draft metadata DDF - Danish research database system DSpace - Institutional repository system Upload full document files Validate and correct metadata Convert to DC Push metadata + full doc to DSpace Update DDF meta with DSpace URLs Index and insert in retrieval system Input draft metadata Upload full document files Validate and correct metadata Create DSpace item using DDF metadata + full doc Push new DSpace URLs to DDF Index and insert in retrieval system SOAP Input and upload Search and retrieve Yale CAS Authentication Yale CAS Authentication

Organisatorisk løsning Overordnet forankret i forskningsdekanens regi med en lille styregruppe med bl.a. DTVs direktør En referencegruppe med repræsentanter for forskellige typer af DTU institutter (en delvis succes) Gruppe af institut TAP’er med praktisk ansvar for instituttets inddatering Den udførende projektgruppe med aktører fra DTVs centre CVT og DARC samt DTUs forskningsadministration samt ITservice

Organisatorisk løsning

Workflows i praksis Vi vidste på forhånd at Nogle VIP’er selv ville inddatere Nogle ville have TAP’er til at gøre det Administrationen altid ville læse global korrektur (ved hjælp af DARC) Antallet af ønskede variationer kom dog som en overraskelse

DARC VIP Global proof Owner Institute

DARC Global proof TAP Institute

DARC Global proof Institute

DARC TAP VIP Local proof Global proof Owner Institute

DARC TAP VIP Local proof Global proof Owner Drafter Institute

DARC TAP VIP Local proof Global proof Owner Drafter Institute

Demonstrationer Katalogisering med arkivering Demo Søgesystem – prototype Mockup Prototype