Rundt om Klubbens Ledelses-Plan v/ Jens Erik Rasmussen, Hundige-Ishøj RK AG område 2 , DI-1470, 2008-9

Indhold Hvorfor en ny klubledelsesplan? Hvad er KlubbensLedelsesPlan? Fordele ved at indføre KLP? Hvordan fungerer KLP? Erfaringer med KLP?

Sammenhæng mellem mål og program Rotarys mål De fire tjenestegrene Udvikling af kammeratskabet som en genvej til ”service”. Klubtjenesten fokuserer på en styrkelse af kammeratskabet og sikrer klubbens effektivitet. Høj etisk standard i al virksomheds-udøvelse. Anerkendelse af værdien af enhver nyttig beskæftigelse som en mulighed for at tjene samfundet Erhvervstjenesten tilskynder Rotarianere til at gøre gavn for andre gennem deres daglige virke Indførelse af ideen om at være til gavn i enhver Rotarianers privat- og samfundsliv Samfundstjenesten dækker de projekter og aktiviteter i klubben som fremmer livsvilkårene i lokalsamfundet Først et lille tilbageblik. Hvor kommer tjenestegrenene fra. Inden man forhlder sig til den ny plan må man vide hvad den gamle er for en. Det lyder måske lidt amerikansk og oppustet, for vi lever jo ikke for ingenting i Grundtvigs og jantelovens hjemland Fremmelse af international forstå-else, tolerance og fred gennem et globalt netværk af ligesindede International tjeneste styrer de aktiviteter som udvider Rotarys humanitære rækkevidde på kloden og fremmer international forståelse

De fire tjenestegrene udfordres Erhvervstjenesten Samfunds-tjenesten Klubtjenesten International tjeneste Overlap Hvor ligger f.eks. medlemshvervning ansvaret for ungdommen? pressekontakt? projekterne og/eller Rotary Foundation? Af mig ukendte årsager har man valgt de fire tjenestegrene som hovedprincip i organiseringen af Rotaryklubber over hele verden.

Situationsbestemt ledelse? Resultater Siden 1927 har Rotarys motto ”Service above self” være baseret på de fire indsatsområder ”Four Avenues of Service”. Som organisationsform har de fire veje altså 80 år på bagen. Måske kalder tiden på en anden måde at organisere arbejdet på? KLP er en sådan alternativ plan. KLP blev undfanget og kommunikeret i året for Rotarys 100 års jubilæum. Tid

Hvad er Klubbens LedelsesPlan Klubbens Ledelsesplan er et administrativt værktøj, som anbefales for alle Rotary Klubber. Den er baseret på erfaringer fra Rotaryklubber som over tid har vist sig at være effektive. Denne praksis omfatter: Opsætte langsigtede mål som er I overensstemmelse med hvad der kræves for at være en effektiv klub Opsætte årlige mål som understøtter de langsigtede mål Sørge for at alle medlemmer er engageret i og informeret om klubbens aktiviteter Har effektiv kommunikation i klubben og med distriktet Sikre kontinuitet I ledelsen fra år til år Sørge for at kammeratskabet kan udfolde sig jævnligt Tilbyder regelmæssig information og uddannelse

Hvad er formålet med KLP? Målet med KLP er at skabe en effektiv klub som følger Rotarys målsætning med aktiviteter inden for alle de fire tjenestegrene. Formålet er fremgang for Rotary.

Hvad er en effektiv klub? Den kan vedligeholde eller øge sit medlemstal Den kan drive succesfulde projekter som retter sig mod behov i lokalsamfundet samt internationalt Den understøtter Rotary Foundation gennem såvel økonomiske bidrag som ved deltagelse Den udvikler lederkapaciteter ikke alene til klubbens eget behov, men også på over-klubniveau

Rotarys ”fire søjler” Den effektive klub Vedligehol-delse af medlemstallet Succesfulde projekter i lo-kalsamfundet og internatio-nalt Støtte til Foundation gennem øko-nomiske bi-drag og ved deltagelse Lederudvik-ling over klubniveau Grafikken er kikset for det er ikke et tempel vi er ved at bygge, men moralen er tydelig. Club Leadership plan De fire tjenestegrene

Sammenligning af KLP og 4Ave ”Den gamle”, 4Ave KLP Organisationsform Tematisk Baseret på specialisering Bygget på Principper fra 1927. Rotarys formål Erfaringer fra succesrige Rotaryklubber Mål Etårige Flerårige Kontinuitet Ligger ikke i modellen Ligger i modellen Fokus Lave møder Opgaven Udvalgsstørrelse Lige store Gerne forskellige Naturligvis er der ikke bare én gammel form, men flere. Klubber har været kreative inden for rammerne eller udenfor for den sags skyld, men se på hvor ofte formen har været ændret i forhold til hvilken situation klubben til enhver tid har befundet sig i.

Fordele ved KLP Forenklet administration giver mere tid til at fokusere på arbejdet og kammeratskabet Kontinuiteten i udnævnelser og klubbens mål gør det enklere at ”dreje hjulet” Større engagement fra de enkelte medlemmer udvikler fremtidige klub- og distriktsledere Tvinger alle til at tænke i nye baner Giver mulighed for fordybelse i et område 1:1-støtte fra distriktet og RI

KLP i Hundige-Ishøj RK 2007-8 Bestyrelsen (6) (Præsident, Past-præsident, Vicepræsident, PE, Kasserer, Sekretær) Administrationsudvalg (5) Klubtje-neste Uge-breve Vedtægter og forretn.orden CICO Medlems- & PR-udvalg (6) PR-aktiviteter Hverv-nings-materi-ale Indslus-ning af nye med-lemmer Program- udvalg (9) Over-ansvar for møde-planen Vedl. af hjem-me-siden Ungdoms- udvalg (4) Udvekslingen GSE, RYLA, protection, Rotaract

Resultater af at indføre KLP Komplet forvirring! Revitalisering af klubben Mindre tab af kadence på skiftedag Bedre successionsprincip og mere effektiv lederudvikling Ændret rolle for kaminmøder Men: Det gælder ikke kun om at få flest mulige medlemmer aktiveret, men også om at aktivere det enkelte medlem mest muligt

Erfaringer med KLP Logisk, letforståelig og velfungerende organisationsform Kan sagtens tilpasses den enkelte klub inden for rammerne Forvirringen skal tøjles hurtigt Der skal være særlig fokus på programudvalgets arbejde. Derfor er det også det største udvalg.

Lad Rotary gøre en forskel! Årets slogan Hvad er det jeg leder efter? Hvad er det der samler os? Rotary skal være noget inde i os selv Firepunktprøven Etik Lad Rotary gøre en forskel!

Forslag til de langsigtede mål Medlemsudviklingen Langsigtet mål: Nettoøgning af medlemstal år for år til 35 medlemmer Årets mål: Øgning med to medlemmer, heraf 1 af anden etnisk herkomst Familiemedlemsskab på to leder: Egen familie og ”The family of Rotary” Langsigtet mål: Medlemsskabsbegrebet udvides til at omfatte hele husstanden samt hele Rotaryfamilien Årets mål: Familiedeltagelse i 25% af alle møder (=12) Forbedre kendskabet til Rotary i klubben Langsigtet mål: Øget deltagelse fra flere medlemmer i RI-arrangementer udenfor klubben Årets mål: Indførelse af nyt dagsordenpunkt ”Værd at vide om Rotary” ved alle møder Mødetypebegrebet udvides Langsigtet mål : Større spændvidde i typen af møder. Diskussionsmøder, gruppearbejder, møder med offentlig adgang Årets mål: 5 møder som ikke er traditionelle klubaftener, udemøder eller klubtjenestearrangementer

Forslag til ny ledelsesstruktur Aktivitetsudvalget Medlemsskab og PR Ungdomsudvalg Administrationsudvalget

Aktivitetsudvalget Formål Opgaver Formand Medlemmer Erstatter de fire oprindelige udvalg Opgaver Varetager mødeplanlægningen som tidligere, men nu med hensyn til alle fire arbejdsområder Vedligeholder mødeplanen (ikke på internet) Træffer aftaler med foredragsholdere Beslutter korte og lange temaer for klubmøderne Congo Venskabsklubben Formand Medlemmer

Medlemsskab og PR Formål: Opgaver Formand Medlemmer 3-4 i alt Fokuserer på extension-aktiviteter og public relations Opgaver At udarbejde eller samle samt opdatere hvervemateriale og inspirere medlemmerne til ”salgsarbejdet” for Rotary Etablere kontakt til presse eller skaffe klubben omtale i andre relevante sammenhænge Kontakt til JC, GSE og Foundation Sørge for indslusning af nye medlemmer – ikke nødvendigvis for selve rekrutteringen Formand Sonja Christensen Medlemmer 3-4 i alt

Ungdomsudvalg Formål: Opgaver Formand Medlemmer 3-4 Fokuserer på Rotarys ungdomsarbejde Opgaver Kontakten til fremtidige, nuværende og forhenværende udvekslingsstudenter Counsellorarbejdet Kontakten til Rotaract og vedrørende RYLA Formand Jette Rasmussen Medlemmer 3-4

Administrationsudvalget Formål: Samler alle administrative funktioner Opgaver Ugebreve, klubmester, økonomi, fotografering Klubbens hjemmeside (CICO) Vedtægter og forretningsorden Formand Jørgen Ougaard Medlemmer Bente Meinhardt, Henrik Kohl, Esbern

Konsekvenser for vedtægterne Ændringer nødvendige i: § 3 om medlemmer § 6 om årsmøde og valg § 7 om bestyrelsens opgaver § 8 om tjenester og udvalg § 9 om klubmøder og kaminmøder

Projektkatalog Udveksligsstudenterne Aide Congo RYLA (indeværende Rotaryår) GSE (invitation er udkommet) Hundige og omegn Venskabsklubben Mentorprojektet (præs. Af Erhv.tjenesten i år)