Orientering om økonomi / Randers d. 18. januar 2011 Skandinavisk Kompetenceudviklingsnetværk

Program •Velkomst •Introduktion af SkanKomp projektet •Orientering om foreløbig status •Gennemgang af ”Økonomisk vejledning” •Hands-on gennemgang af typiske bilag –Timeregistreringssedler –Timeomkostningsberegning –Mødeaktivitet –Kørsel •Forretningsgange i SkanKomp •Spørgsmål og eventuelt

SkanKomp •Voksenuddannelse i Norge, Sverige og Danmark •105 mio. kr. •Fokus på uddannelsescentre, virksomheder og deres indbyrdes kommunikation •Medfinansieret af Interreg IV A programmet (EU) •Opstart formelt fra 1. august 2010

Styregruppe Repræsentanter fra Norge, Sverige og Danmark DANMARK Økonomisk og Administrativt Sekretariat (RegionMIDT), 3 økonomifolk 22 partnere NORGE Arendal Kommun (Projektejer) NEVU SVERIGE Nätverk Westum (Samordnende partner) Kommuner og Meritea Projektledelses- sekretariatet RegionMIDT (Leadpartner) SkanKomp - organisering

SkanKomp - projektledelsessekretariatet •Stefan Knudsen –Den overordnede ledelse af projektet •Brian Kjær Andreasen –Kommunikation og forskningsdelen •Dennis Jensen –Administration og økonomi

SkanKomp – Kort status Rom blev ikke bygget på én dag… og det gjorde SkanKomp heller ikke!

SkanKomp – Kort status •Oprindeligt budget måtte ændres –Dansk partnerskabskonstruktion –Norsk ønske om korrektion mellem parter –Svensk afventning af tre kommuner –I har fået de nye skemaer / budgetter / aftaler •Aftale med Niels Boye, KASK-sekretariatet –Nulsumsspil –Genfremsending af tilrettet budget

SkanKomp – Økonomisk vejledning •Et dynamisk dokument på •Er et sammenkog af retningslinjer fra EBST, EU-forordninger samt Projekthåndbogen –Ny programrevisor i Danmark (Deloitte) –Nye rutiner skal etableres

SkanKomp – Økonomisk vejledning •Efter første større revision er følgende ændringer indarbejdet –Attestation og dokumentation for mødedeltagelse –Forretningsgang for støtte til lønudgift –Regler for brug af intern kantine i Danmark –Nyt timeregistreringsskema til SE, NO og DK –Nyt SkanKomp-logo –Regler for afspadsering hvis man anvender mere end 7,4 timer på projektet på en dag. –Regler for overhead i Danmark –Lidt andre små ting – herunder termin SE og NO til 22. hver måned

SkanKomp – Økonomisk vejledning

4 vigtige regler •Alt skal kunne spores tilbage til din institutions eget økonomisystem (det såkaldte revisionsspor). •Alle udbudsregler i forhold til Konkurrencestyrelses regler og EU´s Udbudsdirektiv skal overholdes i forbindelse med køb af eksterne ydelser. Dette er meget VIGTIGT, da det er et fokusområde, som helt sikkert vil blive efterprøvet. •Al dokumentation vedrørende støtteansøgninger SKAL opbevares indtil udgangen af år •Alle publikationer vedrørende projektet skal vise det logo, som du ser i toppen af denne slide(EU m. støttetekst + Interreg IV A + SkanKomp).

Revisionsspor til egen kontoplan Omkostning / del-aktivitet Dansk oversættelseSvensk tekst 7.1 Projektansat personale7.1 PROJEKTANSTÄLLD PERSONAL 7.2 Fastansat personale7.2 FAST ANSTÄLLD EGEN PERSONAL 7.3 Eksterne ydelser7.3 EXTERNA TJÄNSTER 7.4 Indirekte omkostninger og lokaler7.4 OVERHEAD/ LOKALER 7.5 Rejser og transport7.5 RESOR 7.6 Møder og konferencer7.6 MÖTEN / KONFERENSER 7.7 Information, trykning og distribution7.7 INFORMATION / TRYCKKOSTNADER 7.8 Investeringer7.8 INVESTERINGAR 7.9 Øvrige omkostninger7.9 ÖVR KOSTNADER 7.10 Indtægter7.10 AVGÅR INTÄKTER

Aktiviteterne Hovedaktivitet Hovedaktivitet 1 Kompetenceudvikling af uddannelsesinstitutioner Aktivitet 1.1 Metodeudvikling for kompetensförsörjning (Metode- og kompetenceudvikling) Aktivitet 1.2 Kompetensmäklarutbildning Aktivitet 1.3 Realkompetencevalidering Hovedaktivitet 2 Udvikling af netværk og samarbejder mellem uddannelsesinstitutioner og virksomheder Aktivitet 2.1 Organisering af netværk mellem uddannelsesinstitutioner og virksomheder Hovedaktivitet 3 Forbedring af virksomhedernes bestillerkompetence Aktivitet 3.1 Jobrotationsordninger, hvor medarbejdere sendes på kursus mens arbejdsløse i kursusperioden overtager medarbejdernes plads Aktivitet 3.2 Analyse og kortlægning af fremtidens kompetencebehov Hovedaktivitet 4 Informationsformidling Aktivitet 4.1 Markedsføring af uddannelsesinstitutionernes tilbud overfor virksomhederne og omverdenen Aktivitet 4.2 Projektets hjemmeside Aktivitet 4.3 Projektevaluering, aktiv følgeforskning Hovedaktivitet 5 Projektledelse Aktivitet 5.1 Administration, budget og økonomi Aktivitet 5.2 Projektledelse, konferencer og møder

Vedr. udbud og konkurrenceudsættelse Der kommer en GRUNDIG revision Se bilag i Økonomisk vejledning

Dokumentation • I skal selv have originalmaterialet til at stå • Vi (Leadpartner) skal have dokumentation i elektronisk form

Logo • Logo og retningslinjer findes på

For udgifter i SkanKomp gælder… •De skal være afholdt •De skal være faktiske (skønsberegninger accepteres ikke) •De skal kunne dokumenteres •De skal være udtryk for jeres nettoomkostning –Moms –Tilskud •De skal være udtryk for almindelig økonomisk fornuft og rimelighed (sound finansiel management) •De må KUN vedrøre SkanKomp •Der skal være budgetmæssig hjemmel

SkanKomp - Omkostningstyper Omkostning / del-aktivitet Dansk oversættelseSvensk tekst 7.1 Projektansat personale7.1 PROJEKTANSTÄLLD PERSONAL 7.2 Fastansat personale7.2 FAST ANSTÄLLD EGEN PERSONAL 7.3 Eksterne ydelser7.3 EXTERNA TJÄNSTER 7.4 Indirekte omkostninger og lokaler7.4 OVERHEAD/ LOKALER 7.5 Rejser og transport7.5 RESOR 7.6 Møder og konferencer7.6 MÖTEN / KONFERENSER 7.7 Information, trykning og distribution7.7 INFORMATION / TRYCKKOSTNADER 7.8 Investeringer7.8 INVESTERINGAR 7.9 Øvrige omkostninger7.9 ÖVR KOSTNADER 7.10 Indtægter7.10 AVGÅR INTÄKTER

7.1 Projektansat personale •Denne type udgifter vedrører udelukkende ansatte, som er helt eller delvist projektansat af en projektpartner til at arbejde med projektet. Det skal fremgå af ansættelseskontrakten –Hvilket projekt ansættelsen vedrører –Hvilke arbejdsopgaver den projektansatte skal varetage. –Hvor mange timer, der skal arbejdes med SkanKomp i hver aflønningsperiode. –Hvis projektansættelsen vedrører deltagelse i flere projekter, skal det fremgå hvor meget tid, der skal bruges på SkanKomp i hver lønningsperiode. –Brug eventuelt tillæg til ansættelseskontrakt

7.2 Fastansat personale •Denne type af udgifter vedrører udelukkende fastansat personale, som er ansat ved en projektpartner. Hvis vedkommende ikke arbejder fuld tid med SkanKomp- projektet, SKAL der føres timeregistreringsseddel. Ved udfyldelse af timeregistreringsseddel skal det præciseres –Hvilken dag –Hvor mange timer. Hold det gerne i hele timer. –Hvilken programpakke –Hvilken konkret aktivitet. Her skal oplysningerne være meget præcise. Hvis du har siddet i møde, skal du vedlægge dokumentation i form af mødeindkaldelse, deltagerliste eller eventuelt et referat, der dokumenterer begge dele. Sørg for at SkanKomp er nævnt i dagsorden / referat. Hvis du har besøgt en virksomhed, skal du sørge for at virksomhedens navn og afdeling fremgår tydeligt på timeregistreringssedlen.

7.3 Eksterne ydelser •Eksterne ydelser består af omkostninger vedrørende –Eksterne konsulenter som løser opgaver på dele af projektet. –Eksterne konsulenter og foredragsholdere, som indgår i konferencer, seminarer og analyseopgaver. –Omkostninger vedrørende øvrige eksternt købte ydelser og tjenester. •Ved brug af eksterne konsulenter, eksperter og analytikere skal du sikre dig, at det fremgår af den senere faktura –Hvilken type af arbejde der er udført, samt –Hvor mange timer der i alt er anvendt i faktureringsperioden. Ved længere fakturaperioder skal du endvidere være opmærksom på, at udgifterne skal vedrøre støtteperioden. •Endeligt skal du være opmærksom på, at kontrakten med konsulenten, eksperten eller analytikeren, skal vedlægges som dokumentation. Overstiger aftalens økonomi de fastsatte regler for kontrolbud og EU-udbud, skal du endvidere dokumentere, at et udbud har fundet sted.

7.4 Indirekte omkostninger og lokaler (overhead) •Dette er omkostninger, som ikke direkte kan henføres til SkanKomp, men som er nødvendige for projektets gennemførelse. Dette kan være –Administration –Økonomistyring og økonomisk sagsbehandling –Telefoni og it –Lokaleomkostninger •GLEM DET!!!!! Vi får måske lov senere i processen, men indtil I måske hører andet, er dette forbudt!

7.5 Rejser og transport •Denne type af omkostninger relaterer sig til al rejseaktivitet forbundet med projektet. Det vil sige –tog, fly, bus og færge –bil og kørerpenge –hotel-regninger •Du skal være opmærksom på, at støtte til disse omkostninger er betinget af, at du kan dokumentere rejsens formål. Du / værten skal altså vedlægge bilag med en invitation, et program, en mødeindkaldelse, deltagerlister osv.

7.6 Møder og konferencer •Omkostninger her vedrører udgifter til –konferencelokaler –teknisk udstyr –fortæring i forbindelse med mødet / konferencen. •Husk logo •Det er ikke tilladt at dele regninger op mellem flere projektpartnere. Hvis behovet opstår for noget sådan, skal Det Administrative og Økonomiske Sekretariat kontaktes for en nærmere vejledning.

7.6 Møder og konferencer (fortsat) Særligt om fortæring •Særligt omkring fortæring skal du være opmærksom på tre ting: –Ved køb af mad og drikkevarer i egen kantine, ydes der kun støtte i størrelsesordenen 35 kr. pr. deltager pr. måltid og maksimalt 70 kr. pr. dag pr. deltager. –Ved køb af mad og drikkevarer ved ekstern leverandør, er der intet loft på forplejningsudgiften (mådehold!). –Ved regelmæssige interne møder i din egen institution kan du ikke søge støtte til fortæringsudgifter.

7.7 Information, trykning og distribution •Husk nu logo

7.8 Investeringer •Ikke aktuelt i Danmark. Denne omkostningstype skal ikke bruges

7.9 Øvrige omkostninger •Ikke aktuelt i Danmark. Denne omkostningstype skal ikke bruges

7.10 Indtægter •Hvis der i forbindelse med aktiviteter vedrørende SkanKomp opstår indtægter, skal disse modregnes i støtteansøgningen.

•tidsplan for støtteansøgninger og støttemodtagelse •tidsplan for regnskabsaflæggelse Økonomisk aktivitet SkanKomp

Statusrapporter og Slutregnskab 31. januar samlede støtteansøgning for perioden 01/08-10 til 31/ april 2011Deadline for samlet 1. ansøgning til KASK sekretariat via Statusrapport 31. juli samlede støtteansøgning for perioden 01/02-11 til 31/ oktober 2011Deadline for samlet 2. ansøgning til KASK sekretariat via Statusrapport 31. januar samlede støtteansøgning for perioden 01/08-11 til 31/ april 2012Deadline for samlet 3. ansøgning til KASK sekretariat via Statusrapport 31. juli samlede støtteansøgning for perioden 01/02-12 til 31/ oktober 2012Deadline for samlet 4. ansøgning til KASK sekretariat via Statusrapport 31. januar samlede støtteansøgning for perioden 01/08-12 til 31/ april 2013Deadline for samlet 5. ansøgning til KASK sekretariat via Statusrapport 31. oktober og sidste samlede støtteansøgning for perioden 01/02-13 til 31/07-13 via Slutregnskab

Støtteansøgninger – hver måned •Senest d. 15. i hver måned indsender hver partner •Senest d. 18. i hver måned bliver du kontaktet såfremt materialet er mangelfuldt eller fejlagtigt •Senest d. 20. i hver måned skal du sørge for at genfremsende materiale, som du har fået retur til rettelse •Senest d. 22. fremsender Bente Rist (NO) og Ewa Hasselgren (SE) deres samlede ansøgninger til Lead partner ved Dennis Jensen  Ultimo samme måned udsender Projektstyregruppen Ledelsesinformation til Styregruppen, hvori blandt andet indgår økonomiske forbrugstal for projektet m.v.

Generelt om statusrapporter •Et billede af fremdriften i projektet –Økonomi –Lyrik •Der skal gerne være et sammenfald mellem økonomi og tekst •Vi kan efterlyse specifikke informationer, som I skal bidrage med •Reelt er det de arbejspakkeansvarlige, som bidrager med mest tekst

Den kommende statusrapport •Udarbejdes pr. 31. januar 2011 for perioden 1/ – 31/ •Der anvendes eurokurs pr. ult. januar 2011 –Kan give korrektioner •Problemstilling med statusrapporter –Er under afklaring •Håber der falder penge omkring 1. maj 2011

Særligt om løn - tidsregistreringsskema FLEX & OVERARBEJDE ???

Særligt om løn - timeomkostningsberegning

Særligt om løn - mødeaktivitet

Særligt om løn - kørsel

… og hvis vi laver en fejl ?????

Og hvordan gør man så løbende •Leadpartner udsender regnskabsskema •Hver udgift er én postering i regnskabet •Ved løn/timeregistreringssedler laver vi indtastningen for jer på timeregistreringsseddel •Skemaet og bilag sendes til hver måned •Vi returnerer skema til jer ved opgørelsesperiodens udløb.

Revision •I er i direkte dialog med dem •Involver Dennis når –De kommer på besøg –Hvis der er problemer –Hvis I får ekstraregninger (SKAL varsles) •Hjælp revisionen med at tilvejebringe ønskede stikprøver og bilag

Opfordring •Interreg IV A programmet under pres •Kom endeligt i gang

?