Hvordan kan lean bruges i videnvirksomheder? Af Inger Toft Thiersen Viden Assistance Januar 2014 Januar 2014

Dagsorden Indledning VidensLean – Lean Knowledge Arbejd smartere introduktion til begrebet VidensLean værktøjerne i Lean værdistrøm for fakturaer opfølgning ved tavlemøder Arbejd smartere kommunikationsregler Januar 2014

Viden Assistance Etableret 2009 – rådgivning og sparring til viden virksomheder Mission – at tilbyde optimering og vedligehold af videndeling og processer. På baggrund heraf opnås et resultatorienteret samarbejde med gensidig respekt og uden faste omkostninger. Klienter – advokatfirma, revisor, arkitekt, juridisk afdeling, undervisningsinstitution, IT-hus & reklamebureau mv. Baggrund – Jurist, advokat, Skatteministeriet, Magnus Informatik, Bech-Bruun, Ernst & Young & censor i lean management ved CBC. Kurser – Lean, samarbejde, LinkedIn, effektive møder, exit café Klienter – Kammeradvokaten, DTU jur. afdeling, DONG, mindre advokat og revisionsfirmaer Januar 2014 VidenDanmark

Introduktion Introducere værktøjer til effektivisering Gøre alle bevidst om hele værdikæden Effektiv løsning af opgaver, den gennemløber flow Samarbejde og kommunikation herom Januar 2014 VidenDanmark

Dagsorden Indledning VidensLean Arbejd smartere introduktion til begrebet VidensLean værktøjerne i Lean værdistrøm for fakturaer opfølgning ved tavlemøder Arbejd smartere kommunikationsregler Januar 2014

Leans historie og situation Lean stammer fra produktionen hos Toyota i Japan Anvendes i dag i virksomheder, advokater, revisorer, reklamebureauer, ingeniører, sygehuse, banker, forsikringsselskaber, kommuner mm. Lean er i dag det mest anvendte værktøj til optimering af virksomheder og værdikæder (forsyningskæder) Januar 2014 VidenDanmark

Intro til begrebet VidensLean Lean betyder ”slank” eller ”trimmet”. En proces eller organisation, der er ”i form” Hovedtanke: Kun at lave det ”kunderne” har behov for! Alt andet betragtes som spild og bør minimeres! VidensLean indeholder en række værktøjer, som man anvender til at maksimere værdi og minimere spild VidensLean er udvikling af lean principperne til videnvirksomheder VidensLean handler om at styrke konkurrenceevnen – internt og eksternt – ved at øge andelen af værdiskabende aktiviteter! Januar 2014 VidenDanmark

Januar 2014 VidenDanmark

Resultater med VidensLean Kortere leveringstid og bedre service Højere produktivitet Bedre kvalitet Løbende forbedringer Bedre arbejdsmiljø – bedre overblik, færre frustrationer, mindre stress og højere jobtilfredshed Januar 2014 VidenDanmark

Hvad er Lean? Mange processer kører typisk ude i grøften uden kontrol – variation, kvalitet, tider! Lean handler om, at køre på vejen (hele tiden). Six Sigma handler om, at køre på midterstriben. Januar 2014 VidenDanmark

Metoder og værktøjer Løbende forbedringer: Værktøjer: Værdi og 8 spildtyper Løbende forbedringer Værktøjer: 5S – system og orden. Værdistrømsanalyse Fastholdelse (standarder) Krydstræning og udjævning Januar 2014 VidenDanmark

Hvem er kunderne? Kunderne er kontorets modtagere af produkter, ydelser og/eller service. ”Kunder” har mange betegnelser: Modtagere, klienter, kolleger, borgere, patienter, brugere osv. Kunder er de, som har glæde af det arbejde, du leverer. Der kan være flere typer kunder/interesserenter på nogle kontorer. Januar 2014 VidenDanmark

Tre typer af aktiviteter Grøn = Værdiskabende aktiviteter: Enhver aktivitet der er med til at bringe information frem mod en tilstand, som kunde har behov for. Gul = Nødvendige aktiviteter: Aktiviteter der er nødvendige som følge af systemer eller processer, men som ikke skaber værdi. Rød = Unødvendige aktiviteter! Rent spild! De 8 spildtyper Januar 2014 VidenDanmark

De 8 spildtyper i videnvirksomheder Overproduktion Opgaver udføres for tidligt eller for hurtigt i forhold til andre afdelinger eller kunder. Uudnyttet viden Mangel på udnyttelse af medarbejdernes viden, forslag og kompetencer. Transport Unødvendig transport af data, informa-tion, sager osv. imellem processer og afdelinger. Unødvendige ansvarsskift. Bevægelser og søgning Unødvendig søgning (efter filer, emails, papir) og uhensigts-mæssige bevægelser i forbindelse med opgave. Ventetid Medarbejdere der venter på information, en underskrift/godken-delse, kolleger i forbindelse med møder o.l. Fejl og returløb Sortering, rettelser, fejl eller returløb i forbindelse med en opgave. Overforædling Opgaver der forædles ud over kundens behov. Unødvendige møder, e-mails, detaljer, informationer og oversigter. Lager Opgaver der ligger stille i en mailbox, på et skrivebord eller imellem afdelinger og som ikke får tilført værdi. Januar 2014

Arbejdet med spild skaber forslag Formålet med de 8 spildtyper er, at få virksomheden til at tænke på ”hvad der skaber værdi for kunderne” (også interne) og derigennem komme med forslag til forbedringer. Hvis I ikke kan komme i tanke om noget spild – så prøv at nævne det, der irriterer Jer! Udfordringen ved spild er at finde spild i ”eget arbejde”. Vi peger typisk på andre, men glemmer de 3 fingre, der peger retur. Januar 2014 VidenDanmark

Eksempel 10 minutter a kr. xx til at modtage og registrere henvendelse 20 minutter a kr. xx til at lede efter kollega, der kan ekspedere sagen 10 minutter a kr. yy til at vente, fordi it-system arbejder langsomt 10 minutter a kr. xx til at lede efter relevante oplysninger eller tidligere akter, fordi arkiveringssystemerne ikke er hensigtsmæssigt indrettet 20 minutter a kr. yy til at sagsbehandle sagen 10 minutter a kr. zz til at chef vurderer afgørelse 15 minutter a kr. yy til at justere formulering efter chefens ønske 5 minutter a kr. zz til fornyet godkendelse hos chef 10 minutter a kr. xx til at kopiere og journalisere sagen, inklusive 5 minutter til at finde nyt papir til kopimaskinen 5 minutter a kr. xx til at printe brev og pakke i kuvert I alt 150 minutters arbejdstid Hertil kommer den tid, hvor sagen ligger stille mellem de forskellige aktiviteter, og der ikke skabes værdi, men blot tilføjes ventetid… VidenDanmark

Hvad er standarder Traditionel metode: Lean tilgang: Jeg er ligeglad hvordan jobbet udføres – blot det bliver gjort! Lean tilgang: Udfør jobbet på samme måde hver gang med det samme resultat. Fastlæg den mest effektive, mindst stressende, sikreste og repeterbar metode. En standard er en aftale om, hvordan best practise udføres! Januar 2014 VidenDanmark

Hvorfor standarder? Nej tak til ”enkeltmandsviden” Hjælp fra kolleger i travle perioder Fravær og ferie Synlig kompetenceoversigt, backup plan og krydstræningsprogram Et udgangspunkt for forbedringer Ens produkt og service hver gang Reducerer variation > omkostninger Udvikler ”best practise” Letter uddannelse af nye kolleger Færre returløb. Bedre flow. Forbedrer også arbejdsmiljøet – ”aben er placeret”!! For mange er ordet ”standard” negativ ladet. Mange ønsker ikke standarder fordi det bremser kreativitet og indskrænker friheden. Men standarder er faktisk et udgangspunkt for at være kreativ! ”Frihed” bør ikke forefindes ved standardopgaver! Januar 2014 VidenDanmark

Hvor er det lige, jeg finder… Vi leder efter…: • Papirer • Opgavelisten • E-mails • Mødelokaler • Filer • Kolleger • mm Januar 2014 Peytz & Co

De 5 S’er Sortér - væsentligt fra uvæsentligt (grøn, gul, rød) System i tingene – definér et hjem Systematisk ”rengøring” Standardisér - fasthold Selvdisciplin - overhold standarder Januar 2014 VidenDanmark

5S-anvendelse i videnvirksomhed Orden på skrivebord (PC-skrivebord) System til filer og korrespondance Opgave- og projektstyring Mapper og andre dokumenter Overdragelse af information Print- og kopirum Opslagstavler Mødelokaler Januar 2014 VidenDanmark

Navngivning efter dato Eksempler på 5S Lånerkort Nummerering af foldere i filsystem Navngivning efter dato Genopfyld Januar 2014 VidenDanmark

Resultater med 5S Skaber visuel arbejdsplads. Sparer tid til søgning efter filer, mapper, information mm. Sparer også tid til søgning efter arkiveret info. Bedre kvalitet. De rigtige dokumenter/ informationer anvendes hver gang. Øger produktivitet. 5S fjerner meget spildtid i administrative processer. Bedre ergonomi og arbejdsmiljø. 5S = Dovenskab…på den gode måde! Med 5S rydder vi ikke op. Vi holder orden! Husk at tage egen medicin! Januar 2014 VidenDanmark

Kortlægning af værdikæder Kortlægning af administrative værdikæder er et værktøj til at skabe et samlet og struktureret overblik over et flow af aktiviteter og processer. Aktiviteter som skaber en eller anden form for produkt eller serviceydelse. Produktet kan være alle former for resultater skabt i administrative flows. Januar 2014 VidenDanmark

Eksempler på kortlægninger Sagsbehandling Tilbudsgivning/ ordremodtagelse Oprette nye kunder Faktureringsproces Hele flow – fra ordre til betaling Produktudvikling Lave markedsføringsmateriale Reklamationsbehandling Køb og klargøring af PC til en medarbejder Januar 2014 VidenDanmark

”Forbudte sætninger” ved kortlægning Sådan har vi altid gjort Det er en god idé, men… Det har vi prøvet før Det er ikke mit ansvar Pas Det virkede ikke sidste gang Lad os nu se Januar 2014 VidenDanmark

Værdistrømsanalyse Praktisk værktøj til at finde spild imellem arbejdsborde og funktioner. Navne: Value Stream Mapping Værdistrømsanalyse Kortlægning af værdikæder/-strømme Kortlægning af arbejdsflow Januar 2014 VidenDanmark

Værdistrømsanalyse Sæt viden sammen Kortlæg flow Prioriter forslag 1) Sæt viden sammen Kortlæg flow Prioriter forslag Lav handlingsplan 3) 4) 2) Februar 2013 VidenDanmark

Resultater med kortlægning Overblik over flow og sammenhænge Reduceret spild, færre dobbeltprocesser, færre ansvarsskifte, bedre kvalitet, forbedret flow og kortere gennemløbstid Bedre arbejdsmiljø. Færre frustrationer og mindre stress Forbedret kundeservice! Januar 2014 VidenDanmark

Eksempler Juni 2012

Resultater med tavle til forbedringer Dialog om løsninger fører til bedre og hurtigere implementering. Involvering og ejerskab giver større medarbejder-tilfredshed. Virksomheden opnår markante forbedringer for få penge. Reduktion af omkostninger og bedre kundeservice. Januar 2014 VidenDanmark

Hvorfor på tavler? Forbedringstavler handler om at skabe synlige, strukturerede og prioriterede løbende forbedringer. Tavlerne viser ansvarlig, løsningsbeskrivelse og status på opgaven. Tavler prioriterer samtidig afdelingens ressourcer til at udføre forbedringer Årsager til tavle: Synlighed – prioritering og opgaver. Enkelthed og overblik. Synligt loft på antal opgaver. Tavlemøder giver omgående feedback. Samme fokus fra alles side. Kan også anvendes til anden information. Januar 2014 VidenDanmark

Hvorfor på tavler og ikke i IT? Tavler går i stedet for eks. IT-baserede systemer og postkasser Der er en barriere for at komme med forslag, når de skal afleveres i et IT-system eller i en postkasse Tavler handler om at flytte ansvaret til dem, der reelt kender til problemerne og derfor typisk også har de bedste løsningsforslag Hvem skal prioritere imellem forslag når de afleveres i et IT-pro-gram eller i en post-kasse? Hvordan skal et teams samlede viden og forslag struktureres? Forbedringsforslag kan altid ”afleveres” på en tavle. Minimal barriere! Januar 2014 VidenDanmark

Eksempel Januar 2014

Opsamling på værktøjer Værdi og spild 5S system og orden Værdistrømsanalyse + organisering Kaizen-tavler Kommunikationsregler Hvad tænker I? Værdi eller spild? Frustrerende eller fascinerende? Muligt eller umuligt? Forståeligt eller raketvidenskab? Januar 2014 VidenDanmark

Dagsorden Indledning VidensLean Arbejd smartere Introduktion til begrebet VidensLean Værktøjerne i Lean Værdistrøm for fakturaer Opfølgning ved tavlemøder Arbejd smartere Kommunikationsregler Hvad gør I i morgen? Januar 2014

Hent én time/dagen/medarbejder! Definér interne regler for kommunikation – e-mails, telefon, sms, kalender og møder! Spild som minimeres: Unødvendig opfølgning på e-mails Forstyrrelser Afbrydelser Unødvendige, dårlige og lange møder mm. Januar 2014 Advodan

Hvad vil I gøre i morgen? ”Man kan ikke gøre de samme ting igen og igen. Og alligevel forvente et andet resultat”. Januar 2014 VidenDanmark

Hvad vil I gøre i næste uge? Hvis det er noget for jer og jeres kontor, hvad vil I så gøre fra næste uge for at det kommer i gang? Hvilke værktøjer tænker I at I kan få glæde af på jeres kontor? God fornøjelse! Resultater: Trivsel og effektivitet. Forudsætninger: Ejerskab og tryghed. Januar 2014 VidenDanmark

Hvad vil I gøre i februar? Fremtidige ledelsesbeslutninger Fastlægge konkrete mål Ikke alt i begyndelsen Udvælge 3-5 områder Workshops Lavt hængende frugter Ambassadører på de enkelte kontorer Januar 2014 VidenDanmark

Kontakt: www.videnassistance.dk Inger Toft Thiersen Viden Assistance Tel: 2442 6977 inger@videnassistance.dk Profile on LinkedIn Januar 2014

Følg os på sociale medier På LinkedIn, Facebook, Twitter & Google+ Januar 2014 VidenDanmark